Процесс документирования учета и отчетности по кадрам

В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учет­ной карточке Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

Унифицированная форма карточки № Т-2

Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих - № Т-2ГС. Карточка является машиноориентированной и большинство типовых персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода. Формат карточки - A3 (2А4).

Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом. В остальных случаях она вторична.

Карточка состоит из 4 страниц, на лицевой и оборотной стороне которых располагаются тематические блоки, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание табличных форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения заверяются росписью руководителя кадровой службы и росписью гражданина.

Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны:

• сведения о воинском учете;

• прием на работу;

• назначения;

• перемещения;

• повышение квалификации;

• профессиональная переподготовка;

• аттестация;

• поощрения;

• награды;

• навыки работы (вне специальности);

• отпуска;

• отметка об увольнении.

В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена роспись работника за каждую внесенную запись.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием организации.

Личная карточка в электронной форме заполняется на экране дисплея аналогичным образом. После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в котором ставятся необходимые росписи. Бумажный экземпляр выполняет страховую функцию. Допол­нения в карточку первоначально вносятся в электронный экземпляр, а затем впечатываются с помощью принтера в бумажный страховой экземпляр карточки.

Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри - в порядке алфавита (фамилий) сотрудников. В небольших организациях их целесообразно располагать только в алфавитном порядке. Подобный способ систематизации карточек даже при большом количестве работников позволяет быстро найти нужную карточку. Страховые бумажные экземпляры электронных карточек также располагаются в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись, ставится роспись увольняющегося в получении им трудовой книжки (подобная роспись ставится также в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.

Виды вторичных учетных карточек и картотек

Помимо личной карточки формы № Т-2 в кадровой службе в необходимых случаях заполняется ряд дополнительных вторичных видов карточек, отражающих различные направления персонального учета личного состава. Так, на научный и научно-педагогический персонал, в том числе совместителей, заполняется учетная карточка унифицированной формы № Т-4. На специалистов с высшим и средним специальным образованием заполняются соответствующие учетные карточки специалистов. Все указанные виды карточек включают в себя как общие анкетные и квалификационные данные, так и разделы, характеризующие перемещения сотрудника по службе, повышение им квалификационного уровня. В картотеках карточки расставляются по шифрам специальностей, а внутри - в порядке алфавита (фамилий).

В крупных управленческих структурах ведется также персональный учет руководящих и ответственных работников,

работников, владеющих иностранными языками, выезжающих в загранкомандировки, награжденных правительственными наградами, повышающих свою квалификацию и т.п. С этой целью заполняются специальные учетные карточки, содержащие необходимые сведения о сотруднике. Например, на лиц, занимающих руководящие и ответственные должности, ведутся статистические карточки работника.

Указанные выше карточки группируются в одноименные картотеки, в которых располагаются в порядке алфавита (фамилий) или в другой последовательности в зависимости от удобства работы с картотекой. В кадровых службах, использующих автоматизированную технологию учета личного состава, эти карточки обычно имеют электронную форму; иногда дополнительно формируются страховые картотеки распечаток карточек на бумажном носителе.

Все картотеки должны иметь действующий и архивный разделы. Следует иметь в виду, что в конкретных организациях в силу их особенностей и порядка построения делопроизводства в кадровой службе некоторые из перечисленных картотек могут отсутствовать или быть представлены в большем количестве видов.

Дублирование информации во всевозможных формах учета составляет до 70%.

Массивы вторичных учетных документов по личному составу формируются не только в кадровой службе, но и бухгалтерии, военно-учетном столе, отделах и цехах. Так, например, в бухгалтерии для расчета заработной платы по каждому вновь принятому сотруднику заводится лицевой счет, имеющий типовую карточную форму, в которой указывается фамилия, имя, отчество, дата поступления на работу и зарплата по месяцам. Систематизируются лицевые счета, как и личные карточки, по структурным подразделениям, а внутри - в порядке алфавита (фамилий).

В военно-учетном столе ведется картотека лиц, состоящих на воинском учете, в отделе (секторе) подготовки кадров - учетная картотека сотрудников, повышающих свой общеобразовательный и квалификационный уровень, в отделах и цехах предприятия - табель учета рабочего времени и т.д. В профсоюзном органе формируется картотека учета членов профсоюза.