З первинного документа

Із зведеної інформації.

Техніка вилучення документів в процесі ревізії

Факти порушень, відображені в акті ревізії, повинні бути підтверджені документально. Неправдиві дані, підроблені документи або документи, що мають ознаки підробки і виправлення з корисних цілей, повинні додаватись до акту ревізії.

Вилучення у підприємства первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку може може відбуватись тільки за рішенням відповідних органів, прийнятим у межах їх повноважень, передбачених законодавством. Посадова особа підприємства має право присутності представників органів, які здійснюють вилучення, зняти копії документів, що вилучаються. Обов’язковим є складання реєстру документів, що вилучаються.

Ревізорам дозволено вилучати необхідні оригінали документів у тих випадках, коли збереження їх на підприємстві, що ревізується, не гарантується чи в процесі їх зберігання можливі підробки документів.

Вилученню у підприємств підлягають:

ð первинні документи – письмові свідоцтва, що підтверджують господарські операції, включаючи дозволи та розпорядження власника підприємства на їх проведення;

ð грошові документи, облікові регістри у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо, які призначено для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, прийнятих до обліку;

ð розрахунки, декларації та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та інших обов’язкових платежів до бюджету;

ð інші довідкові матріали та розрахунки.

Не підлягають вилученню документи, що складають державну таємницю.

Процедуру вилучення документів ревізори оформляють спеціальним актом, складеним за участю керівника і головного бухгалтера підприємства, а також свідків, що не мають відношення до контрольно-ревізійного процесу. Для того, щоб не завантажувати акт описом реквізитів документів, складають окремий реєстр вилучених оригіналів документів, який є додатком до акта.

У разі виявлення зловживань ревізор має одержати від посадових осіб підприємства, що ревізується, копії документів, які свідчать про зловживання, а у разі необхідності – вилучати потрібні йому документи до закінчення ревізії, залишивши у справах акт про вилучення документів та їх копії.

Копії оригіналів документів ревізор отримує лише за умови, якщо сам зміст документа є підтвердженням факту порушень. Кожна копія документа має бути завірена печаткою та підписом посадової особи підприємства, що ревізується. Копія з оригіналу знімається у двох примірниках. Перший примірник копії з оригіналу разом з матеріалами ревізії передається правоохоронним органам, другий примірник копії зберігається разом з актом у справах контрольно-ревізійної служби.

Для того, щоб забезпечити збереженість та недоторканність документів та попередити можливість їх вилучення або заміни, ревізор здійснює, у разі необхідності, опечатування справ та документів. Опечатування справ та документів оформлюється за участю керівника та головного бухгалтера підприємства, що ревізується.

Замість вилучення, можна передати документи на відповідальне зберігання оформивши це відповідним актом.

Право вилучати документи мають також податкова інспекція і податкова міліція. Якщо під час перевірки підприємства встановлено факт приховування об’єктів оподаткування, несплати податків та інших платежів, то вилучення документів проводиться на підставі письмової мотивованої постанови.

При проведенні вилучення документів посадова особа органу ДПС подає керівников підприємства постанову про вилучення документів.

У випадку відмови від добровільної видачі документів вони вилучпаються посадовою особою ДПС за участю представників податкової міліції.

Присутність посадових осіб (директора, головного бухгалтера) при вилученні документів є обов’язковою.

При вилученні документів складається протокол вилучення та опис оригіналів документів. Опис документів, вилучених зі справ складає посадова особа органу ДПС, опис засвідчується підписами головного бухгалтера або інших посадових осіб підприємства та посадової особи органу ДПС.

При вилученні документів посадові особи мають право робити заяви з приводу дій посадових осіб органу ДПС. Такі заяви підлягають занесенню до протоколу вилучення документів за встановленою формою.

Вилучати документи чи облікові регістри слід так, щоб вони не були пошкоджені і щоб в них зберігались всі записи, надписи та відмітки.

Вилучений документ замінюється ксерокопією із зазначенням на обороті підстави та дати вилучення оригіналу документу. До акту ревізії можна додати і ксерокопію документа, якщо вона достатньо чітка, зрозуміла. Ксерокопію роблять тільки всього документу. Не можна робити копію окремих фрагментів декількох документів.

На копії кожного документа повинен бути наступний напис:

Цю копію знято з оригіналу документа (вказати якого) «___»____20__р. (посада ревізора). Оригінал копії зберігається у справі №__ (вказати назву підприємства), бухгалтерський запис №__ від «__»_____20__р.

Підпис головного бухгалтера (вказати назву підприємства).

Протокол та опис підприсуються керівником підприємства. В разі відмови від підпису надається письмове пояснення причин відмови, про що робиться запис в самому протоколі. Строк знаходження оригіналів документів в органах ДПС законодавством не регламентується.