Примерная форма для фиксации хода подготовки конференции (отраслевого совещания, семинара)

Наименование организации, должность, фамилию, имя, отчество приглашаемого лица требуется указывать для того, чтобы иметь представление о количественном и должностном составе участников, приглашенных от каждой организации. Имя и отчество нужно вносить полностью.

Графа Дата и способ приглашения позволяет заранее планировать, каким именно способом (телефонное, факсимильное или электронное сообщение, письмо, отправленное почтой, и т.д.) будет приглашен участник мероприятия.

Помните, что чем выше статус конферентного мероприятия и должностной ранг приглашаемого лица, тем меньше вариантов выбора способа приглашения - в основном это будет только письмо, оформленное на бланке и отправленное почтой.

Сведения граф Ссылка на ответ и Отношение к участию (да/нет) дают возможность оперативно планировать дальнейшие действия: выслать материалы (намечаемые для обсуждения или презентационные), отправить более убедительное письмо-приглашение, обратиться к посредничеству третьей стороны.

Информация из графы Тема выступления должна быть использована при формировании повестки дня или при составлении программы работы мероприятия.

Графа Отметка об оплате регистрационного взноса включается в форму и заполняется только в том случае, если планируется оплата участия в проводимом мероприятии.

Отметка об отправке материалов проставляется после отправки материалов, необходимых участнику мероприятия.

Графа Гостиница должна быть заполнена после того, как участники мероприятия сообщат свои пожелания по размещению в гостиницах.

Графа Обратные билеты (вид транспорта, дата, номер рейса) заполняется в том случае, если приглашенный не имеет обратного билета, вынужден сократить или, наоборот, продлить свое присутствие на мероприятии. Принимающая сторона должна оказать ему в этом содействие.

Графа Регистрация (отметка о прибытии) заполняется перед началом работы конферентного мероприятия.

После того как будет определен состав участников, следует составить текст письма-приглашения.

В письме нужно указать: кто является организатором мероприятия; дату проведения; название мероприятия; тему или вопросы; выносимые на обсуждение; сумму регистрационного взноса; место проведения.

В приложении к письму, как правило, направляют повестку дня или программу работы, форму заявки на участие в конферентном мероприятии, схему проезда и предлагаемые варианты размещения в гостиницах.

Составляя программу работы конферентного мероприятия, необходимо принимать во внимание следующие обстоятельства:

- Времени, отведенного для регистрации, должно быть достаточно для того, чтобы зарегистрировались все участники мероприятия, т.е. оно рассчитывается исходя из количества участников.

- Продолжительность перерывов определяется количеством участников, особенностями здания; предполагается, что его должно хватить для того, чтобы каждый участник мероприятия успел, например, выпить кофе, позвонить, вымыть руки и т.д.[11]

- Учитывая, что некоторые участники мероприятия могут несвоевременно вернуться в зал после перерыва, желательно начинать очередную часть заседания с выступления представителя организаторов (таблица 3).

Таблица 3