2017-11-01
2957
| Ф.И.О., должность | Вопрос (тема выступления) | Дата и способ приглашения | Причина отсутствия (заполняется при необходимости) | Дата отправки материалов | Отметка о прибытии |
Совещание должно проводиться по утвержденной руководителем повестке дня. При подготовке повестки дня нужно сформулировать вопросы, установить время, которое понадобится для обсуждения каждого вопроса, и определить выступающих.
Первыми в повестку дня включают наиболее важные вопросы, а также те, к обсуждению которых привлекаются лица, приглашенные из других организаций.
После того, как повестку дня совещания утвердит руководитель, помощник руководителя должен внести соответствующие данные в графы 1,2 учетной формы.
Выбор места проведения мероприятия определяется количеством участников. Это может быть кабинет руководителя, конференц-зал, зал заседаний, переговорная и т.п. При этом специалисты в области управления временем отмечают, что предпочтительнее проводить совещания вне рабочего кабинета руководителя, т.к. это минимизирует отвлечение его внимания на случайные телефонные звонки, документы, не связанные с темой совещания, и т.д.
Помощник руководителя должен своевременно сообщить каждому приглашенному дату, время, место проведения, тему или вопросы, которым будет посвящено совещание, тему выступления участника и внести соответствующие данные в графы 2, 3 учетной формы.
Чтобы участники совещания могли своевременно ознакомиться с материалами, организаторы должны координировать подготовку документов, намечаемых к обсуждению, - планов, программ, текстов или тезисов докладов, коммерческих предложений, справок, расчетов, проектов решений и т.д. Все материалы должны быть получены участниками дискуссии не позднее чем за 24 часа до начала мероприятия.
Как правило, на помощника руководителя возлагается задача сбора, обработки и представления информации для доклада или сообщения руководителя. Помощник руководителя должен подобрать факты, статистические данные, ссылки на законодательные акты и другие нормативные документы, которые будут иллюстрировать положения доклада. Кроме того, помощник может взять на себя подготовку текста или тезисов доклада руководителя.
Следует отметить, что руководитель организации проводит и оперативные совещания, т.н. планерки, оперативки, летучки. Оперативные совещания проводятся с определенной периодичностью, в фиксированное время и предполагают постоянный состав участников - заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений, ведущих специалистов. Оперативные совещания обычно посвящены обсуждению итогов работы за период, как правило недельный, и постановке первоочередных задач на новый срок. Целесообразно решения, принятые на совещании, фиксировать в специальной форме[9] (приложение 1).
Приложение 1
Форма протокола совещания
| ЗАО Импульс | ||
| ПРОТОКОЛ | ||
| ________________ | №________________ | |
| Москва | ||
| совещания [руководителя]__________________ | ||
| Участники совещания: | ||
| _______________________________________________________________________________________________________ (Должность, И.О. Фамилия) | ||
| _______________________________________________________________________________________________________ (Должность, И.О. Фамилия) | ||
| _______________________________________________________________________________________________________ | ||
| _______________________________________________________________________________________________________ (Должность, И.О. Фамилия) | ||
| Вопрос: | ||
| Докладчик/выступающий | Время |
Поручение:
| Исполнитель (наименование должности, Ф.И.О.) | Содержание поручения | Срок исполнения |
Вопрос:
| Докладчик/выступающий | Время |
Поручение:
| Исполнитель (наименование должности, Ф.И.О.) | Содержание поручения | Срок исполнения |
Руководитель И.О.Фамилия
Секретарь И.О.Фамилия
