Создание рабочей группы

Если на конферентном мероприятии предполагается большое количество участников, в т.ч. приглашенных из других городов или государств, необходимо создать рабочую группу, которая будет заниматься его подготовкой и проведением. Для подготовки периодично проводимых конферентных мероприятий (например, ежегодных конференций) создается постоянно действующий организационный комитет.

Задачами организационного комитета (или рабочей группы) являются:

- Аренда помещения.

- Встреча гостей.

- Бронирование мест в гостиницах.

- Сбор, обработка, тиражирование и рассылка материалов, намечаемых к обсуждению.

- Регистрация участников.

- Транспортное обслуживание.

- Организация питания.

- Техническое оснащение конферентного мероприятия, включающее в себя проверку и обеспечение работы:

- микрофонов;

- звукозаписывающих устройств (диктофонов);

- демонстрационных средств (средств визуализации);

- копировальных устройств;

- телефонной и факсимильной связи для участников;

- технических средств, обеспечивающих синхронный перевод, и т.д.

- Обслуживание конферентного мероприятия, а именно:

-оперативное тиражирование и раздача участникам мероприятия дополнительных материалов;

- сбор текстов докладов и выступлений;

- консультации.

В зависимости от ситуации задачи оргкомитета (рабочей группы) могут быть реализованы полностью или частично.

Нужно знать, что наличие фонограммы (звукозаписи) или стенограммы (стенографической записи) не заменяет протоколирования, т.е. оформления протокола мероприятия. Документирование конференции (отраслевого совещания, семинара) может представлять собой составление сборника материалов. Сборник материалов обычно включает в себя:

- список участников;

- повестку дня или программу работы;

- тексты или тезисы докладов и выступлений;

- решение или итоговый документ;

- состав оргкомитета (должности, фамилии, имена, отчества, распределение обязанностей внутри оргкомитета и т.п.);

- информацию об организаторах;

- сведения о спонсорах;

- объявление об очередном подобном мероприятии.

Особенности подготовки заседаний постоянно действующих органов[13]

Постоянно действующие органы (коллегиальные и совещательные) подразделяются на руководящие (совет директоров, правление и т.д.) и специализированные (ученый совет, научно-технический совет, экспертная комиссия и т.д.).

Постоянно действующие органы осуществляют свою деятельность на основании организационного документа, например положения. Положение - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность постоянно действующего органа. Помощнику руководителя необходимо изучить содержание организационного документа для того, чтобы знать порядок:

- формирования органа и его руководящего состава;

- проведения очередных и внеочередных заседаний;

- внесения предложений о проведении внеочередных заседаний: кто инициирует проведение такого заседания, кому и в какие сроки вносит предложение о его проведении, кто и в какие сроки принимает соответствующее решение;

- формирования повестки дня: кто инициирует внесение вопроса на обсуждение, кому и в какие сроки вносит предложение, кто и в какие сроки принимает решение;

- принятия решений: порядок и форма голосования - открытое, тайное, заочное, поименное, а также количество голосов, которое требуется для принятия решения, и т.д.

Знание этих вопросов будет способствовать эффективной организации работы постоянно действующего органа и составлению протоколов заседаний.

Программа работы таких органов утверждается на первом заседании на весь срок полномочий коллегиального органа.

Накануне планового заседания помощник должен обсудить с руководителем следующие вопросы:

- состоится ли плановое заседание и не будет ли оно перенесено на другое время;

- есть ли необходимость внесения изменений в повестку дня;

- будут ли присутствовать на заседании приглашенные лица, не являющиеся членами коллегиального органа или постоянными участниками совещания;

- какие материалы требуется разослать участникам мероприятия дополнительно.

Помощник руководителя обязан напомнить членам постоянно действующего органа о времени и месте проведения заседания.