Особенности организации и подготовки конференций

Особенностью конференций, отраслевых совещаний или семинаров и т.п. конферентных мероприятий является то, что на них, как правило, присутствуют лица, приехавшие из других городов, в т.ч. и представители других организаций[10].

При разработке такого рода мероприятий в общий план подготовки вносятся существенные дополнения.

Для составления списка участников помощнику руководителя необходимо воспользоваться информационными базами организации, проанализировать переписку, которую ведет руководитель, и его телефонные контакты.

Учитывая то, что каждый руководитель структурного подразделения имеет свой круг деловых контактов, можно (по согласованию с руководителем организации) привлечь руководителей отделов к составлению списка участников конференции.

Для удобства обработки информации целесообразно данные о каждом участнике фиксировать в специальной карточной форме, в т.ч. электронной (таблица 2).

Таблица 2