Глава II. Подготовка и проведение публичного выступления

-2.1. Этапы и технология подготовки выступления

Помощник руководителя должен оказывать содействие руководителю, принимая участие в подготовке выступлений.

Приступать к подготовке следует, уяснив для себя цели и задачи выступления, его тему и идею. Необходимо знать, что явилось поводом для выступления, иметь представление об особенностях данной аудитории, а именно: степень информированности в данном вопросе, половой и возрастной состав и т.д. Очевидно, что необходимо получить у руководителя информацию о продолжительности выступления и дате проведения мероприятия.

В начале подготовки необходимо составить композицию речи.

КОМПОЗИЦИЯ - это строение, соотношение и взаимное расположение частей произведения, в данном случае выступления руководителя.

Для этой цели необходимо выполнить следующее.

- Сформулировать главную мысль выступления, основной тезис.

- Основной тезис формулируется в виде утверждения, которое определяет цель речи. Основной тезис излагается в самом начале выступления.

- Расчленить главную мысль на составные части (отдельные компоненты) и представить каждую в виде отдельного тезиса (вопроса), желательно, выделив ключевое слово.

- Определить соотношение составных частей и порядок их взаимного расположения (порядок изложения материала).

Порядок расположения составных частей выступления определяется принципом последовательности[14].

Составление рабочего плана выступления

На основе предварительного плана (композиции) следует составить вспомогательный (рабочий) план. В процессе составления рабочего плана подробно разрабатывают структуру и содержание каждой составной части.

Как правило, выступление включает в себя три части: вступление, главную часть и заключение[15].

Во вступлении можно обосновать актуальность темы, ее значение для слушателей, цель выступления и, если необходимо, изложить краткую хронологию проблемы.

В главной части формулируют основные вопросы и отдельные положения. Каждое выдвинутое положение должно быть аргументировано, т.е. доказано. В качестве доказательства приводятся статистические данные, количественные показатели, примеры, цитаты и т.д.

На структуру (композицию) главной части существенное влияние оказывают способы, которые будут использоваться при доказательстве основного и вспомогательных тезисов.

При изложении материала могут быть использованы: индуктивный метод (от частного к общему), дедуктивный метод (от общего к частному), метод аналогии (выявление сходства между предметами, явлениями, понятиями), хронологический метод (хронологическая последовательность событий, явлений), ступенчатый метод (последовательное освещение вопросов), концентрический метод (рассмотрение различных аспектов основной проблемы).

Важно, чтобы система аргументов, предложенная докладчиком, была понятна, доступна данной аудитории. Необходимо принимать во внимание, что высказывание, хорошо понятное узкому кругу специалистов, может быть недоступно широкой аудитории.

Для достижения цели необходимо пользоваться наиболее сильными аргументами. К ним относят научные аксиомы, положения законов и официальных документов, экспериментальные данные, заключения экспертов, ссылки на признанные авторитеты, цитаты из известных авторов, источников, статистические данные и т.д.

Существуют различные классификации способов аргументации. Так, аргументацию подразделяют на нисходящую и восходящую.

Нисходящая аргументация заключается в том, что вначале оратор приводит наиболее сильные аргументы, затем - менее сильные, а завершает выступление эмоциональной просьбой, побуждением или выводом. Достоинства нисходящей аргументации заключаются в том, что она:

- позволяет легче привлечь и удержать внимание аудитории;

- заставляет активно работать мысль в начале выступления и чувства в конце;

- первые аргументы лучше запоминаются.

Восходящая аргументация предполагает, что наиболее сильные аргументы приводятся в конце выступления. Данный способ аргументации эффективен в подготовленной, высоко заинтересованной аудитории. Восходящую аргументацию целесообразно применять, если:

- предполагается, что атмосфера в аудитории будет спокойная и оратора готовы выслушать внимательно;

- мысль, которую надо обосновать, сложна;

- проблема для аудитории не является полностью решенной;

- аудитория сможет сделать самостоятельный вывод.

Кроме того, аргументацию можно рассматривать в контексте того, является ли она односторонней или двусторонней.

Односторонняя аргументация предполагает изложение или только аргументов за (позитив), или только аргументов против (негатив).

При двусторонней аргументации слушателю дают возможность сопоставить точки зрения, выбрать из двух альтернатив, излагая противоположные точки зрения.

Использование наглядных приемов в процессе выступления дает оратору возможность упростить восприятие излагаемого, сделать его более понятным и убедительным для слушателей. В процессе составления рабочего плана необходимо определить, какие положения выступления и фактические данные необходимо представить иллюстративно - в виде схем, графиков, таблиц, диаграмм и т.п.

В заключении выступления рекомендуется повторить основную мысль, подвести итоги сказанного, сделать выводы и, если это вытекает из содержания выступления, поставить конкретные задачи.

Составление рабочего плана позволяет уточнить структуру выступления, исключить вопросы, несущественные для раскрытия данной темы, выявить части, перегруженные фактическим материалом, разделы со слабой доказательной базой и, как следствие, определить направление дополнительного информационного поиска.