Приемы активизации внимания аудитории

Есть специальные технические приемы, позволяющие выступающему активизировать аудиторию, поддержать ее внимание на достаточно высоком уровне, например:

- дuалогuзация выступления - подразумевает построение выступления (или его фрагмента) по вопросно-ответной схеме: выступающий задает себе вопрос и отвечает на него. Этот прием в практике современных ораторов используется очень часто.

- для организации дискуссии ораторы также обращаются и к приему провокации, суть которого заключается в следующем: выступающий заявляет явно спорное положение, вызывая несогласие аудитории, а затем разъясняет свою позицию;

- заметное оживляющее воздействие на аудиторию оказывает акцентирование оратором тех или иных слов, фраз, отельных мыслей.

- неожиданное краткое отвлечение от темы представляет собой, как правило, изложение какого-либо случая из жизни или практики, исторические сюжеты;

- юмор играет активизирующую роль в том случае, если он использован правильно - шутка должна быть органично связана с темой выступления или актуальной ситуацией. Очевидно, что этим приемом нельзя злоупотреблять.

Некоторые докладчики приемы активизации внимания включают непосредственно в текст речи, однако представляется, что для удобства выступающего оптимальнее сделать соответствующие пометки в тексте выступления.

Подробный конспект - это тезисное изложение материала доклада, который составляется на основе вспомогательного (рабочего) плана выступления с учетом его трехчастной структуры[17]. В подробном конспекте необходимо:

- изложить вступление в виде двух-трех начальных фраз обозначить основные вопросы, тезисы и положения, наиболее важные для данного выступления;

- привести фактический материал (статистические данные, примеры, цитаты, фамилии, наименования и т.п.), обосновывающий каждое положение;

- сформулировать выводы и предложения.

Краткий конспект (план)

Если руководителю предстоит небольшое выступление неформального характера, можно ограничиться представлением краткого конспекта, включающего в себя формулировку основных вопросов доклада и ключевые слова, являющиеся опорными сигналами для выступающего. При этом следует дополнить план - конспект краткими фактическими данными.

Наряду с работой над текстом речи помощник руководителя обязан осуществить или организовать подготовку соответствующими структурными подразделениями демонстрационного иллюстративного материала, которым руководитель будет сопровождать свое выступление (чертежи, слайды, дискеты или компакт-диски, если организация располагает техникой и технологиями для их демонстрации), и проверить качество выполнения работы.

Использование в процессе устного доклада иллюстративного материала требует соблюдения некоторых правил:

- Статистические данные (количественные показатели) целесообразно представлять в виде диаграмм и графиков.

- Надписи в таблицах, схемах, диаграммах и графиках должны быть выполнены горизонтально.

- Каждый рисунок, диаграмма, график, таблица должны быть пронумерованы и иметь заголовок.

В дополнение к подготовленному выступлению можно на основе анализа ситуации, повода выступления, состава аудитории и содержания речи сформулировать возможные вопросы к докладчику и продумать ответы на них.

В первом подпункте второй главы рассмотрены вопросы о том, как подготовить, оформить и представить руководителю текст, предназначенный для публичного выступления, как сделать выступление более убедительным, освоить приемы активизации внимания аудитории, составить подробный и краткий конспекты выступления.

-2.2. Информационно-аналитические материалы для публичных выступлений руководителя

Информационно - аналитическое обеспечение деятельности руководителя базируется на владении технологиями аналитико-синтетической переработки информации, целью которой является создание информационных материалов и документов, позволяющих в краткой форме представить необходимую руководителю информацию. Преобразованию подлежит как документированная, так и недокументированная информация[18].

Руководитель организации использует различные источники письменной и устной (вербальной) информации с целью анализа ситуации, сложившейся во внутренней и внешней среде организации, и принятия соответствующего решения. Секретарь руководителя должен владеть приемами анализа и обработки информации и уметь представить результаты своей работы, например, в виде аннотации[19].

К вербальной, т.е. устной, информации можно отнести информацию, получаемую от партнеров, клиентов, конкурентов, поставщиков, консультантов, а также из радио- и телепередач. Вербальная информация затрагивает все основные факторы внешнего окружения, представляющие интерес для организации, но при этом качество этой информации не в полной мере соответствует требованиям, предъявляемым к управленческой информации. Априори устная информация не обладает юридической силой письменного документа, в т.ч. и потому, что формально никто не принимает на себя ответственность за ее достоверность, полноту и оперативность. Этим объясняется тот факт, что управленческое решение является, как правило, результатом изучения и анализа информации письменных источников.

К источникам письменной информации можно относить не только собственно бизнес-информацию - бизнес-планы, аналитические обзоры, отчеты, конъюнктурные справки и другие документы, но и публикации по тем или иным научным и социально-экономическим и политическим проблемам, в т.ч. в средствах массовой информации - как печатных, так и электронных (Интернет-СМИ).

Необходимо иметь в виду и то, что деятельность руководителя предполагает наличие у него обширных деловых связей и неформальных контактов в различных сферах и, как следствие, его участие в дискуссиях и беседах по самому широкому кругу вопросов. Нередко недостаток времени не позволяет руководителю лично обрабатывать значительный объем письменных источников информации, поэтому эта функция возлагается на личного помощника.

Кроме того, сам помощник должен постоянно повышать свою квалификацию, в т.ч. и путем систематического изучения специальной литературы как в своей профессиональной области, так и в сфере деятельности своей организации. Очевидно, что без знания и использования основных приемов работы с текстами письменных источников сделать это будет весьма трудно.