Автоматизированные информационные технологии ресторанного бизнеса

Русакова О.В.

аспирантка кафедры «Технология продукции предприятий питания»

Научный руководитель: д.в.н., проф. Цуканов М.Ф.

Наиболее очевидным положительным эффектом реформ, проводимых в России, является бурное внедрение информационных технологий в финансовую сферу экономики. Сегодня можно констатировать многообразие программных продуктов, предлагаемых на рынке информационно-технических изделий и предназначенных для решения задач учетно-статистического характера. С этими задачами логически и информационно связаны задачи управления деятельностью ресторана на современном этапе. Учитывая рост конкуренции, можно предвидеть, что их решение будет все более актуальным. В условиях рынка единственно возможной концепцией управления рестораном является его автоматизация. В то же время готовых полных систем автоматизации на российском рынке найти практически невозможно. Такая направленность рыночного предложения, отдающего предпочтение финансово-бухгалтерскому комплексу, обусловлена не только важностью решения бухгалтерских задач, но и психологическими причинами. Во-первых, бухгалтерские пакеты прикладных программ разрабатывались еще в «доперестроечной» микроэкономике, поэтому накопленный опыт облегчил переход к новой методологии построения учетных систем. Во-вторых, не все российские рестораторы осознали роль автоматизации для выживания в условиях рынка, отсюда и платежеспособный спрос на информационные системы пока невелик. Кроме того, в отличие от бухгалтерии, где принимаются однотипные решения и принципы, готовых общих правил для всех типов ресторанов нет, поэтому автоматизация этих задач должна проводиться в значительной мере индивидуально, с учетом особенностей ресторана и его места на рынке.

В настоящее время наблюдается значительный прогресс в области обеспечения техническими средствами проектирования автоматизированных систем и технологий, что является мощным стимулом для решения вышеназванных проблем. Когда руководители ресторанов столкнутся с необходимостью оперативного и обоснованного принятия решений стратегического и тактического характера, что без новых информационных технологий реализовать практически нельзя.
Автоматизированная система ресторанного бизнеса может рассматриваться как упорядоченная (в смысле последовательности функционирования и по назначению) совокупность программных модулей и информационных наборов данных, служащих подспорьем в ходе принятия маркетинговых решений управляющим персоналом. Как и любая информационно-советующая система, она включает в себя ряд стандартных подсистем, таких, как техническая, информационная, инструментально-системная, проблемно-ориентированная программная, документально-описательная, прогнозно-статистическая, подсистема управления персоналом. Каждая подсистема несет свою нагрузку, имеет специфическую функциональную направленность. В совокупности они предназначены в первую очередь для оптимального согласования множества целей и в зависимости от того уровня, на котором решаются.

В ресторанном бизнесе, инвестиции в который, как правило, поступают из вне, отношения инвесторов и администрации не всегда однозначны. Хозяин, как бы он ни доверял своему топ-менеджеру, стремится независимо от администрации анализировать деятельность заведения. Администрация, в свою очередь, желает знать, в какой мере ее усилия идут на пользу.

Рестораторам, переставшим доверять расчетам от «руки» удалось сформулировать несколько «за» в пользу автоматизации ресторанного хозяйства.

1. Посетитель садится за столик, чтобы не просто выпить-закусить, а сделать этот в приличной обстановке. Поэтому для уважающего себя ресторана должно стать нормой быстро и качественно обслужить посетителя, а также обрадовать постоянного клиента накопительной скидкой.

2. Тенденция демократизации ресторанов требует, чтобы рентабельность достигалась не за счет наценок, а за счет эффективной работы.

3. Компьютерные системы позволяют свести к минимуму роль человеческого фактора в нанесении убытков; рестораторы утверждают – не менее чем на 30-50%.

4. Реальный учет затрат и прибыли позволяет «двигать» бизнес дальше и создавать сеть заведений.

5. Внедрение системы позволяет максимально сократить количество сотрудников, особенно в бухгалтерии.

Ресторанная АСУ позволяет более эффективно управлять предприятием, чтобы определять, какие шаги приносят прибыль, а какие не срабатывают, для чего необходимо проанализировать накопленные данные. Из множества разнообразных отчетов (как для проверяющих, так и для управления рестораном) можно получить полные сведения о доходе за определенный период по каждому производственному подразделению: кухне, бару, кондитерскому цеху, по каждому столику, блюду, напитку.

Кроме того, заведения, которые чтут клиентов и стимулируют их лояльность, предоставляют скидки постоянным посетителям прямо в момент расчета – все «заслуги» гостя хранятся в базе. При этом в системе, благодаря именным карточкам или паролям разграничены права доступа. К определенным операциям и отчетам обращаются только те, кому это позволено по должности.

Чего стоит ожидать от автоматизации? Разработчики в один голос утверждают, что задачу компьютеризации служб в своих заведениях хозяева ресторанов в большинстве случаев формулируют просто: чтобы было как у коллеги в ресторане N, и немного лучше. Такой упрощенный подход к автоматизации ресторанного хозяйства в дальнейшем чреват дополнительными расходами на доработку и усовершенствование. Поэтому, посоветовавшись со специалистами, автоматизацию следует вводить с учетом перспектив развития ресторана или сети ресторанов.

Система автоматизации состоит из двух частей, одна из которых отвечает за работу зала и прием гостей («фронт-офис»), а другая («бэк-офис») следит за движением продукции. В некоторых ресторанах используют лишь одну подсистему, но гораздо эффективнее объединять их в замкнутый цикл.

Главным элементом компьютерной системы, обслуживающей зал, является терминал официанта, где фиксируется перечень заказанных клиентом блюд. Некоторые рестораны используют для этого мини-компьютеры. Последние особенно востребованы в «быстрых» ресторанах, где официанты делятся на принимающих заказ и обслуживающих посетителей. Заказ автоматически передается на кухню и в бар. Гость же получает подробный счет с учетом каких-либо скидок.

«Бэк-офис», в свою очередь, отслеживает движение продуктов и материальных ценностей. Оприходовав очередную поставку товаров, технолог заносит данные о закупленных продуктах в калькуляционные карты. Система использует эти карты при списании составляющих блюд. Можно «заставить» систему выполнять операцию списания составляющих автоматически и выдавать точную информацию об остатках продуктов и напитков в любое время.

Общий принцип работы программных продуктов – завязать в единый узел все процессы работы заведения, дабы ежедневно получать финансовые результаты (стоимость закупок, наценки, выручка, остатки на складе), выдавать необходимые отчеты, чтобы администратор, находясь в другом городе, мог ежедневно анализировать все данные.

Зачастую, чтобы максимально удешевить затраты на компьютеризацию, экономные рестораторы пользуются вторичным рынком оборудования. Но стоит отметить, что в условиях высокой температуры и влажности такое оборудование может выйти из строя в самый неподходящий момент. Сэкономив на блоке бесперебойного питания, ресторатор может за один миг потерять всю базу данных за несколько месяцев. Поэтому оборудование желательно приобретать специальное и надежное.

Таким образом, создание автоматизированной системы ресторанного хозяйства, очевидно выгодно и владельцу ресторана и его клиентам, поскольку позволяет избежать лишних расходов на производство никому не нужной продукции, назначать на товары и услуги эффективные цены, упорядочивать и строить наиболее целесообразно рыночную деятельность ресторанного хозяйства.