III. Создание документов в Учреждении

I. Общие положения

 

1. Инструкция по делопроизводству в государственном учреждении «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району» Волгограда (далее – Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности государственного учреждения «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда» (далее – Учреждение) документов.

2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела, а также Устав учреждения, Инструкция по делопроизводству Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, утвержденная приказом Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области от 31марта 2011 г. № 175, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Волгоградской области, утвержденные приказом Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области от 30 августа 2010 г. № 121.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

Делопроизводство Учреждения, независимо от типа носителя документированной информации, ведется с использованием системы электронного документооборота, предназначенной, в том числе, для осуществления межведомственного документооборота органов исполнительной власти Волгоградской области. Система электронного документооборота должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную тайну; сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами), могут регулироваться специальными правовыми актами.

5. Служебные документы, содержащие сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна), подлежат оформлению в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти" и постановлением Главы Администрации Волгоградской области от 28 марта 2003 г. № 221 "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Волгоградской области".

6. Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в Учреждении осуществляет ответственный за делопроизводство.

8. Работники учреждения несут установленную законодательством ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

9. При уходе в отпуск, переводе (перемещении), работе или в случае увольнения работники обязаны передать по акту все находящиеся у них служебные документы руководителю структурного подразделения.

10. При утрате документов директор назначает служебное расследование, на основании докладной записки руководителя структурного подразделения.

11. При приеме на работу инструкция доводится до сведения нового работника в установленном порядке.

 

II. Основные понятия

В делопроизводстве используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

ответственный за делопроизводство – специалист, на которого возложены функции по ведению делопроизводства в Учреждении.

официальный документ (далее именуется – документ) – документ, созданный органами исполнительной власти, другими государственными органами, органами местного самоуправления либо их должностными лицами, а также иными юридическими и физическими лицами (индивидуальными предпринимателями), оформленный в установленном порядке;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота – количество документов, поступивших в Учреждение и созданных им за определенный период;

дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Учреждения;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Учреждении, с указанием сроков их хранения;

формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;

запрос информации – обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в Учреждении, другие государственные органы, органы местного самоуправления либо к их должностным лицам, а также к иным юридическим и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям) о предоставлении информации об их деятельности;

обращение гражданина – направленные в Учреждения или их должностным лицам письменные предложения, заявления или жалобы, а также устное обращение гражданина в Учреждение;

электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

 

III. Создание документов в Учреждении

Бланки документов

1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм), имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

1.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля.

1.3. В Учреждении используются следующие виды бланков:

бланк приказа Учреждения;

бланк письма Учреждения с угловым расположением реквизитов;

бланк письма Учреждения с продольным расположением реквизитов.

Образцы вышеперечисленных бланков приведены в приложениях 1–3.

Бланки приказа имеют следующий состав реквизитов:

наименование Учреждения;

вид документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

место составления (издания) документа.

Бланки письма с продольным и угловым расположением реквизитов имеют следующий состав реквизитов: Наименование Учреждения справочные данные об Учреждении (почтовый адрес, номера телефона, телефона- факса, адрес электронной почты), отметки для проставления даты и регистрационного номера, отметки на ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

1.4. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

1.5. В Учреждении устанавливаются следующие размеры полей на документе:

3,00 см – левое;

1,00 см – правое;

2,00 см – верхнее;

2,00 см – нижнее.