2017-11-01
400
4.1. Положение.
Положение – документ, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы структурных подразделений Учреждения. Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения на его основе разрабатываются индивидуальные положения. Типовые положения разрабатываются для структурных подразделений.
Положение об отделах включают следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Задачи.
3. Функции.
4. Структура и организация деятельности.
5. Взаимодействие с другими структурами и ведомствами.
6. Права и ответственность.
7. Руководство структурного подразделения.
Обязательными реквизитами положения являются: наименование Учреждения, структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер документа, подпись, гриф утверждения. Положение о структурного подразделения подписывается начальником структурного подразделения, согласовывается с ответственными за делопроизводство, за кадровое делопроизводство, юрисконсультом и утверждается приказом директора Учреждения.
4.2. Должностная инструкция.
Должностная инструкция – документ, издаваемый Учреждением в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Текст должностной инструкции состоит из разделов:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации и структурного подразделения, дата, номер документа, подпись, гриф утверждения.
Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения, согласовываются с ответственными за делопроизводство, за кадровое делопроизводство, юрисконсультом Учреждения и утверждаются приказом Учреждения.
4.3. Штатное расписание.
Штатное расписание – документ, определяющий численность и должностной состав работников Учреждения с указанием должностных окладов.
Штатное расписание, утверждается директором Учреждения.
4.4. План.
План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
Форма плана, как правило, табличная. Графами таблицы являются: наименование (содержание) работы или мероприятия с указанием номера или индекса; исполнитель; срок исполнения; примечание или отметка об исполнении (контроль). Образец плана представлен в приложении 22.
Обязательными реквизитами плана являются: наименование Учреждения, название вида документа, дата, номер документа, гриф утверждения. Планы работ подписываются руководителями структурного подразделения, утверждаются директором Учреждения.
4.5. Инструкция.
Инструкция – документ, содержащий правила, регулирующие организационные, технические, финансовые или иные специальные стороны деятельности Учреждения.
Инструкция применяется как самостоятельный правовой акт, утверждаемый директором Учреждения, утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об утверждении.
Заголовок к тексту инструкции отвечает на вопрос «О чем?» заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция) отвечает на вопрос «Кому?» (должностная инструкция специалисту).
Констатирующей частью инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст инструкции делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
4.6. Служебное письмо.
Служебные письма готовятся:
как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов власти;
как исполнение полученных поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Учреждения;
как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
как инициативные письма.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексы ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются директором Учреждения.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5.
Отвечая на поступивший документ, необходимо указывать его номер и дату.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации – адресата.
В письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа. Например: «Просим направить представителя…»;
от первого лица единственного числа. Например: «Прошу выделить…»;
от третьего лица единственного числа. Например: Учреждение считает…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Письмо визируются руководителями структурного подразделения, подготовившего письмо. Визируется письмо на втором экземпляре, остающемся в Учреждении.
Право подписи служебных писем устанавливается в должностных инструкциях, в которых должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.
Датой письма является дата его подписания.
Копии исходящих писем, отправляемых из структурных подразделений Учреждения остаются в этих структурных подразделениях.
В целях своевременного отправления исходящей корреспонденции ее необходимо сдавать специалисту ответственному за делопроизводство для отправки не позднее 16 часов.
Сопроводительные письма посылаются:
с документами Учреждения, не имеющими адресующей части;
если необходимо изложить дополнительные сведения (просьбу) по поводу высылаемого документа;
при пересылке документа, составленного другим Учреждением или частным лицом.
4.7. Телефонограмма
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию и цели создания документа, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководителя, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления.
Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.
Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.
В случае передачи телефонограммы нескольким организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.
Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5 или в некоторых случаях могут записываться в книгу.
Отметки о приеме-передаче телефонограммы могут проставляться в начальной части телефонограммы под реквизитами автора и адресата соответственно.
4.8. Электронное письмо.
Электронное письмо (далее ЭП) – электронное сообщение (информационный поток), передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю. ЭП состоит из заголовка (конверта), содержащего служебную почтовую информацию, и тела письма, содержащего передаваемую информацию.
Не подлежат пересылке по электронной почте любые документы, имеющие грифы ограничения доступа.
Нормативные документы могут передаваться с использованием электронной почты только в качестве справочно-информационного материала.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам электронной связи возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.
Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходящего документа, на который распространяются все существующие правила, предусмотренные Инструкцией.
Подразделение – автор (отправитель) документа представляет оригинал документа и его выверенную электронную копию. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с реестром адресатов для рассылки документа.
Документ отправляется по ЭП в течение двух часов с момента его получения от отправителя.
На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства, как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка входящих по ЭП писем регистрируется в специальном журнале. Для входящей почты обязательная регистрация времени и сотрудника, которому передается сообщение. Далее полученный документ передается в соответствии с правилами организации документооборота.
4.9. Факсограмма.
Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного) переданного по каналам факсимильной связи.
При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
Объем передаваемой факсимильной связью информации, как правило, не должен превышать пяти страниц текста, напечатанного через полтора интервала. Текс печатается шрифтом черного цвета.
Неправильно оформленный материал возвращается исполнителю.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются по общим правилам в журнале учета принятых факсограмм, передаются адресатам в день их приема, срочные – немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
4.10. Докладная и объяснительная записки.
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса и в случае необходимости – выводы и предложения составителя по его решению.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, события, факта.
Докладные и объяснительные записки являются справочно-информационными документами и непосредственными основаниями для издания распорядительных документов.
Докладная или объяснительная записка может составляться как по указанию руководителя структурного подразделения, так и по инициативе конкретного работника, адресоваться руководителя структурного подразделения или Учреждения.
Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы организации, называются внешними.
В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:
наименование автора документа (организации, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);
название вида документа (докладная, объяснительная записка);
дата;
регистрационный номер;
адресат;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Регистрационный номер ставится справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер, например: № 25.
Докладные и объяснительные записки регистрируются ответственным за делопроизводство в Учреждении.
4.11. Протокол.
Протокол – документ, содержаний запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, конференциях, собраниях, деловых встречах (приложение 25).
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов.
Протоколы оформляются на основании записей хода заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре собрания (совещания, заседания, конференции). Он несет ответственность за правильность записей в протоколе.
Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступающих и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или директор Учреждения.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.
В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания: заголовок грамматически согласуется с названием вида документа.
Например: Протокол заседания комиссии по назначению единовременного социального пособия семьям и одиноко проживающим гражданам.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой форме протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – "Список участников прилагается"), повестка дня, докладчик по каждому пункту повестки дня.
Фамилии присутствующих записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием должности и места работы, если их не более 15, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Наряду с вопросом указываются фамилия докладчика и его должность.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ … ВЫСТУПИЛИ … ПОСТАНОВИЛИ … (РЕШИЛИ)…
В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах приводятся фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" фиксируется принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникло двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся".
Постановляющая часть может делиться на пункты.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение, высказанное по принятому решению, оно записывается в протокол после записи соответствующего решения.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания, заседания, собрания, конференции. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
4.12.Акт.
Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
Акты сдачи – приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); приема – сдачи (материальных ценностей, документов); приема – передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев и т. д.
Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).
Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими на регулярной основе комиссиями.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт". Например: акт проверки финансово-хозяйственной деятельности государственного учреждения, акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т. д.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также кем составлен акт (председатель, члены комиссии).
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.
В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и выступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписывать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.
Акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Служебная переписка
5.1. Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в органах исполнительной власти Волгоградской области, Учреждении.
Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо–документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования.
Факсограмма (факс) – копия документа (письменного, графического, изобразительного), получаемая на бумажном носителе, и переданная по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый средствами телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
5.2. Служебные письма готовятся как:
исполнение поручений Управления социальной защиты населения Администрации Волгоградской области, в том числе по обращениям граждан;
ответы на запросы различных организаций и физических лиц;
инициативные письма.
5.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок не более 30 дней с момента поступления в Учреждение. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
5.4. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.
5.5. К проекту служебного письма, подготовленного на официальном бланке, прилагается второй экземпляр проекта письма, содержащий визы исполнителя письма и иных работников Учреждения, участвовавших в согласовании проекта письма.
5.6. Служебные письма за подписью директора Учреждения, подготовленные работниками структурных подразделений, визируются руководителем соответствующего подразделения.
5.7. При подготовке ответного письма необходимо делать ссылку на реквизиты исходящего документа (номер и дату) в связи с которым готовится соответствующее письмо.
Например:
"Во исполнение поручения Правительства Российской Федерации
от 9 сентября 2010г. № ВВ-П9-2345 Государственное Учреждение сообщает о мероприятиях …"
5.8. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
5.9. К служебным письмам составляется реквизит "Наименование (заголовок) документа", отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый…!" – в начале письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Текст служебного письма излагается: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию …", "Направляем на заключение проект …" и др.), от 3-го лица единственного числа (Государственное Учреждение «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда» считает возможным …", "Учреждение предлагает рассмотреть возможность…").
5.10. Документ адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
Реквизит "Адресат" оформляется в соответствии с разделом 2.3.8. Инструкции.
Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.
5.11. Право подписи служебных писем установлено в Уставе об Учреждении и должностных регламентах с учетом особенностей, установленных настоящей Инструкцией. В названном документе предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц.
Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с подпунктом 2.3.15 раздела 3 Инструкции.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.
5.12. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Телеграммы
Телеграммы оформляются на бумаге формата А4.
Телеграмма должна иметь следующие обязательные реквизиты:
наименование - телеграмма;
отметка о категории ("Люкс", "Срочная" и т.п.);
адресат - подробный адрес с указанием почтового индекса, позволяющий обеспечить доставку телеграммы адресату, и полное наименование адресата;
текст;
исходящий номер и дата;
подпись;
отметка об исполнителе.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), печатается через два интервала заглавным шрифтом без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы дается ссылка на его номер и дату.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре и копироваться по количеству адресатов. Каждый экземпляр телеграммы заверяется печатью "Для телеграмм".
В нижней части телеграммы под чертой, отделяющей текст телеграммы, указываются адрес отправителя (Еременко ул. д. 15, Волгоград, 400123) наименование организации (государственное учреждение «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда»), исходящий номер и дата, фамилия и телефон исполнителя.
Порядок визирования, подписания и регистрации телеграмм аналогичен порядку, установленному для служебных писем.
Телеграммы для отправки принимаются специалистом ответственным за делопроизводство Учреждения в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй с подписью должностного лица и визой исполнителя, подготовившего документ, остается в Учреждении.
Ответственность за своевременную и качественную подготовку телеграмм и соблюдение требований по их оформлению возлагается на руководителей структурных подразделений, подготовивших телеграммы, а персональная ответственность - на непосредственных исполнителей. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Не рекомендуется дублирование поздравительных телеграмм в один адрес.
