Оформление отдельных видов документов в Учреждении

Состав документов Учреждения

3.1.1. В деятельности Учреждения создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы Учреждения; локальные нормативные акты, утверждаемые приказами директора Учреждения и обязательные для исполнения всеми работниками Учреждения; протоколы заседаний, совещаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов); акты; записки (докладные, аналитические, пояснительные, объяснительные); договоры, контракты, соглашения; деловая (служебная) переписка и др.

В зависимости от конкретных задач Учреждения в деятельности Учреждения создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

3.1.2. Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах Учреждения.

3.1.3. Взаимные обязательства Учреждения с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, контрактов, соглашений, протоколов намерений (согласований) и других документов.

3.1.4. В установленных законодательством случаях в Учреждении могут издаваться акты совместно с другими учреждениями и органами исполнительной власти Волгоградской области по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ), соглашение, протокол и др.).

3.1.5. Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к оформлению следующих видов документов.

Приказ

 

Приказы, оформляют решения персонального характера (по вопросам кадров), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Учреждения.

3.2.1. Проекты приказов готовятся структурными подразделениями Учреждения на основании поручений директора Учреждения либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в том числе на основании соответствующих представлений.

Приказы подписываются директором Учреждения или лицом его замещающим.

3.2.2. Проекты приказов по основной деятельности и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения Учреждения, подготовившего проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заместителем директора Учреждения, а так же юрисконсультом Учреждения.

Проекты приказов по кадровым вопросам визируются исполнителем – ответственным за кадровое делопроизводство, главным бухгалтером Учреждения, юрисконсультом Учреждения, заместителем директора Учреждения.

3.2.3. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, при этом проект возражающим лицом визируется с замечаниями. Если в процессе согласования в проект приказа, вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

3.2.4. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года в журнале регистрации приказов (приложение 23). Приказы по основной деятельности, кадровым вопросам нумеруются отдельно.

Приказы регистрируются ответственным за кадровое делопроизводство Учреждения.

На основании приказа о командировании работников Учреждения выдается командировочное удостоверение, которое регистрируется в журнале регистрации командировочных удостоверений в Учреждении, а лица, прибывшие в командировку в Учреждение, регистрируются в журнале учета приема командированных работников (приложение 24).

Экземпляры приказов по кадровым вопросам в обязательном порядке направляются отделу бухгалтерского учета и отчетности.

3.2.5. Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование организации – государственное учреждение «Центр социальной защиты населения по Краснооктябрьскому району Волгограда»;

наименование вида документа – приказ;

дата и номер приказа – дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 междустрочный интервал и выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 одинарными междустрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman 14.

Приказ печатается на бланке соответствующего вида документа Учреждения.

3.2.6.Текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать, поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные лица Учреждения. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

3.2.7. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".

3.2.8. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

3.2.9. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

3.2.10.Обязательными являются отметки об ознакомлении с приказом всех названных в нем лиц.

3.2.11. Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименование организаций располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи – располагается центрованным образом;

регистрационный номер приказа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи располагаются ниже текста на одном уровне.