Общие положения работы с электронными документами

 

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся с использованием единой системы электронного документооборота Учреждения.

Единая система электронного документооборота Учреждения состоит:

из систем электронного документооборота структурных подразделений Учреждения

межведомственной системы электронного документооборота, посредством которой осуществляется взаимодействие между системами электронного документооборота структурных подразделений Администрации Волгоградской области;

иных программных продуктов и систем, посредством которых осуществляется обмен или доставка документов в электронном виде.

Система электронного документооборота должна предусматривать:

регистрацию документов и сообщений, поступающих по системе межведомственного электронного документооборота;

передачу документов и сообщений через систему межведомственного электронного документооборота;

отслеживание движения документов, переданных по системе межведомственного документооборота;

взаимодействие с иными программными продуктами и системами, используемыми для обмена или доставки документов в электронном виде.

Для подтверждения подлинности электронных документов в Учреждении используются электронные цифровые подписи.

Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при

условии, что программные средства, используемые в Учреждении, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота в соответствии с Правилами делопроизводства используются сведения об электронном документе, включаемые в РКК. К таким сведениям относятся:

1. Адресант

2. Адресат

3.Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

В систему электронного документооборота могут включаться дополнительные сведения о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Учреждения. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.