Инструменты функции организация

Функция организации направлена на создание необходимых условий для достижения целей и состоит из следующих этапов.

1. Построение организационной структуры. Деление организации по горизонтали на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности фирмы, формирование подразделений, определение их задач и функций.

2. Установление соподчиненности и взаимосвязей, установление соотношения полномочий различных должностей. Происходит выстраивание цепи команд, дальнейшее деление на более мелкие службы, отделы, уточнение задач и функций, поручение их конкретным подразделениям, должностям и лицам. Разрабатываются нормы, правила работы и взаимодействия подразделений.

3. Определение должностных обязанностей как совокупности определенных задач и функций, поручение их выполнения конкретным лицам. Должны быть четко определены права, обязанности и ответственность подразделений и должностей путем разработки внутренних нормативных документов (ВНД). Производится инструктирование, для знакомства сотрудников с условиями и правилами производства, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией. Эти происходит с помощью инструкций (должностных, рабочих) и методических указаний.

4. Обеспечение этих взаимоотношений – распорядительство, т.е. доведение до подчиненных распорядительных актов. Распорядительное воздействие осуществляется посредством приказов, распоряжений, устных указаний.

Полномочие — это организационно закрепленное ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее работников на выполнение определенных задач. Ими наделяется подразделение или отдельная должность. Под полномочиями также понимают конкретные поручения должностному лицу или группе. Рамки полномочий закрепляются уставом, должностными инструкциями, устными указаниями.

Полномочия = обязанности (функции) + права + ответственность.

Обязанности сотрудника организации – это те работы, которые он должен выполнять. Права сотрудника – возможность требовать от других сотрудников предприятия выполнения тех действий, которые необходимы для выполнения его обязанностей. Ответственность – это обязательство выполнить поставленные задачи и отвечать за за предпринятые действия и их последствия. Работник должен понести наказание в случае неудовлетворительных результатов. При делегировании полномочий ответственность не снимается с самого руководителя, хотя и распространяется на подчиненного.

Типы полномочий

1. Распорядительные полномочия предоставляют их обладателям право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются. Они могут быть общими и линейными.

1) Общими полномочиями обладают представители высшего руководства организации – директората, правления и проч. Они распространяются на вопросы постановки целей, выработки стратегий, политики, контроля всех основных сторон деятельности, действия в чрезвычайных ситуациях и т.п.

2) Линейные полномочия имеют руководители, которыемогут безсогласования с другими руководителями предписывать подчиненным, что, когда и где те должны делать, чтобы обеспечить достижение целей. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации.

2. Штабные полномочия – это право советовать, консультировать или помогать руководителям с линейными полномочиями, а также штабному персоналу. Штабные полномочия бывают: рекомендательные; согласовательные; параллельные; функциональные; контрольно-отчетные.

1) Рекомендательные полномочия штабного аппарата являются наиболее ограниченными и сводятся в основном к консультированию линейного руководства каким образом лучше всего решить тот или иной узкий вопрос. Эти советы не являются обязательными для исполнения.

2) Согласовательные полномочия состоят в том, что их обладатель в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к решениям, принимаемым в рамках линейных или функциональных полномочий. Введение процедуры обязательного согласования обязывает линейное руководство обсудить соответствующие ситуации со штабным аппаратом, прежде чем предпринять действия или представить предложения высшему руководству. Однако линейные руководители не обязаны на самом деле следовать рекомендациям аппарата.

3) Параллельные (блокирующие) полномочия включают право отклонять определенные решения линейного руководства, например, для контроля финансовых расходов часто требуются две подписи в случае всех крупных покупок. Параллельными полномочиями обладает главный бухгалтер.

4) Функциональные полномочия предполагают принятие руководителями обязательных для исполнения решений, регулирующих деятельность работников, непосредственно подчиненных другим линейным руководителям. Эти решения обычно предписывают методы работы, т.е. то, как действовать для достижения целей. Такими полномочиями обладают главные специалисты фирмы, руководящие соответствующими службами (бухгалтерской, кадровой, плановой и др.).

5) Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность осуществлять по поручению администрации проверку деятельности руководителей и исполнителей, требовать от них предоставления необходимой информации, анализировать ее и направлять результаты вместе с собственными выводами в соответствующие инстанции.