2018-03-08
97
I. Установление стандартов и масштабов допустимых отклонений. Стандарты – это конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Они должны иметь временные рамки, в которых должна быть выполнена работа, и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Например, в качестве стандарта можно использовать цель: получить прибыль 1 млн. руб. за 2007 г. Конкретный критерий (в данном случае 1 млн. долл.) и определенный период времени (один год) называются показателями результативности.
Руководство должно устанавливать масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Определение масштаба допустимых отклонений — вопрос кардинально важный. Контроль должен быть экономически эффективным, т.е. преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Экономичность контроля достигается использованием метода управления по принципу исключения. Суть его заключается в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руководство и устанавливает масштаб допустимых отклонений. Если обнаруживаются отклонения, не выходящие за рамки этого масштаба, то такие отклонения не вызывают тревоги.
|
|
|
II. Сопоставление реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе необходимо предпринять следующие действия:
• измерить результаты;
• оценить полученную информацию о достигнутых результатах;
• сравнить результаты работы с установленными стандартами и масштабами отклонений.
III. Определение действий, которые следует предпринимать:
• невмешательство в работу;
• устранение отклонений;
• изменение стандартов.
Невмешательство в работу. Если фактические результаты совпадают с установленными стандартами или имеющиеся отклонения не превышают масштаб допустимых отклонений, то лучше ничего не предпринимать.
Устранение отклонений. Вслучае обнаружения значительных отклонений, превышающих масштаб допустимых отклонений, следует установить причины отклонений и добиться возвращения к соответствующим этапам кольца управления.
Изменение стандартов. Бывает так, что в процессе реализации плана становится ясно, что планы составлены слишком оптимистично и требования стандартов выполнить практически невозможно. Бывают ситуации, когда в процессе контроля выявляется необходимость пересмотра стандартов в сторону повышения.
Поведенческие аспекты контроля
Люди являются неотъемлемым элементом контроля, поэтому при разработке контроля необходимо учитывать особенности их поведения.
|
|
|
1. Поведение, ориентированное на контроль. В некоторых исследованиях подтверждается тенденция сотрудников всячески подчеркивать работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегать той, где подобных измерений не проводится. Необходимо тщательно спроектировать систему контроля с учетом подобных эффектов, иначе она будет направлять сотрудников на то, чтобы хорошо выглядеть при проведении контрольных измерений, а вовсе не на то, чтобы достичь целей организации.
2. Выдача непригодной информации. Контроль может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию, например, переоценить объем необходимых ресурсов и недооценить объем возникающих доходов, заниматься приписками в отчетах. Проблема, возникающая в этих случаях, состоит в том, что контролеры не знают, сколько и каких ресурсов надо затратить и каких целей организация может достичь на самом деле. Все это может привести к тому, что будут упущены важные возможности для развития организации.
Показатели оценки системы контроля
Чтобы система контроля была эффективной, ее необходимо периодически оценивать по следующим основным показателям:
1) выполнение задач контроля — контроль должен определять совпадения или отклонения в системе управления организацией; способствовать своевременному устранению отклонений, выработке эффективных решений; для оценки системы контроля по этому критерию необходимо дать ответ на следующие вопросы:
· спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения?
· представляет ли система контроля менеджерам информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках;
2) экономичность контроля — следует оценить расходы, связанные с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков; затраты на персонал и технику контроля;
3) эффект влияния на людей — необходимо выяснить, вызывает ли у работников применяемая система контроля положительные стимулы или негативные, стрессовые реакции.
Рекомендации по организации контроля
•устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками;
• обсуждать с сотрудниками ожидаемые результаты;
• устанавливать жесткие, но достижимые стандарты;
• избегать чрезмерного контроля;
• вознаграждать за достижение стандартов.
