В управленческой практике различают еще несколько видов контроля

Тема № 5. Контроль и его основные виды

ПОНЯТИЕ И ВИДЫ КОНТРОЛЯ.

Контроль - управленческая функция, замыкающая управленческий цикл, задачей которой является количественная и качественная оценка результатов работы организации. Эта функция, как говорил один из основоположников научного менеджмента Анри Файоль, состоит в подтверждении того, что все идет в соответствии с принятым планом, существующими директивными документами и принятыми принципами управления.

Контроль - деятельность по проверке состояния подготовки, хода и результатов работы организации

Контроль можно представить, как определение различия между тем, как реально функционирует и развивается организация, и как она должна функционировать и развиваться в соответствии со своей миссией и стратегическими целями.

 

ВИДЫ КОНТРОЛЯ.

По степени охвата объекта (по масштабам) различается: сплошной (полный) и выборочный контроль.

Полный контроль означает, что проверяется вся продукция и происходит отбраковка продукции, не соответствующей установленным требованиям к качеству.

Выборочный контроль производится на основе расчета или экспертной оценки объема: репрезентативной («представительной») выборки. В этом случае, проверяя определенный объем продукции или услуг (выборку), можно распространить с известной степенью погрешности выводы контроля на всю совокупность продуктов или услуг.

По периодичности различают: контроль стратегический и контроль тактический.

Объектами стратегического контроляявляются долгосрочные, стратегические цели организации.

Объектами тактического контроля,являются показатели, отражающие состояние внутренней среды организации в определенный момент времени.

По времени осуществления контроля по отношению к фактическому началу работ различают предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется преимущественно на стадии создания компании до фактического начала работ или до начала осуществления деятельности. Его объектами являются основные ресурсы организации: человеческие, материально-технические, финансовые, информационные и др. Целью этого вида контроля является определение готовности к осуществлению деятельности.

На стадии формирования и организации фирмы в функции менеджера входит контроль над разработкой нормативных документов, формулировкой прав и обязанностей сотрудников_, а также за подготовкой и изданием документов внутреннего действия на фирме.

При осуществлении предварительного контроля менеджер должен обязательно учитывать наличие материальных, человеческих и финансовых ресурсов.

Т.о. предварительный контроль проводится в трех направлениях:

1) при подборе персонала. В данном случае работники должны соответствовать тем требованиям, которые им предстоит выполнять. Их квалификация не должна быть ниже необходимой, т.к. работник просто не справится со своими обязанностями, и не должна быть выше, т.к. это приводит к неудовлетворенности работой и, как следствие, снижению эффективности. (Контроль достигается путем анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач предприятия);

2) при разработке материально-технической базы. В данном случае разрабатываются стандарты предельно допустимого качества сырья и продукции, на основе которых проводится дальнейшая деятельность. При разработке данного направления большое внимание уделяется выбору поставщиков, качество работы которых должно быть проверено, а качество сырья соответствовать необходимым требованиям;

3) при решении финансовых вопросов составляется бюджет предприятия с указанием всех доходов и расходов в том смысле, что он дает ответы на вопросы: когда? сколько? какие средства (наличные и безналичные) потребуются предприятию?

На стадии предварительного контроля есть возможность выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты.

Предварительный контроль имеет две разновидности: диагностический и терапевтический. Такие названия пришли в менеджмент из медицины.

Диагностический - контроль, включающий такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п. Эти категории указывают на то, что на предприятии что-то не в порядке.

Терапевтический - контроль, позволяющий не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

Текущий контроль проводится в процессе выполнения работы. Он позволяет уже в процессе устранять возникающие недоработки, причем более эффективно, т.к. сразу выясняются их причины. К сожалению, этот метод наиболее затратный, поэтому он приводит к существенному увеличению цены.

Целью этого вида контроля является обнаружение отклонений от запланированного хода процесса и установление причин этих отклонений.

Текущий контроль осуществляется по ходу выполнения работ, на всех этапах. Объектами текущего контроля могут быть как результаты работы, так и возможные отклонения заданных параметров при осуществлении плана и причины отклонений. Текущий контроль в организациях может вестись на разных уровнях. Его может осуществлять непосредственный исполнитель, руководитель подразделения или руководитель организации. Современной тенденцией текущего контроля стало делегирование контрольных функций с верхних уровней управления на нижние.

Т.о. объектом текущего контроля чаще всего являются сотрудники, а выполняет его - их непосредственный руководитель. Такой контроль позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

В ходе работы неизбежно возникают изменения и отклонения, требующие корректировки ранее составленных планов. Текущий контроль в данной ситуации играет роль основы системы обратной связи. Своевременный, полный и точный учет различного рода отклонений и изменений в ходе работы позволяет с помощью текущего контроля оперативно корректировать и регулировать такие отклонения, направляя протекание процесса работы в соответствии с разработанным планом и используя внешние ресурсы для внутреннего применения.

Другое название данного вида контроля - оперативный. Оно показывает одно из его основных преимуществ — оперативность.

Заключительный контроль выполняется после завершения процесса достижения целей, после того, как работа выполнена. Объектом заключительного контроля является качество и количество произведенных организацией товаров и услуг. Целью этого вида контроля является получение информации о факте и степени выполнения задачи. Он препятствует выходу на рынок некачественной продукции, но на бракованную продукцию затрачиваются те же средства, что и на товар, поступающий в продажу, а на переделку - даже большие. Это увеличивает издержки, соответственно и отпускную цену.

Именно этот вид контроля позволяет сравнить фактически полученные результаты с заданными, оценить деятельность организации в целом, каждого подразделения и сотрудника в частности.

Цель заключительного контроля - предотвращение ошибок в будущем. Такой вид контроля осуществляется после окончания какой-либо определенной работы или этапа работы. Он должен быть выполнен качественно и непременно иметь большую достоверность, так как основная суть здесь заключается в сравнении фактически полученных данных с запланированными. Такое сравнение позволяет объективно судить об эффективности производства и управления на предприятии.

Недостатком заключительного контроля является его меньшая оперативность по сравнению с текущим контролем.

По функциональной принадлежности различают:

финансовый контроль, объектами которого являются прибыль и ее распределение; капитальные вложения по источникам поступления; затраты на приобретение оборудования; ликвидность; запасы; издержки; денежная наличность и др.;

кадровый контроль, объектами которого являются заработная плата; социальные льготы; безопасность персонала; потери времени и т. д.;

производственный контроль, объектами которого являются качество выпускаемой продукции; затраты времени на единицу продукции; удельные издержки; себестоимость продукции и т. п.;

маркетинговый контроль, объектами которого являются доля организации на рынке; объем продаж; торговые издержки; издержки на рекламу; уровень конкурентоспособности товара; удовлетворенность потребителей и т. д.;

НИОКР-контроль при котором контролируется, количество и качество новых разработок; временные затраты на разработку; полученные патенты и т. п..

По характеру взаимоотношений к онтроль может быть также внешним (независимым) и внутренним (ведомственным). Считается, что внешний контроль более жесткий. Но в условиях коррупции это утверждение не является абсолютным!

При внешнем контролесубъектом управления выступает вышестоящая организация, а объектом — деятельность организации, ее подразделений за определенный промежуток времени.

При внутреннем контроле субъектом контроля выступают должностные лица (руководители, организации), а объектом контроля - подчиненные им работники. Чем больше организация автономна в своей деятельности, тем в большей степени ей присущ внутрисистемный контроль (самоконтроль). Чем в меньшей степени организация самостоятельна и не является собственником всех условий своей деятельности, тем больше она является объектом внешнего контроля.

На любом предприятии существует внутренний контроль - система мер, обеспечивающая: нормальную работу предприятия. Обычно внутренний контроль осуществляется силами самого предприятия. Например, в финансовой области: речь может идти о сохранности активов, достижении плановых показателей, в том числе по прибыли. Такого рода контроль осуществляется обычно администрацией предприятия.

Кроме того, имеет место внутренний бухгалтерский контроль. Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами предприятия, используются данные анализа, в том числе статистического, материалы оценки-качества выполнения планов и т.д. С точки зрения контроля со стороны бухгалтерии, здесь оценивается строгое соблюдение сотрудниками решений руководства, правил отчетности, в частности, точное отражение в ней производимых операций.

Внешний — контроль, осуществляемый специалистами со стороны или сторонними организациями, например, контроль санэпидемстанции, аудиторская проверка и т.д. Проверка итогов работы предприятия аудиторской фирмой нацелена на определение уровня достоверности показателей, содержащихся в документах и отчетах. В данном случае - задача контроля состоит в квалифицированном определении предела допустимых отклонений, все остальные отклонения требуется зафиксировать и устранить.

В управленческой практике различают еще несколько видов контроля.

Общий — контроль управляемой системы в целом.

Функциональный — контроль отдельной функции или отдельного подразделения, отдельного участка.

Промежуточный — контроль в середине выполнения задачи или работы.

Плановый — контроль, осуществляемый в плановом порядке, например, ежемесячно, ежеквартально.

Внезапный — контроль, осуществляемый при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия. Например, поступают жалобы на систематические опоздания сотрудников или сотрудники не выполняют своих должностных обязанностей, постоянно пьют чай или устраивают перекуры.

По интенсивности: нормальный или усиленный.

По месту осуществления:

Летучий контроль подразумевает, что субъект и объект контроля пространственно разделены, и необходимо их специальное соединение (например, выездная проверка).

Стационарный контроль предполагает, что субъект и объект едины (исполнитель сам следит за своей работой).

По целям:

фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного,

корректирующий — исправить положение дел.

По регулярности: непрерывный, эпизодический.