Блок-схема процесса «Заключение договора»

Система менеджмента качества

Процедура «Заключения договора»

Согласование:

	Подпись	Фамилия	Должность	Дата
Согласовано:		Доронин	Директор ООО «ЛУЧ»
Согласовано:
Согласовано:
Согласовано:

Рассылка:

Должностное лицо (подразделение)	Количество экз.	Номер экз.
Директор ООО	1	1
Менеджер по развитию	1	2

Экземпляр № ____

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Цель………………………………………………………………………………………...…..3

2. Область применения……………………………………………………………..……………3

3. Термины и определения………………………………………………………………...…….3

4. Ответственность……………………………………………………………………………….4

5. Полномочия…………………………………………………………………………………....4

6. Вход и выход ……………………………………………………………………………….…6

7. Измерения и критерии………………………………………………………………….……..7

8. Ресурсы………………………………………...………………………………………………7

9. Нормативные документы………….……………………………………………………….…7

10. Документирование…………………………………………………………………………...7

11. Описание процесса…………………………………….………………………………….....8

12. Данные и записи……………………………………………………………………………10

13. Рассылка…………………………………………………………………………………….10

14. Ссылки………………………………………………………………………………………10

15. Приложение А. Блок-схема процесса. ……………………………………………………11

16. Приложение В. Договор …………………………………………………………………...12

17. Приложение С. Протокол разногласий……………………………………………………16

18. Приложение D. Перечень документов для клиента (к договору)……………………….17

1. ЦЕЛЬ

Целью настоящей процедуры является принятие и подписание взаимовыгодного соглашения на поставку потенциальному клиенту образовательной и/или консалтинговой продукции ООО «…».

2. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

2.1 Процедура описывает установленный способ заключения договора на образовательную и консалтинговую продукцию, поставляемую ООО «…».

2.2 Настоящая процедура применяется в составе маркетинговой деятельности ООО «…».

3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

3.1.  ООО «…» - это организация, предоставляющая ……...

3.2 Потенциальный клиент – организация, рассматривающая коммерческое предложение от, высшее руководство которой выразило согласие на получение коммерческого предложения. которого было выражено представителем высшего руководства организации.

3.3 Клиент – организация, принявшая соглашение о взаимных обязательствах.

3.3 Процесс заключения договора – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности по принятию и подписанию соглашения о взаимных обязательствах между 2-мя сторонами

3.4 Хозяин процесса заключения договора – лицо, уполномоченное на представление интересов ООО «ЛУЧ» и переговоры от имени ООО «ЛУЧ»; отвечающее за достижение цели процесса заключения договоров.

3.5 Менеджер по развитию ООО «ЛУЧ»– это сотрудник ООО «ЛУЧ», наделенный полномочиями и ответственностью за деятельность по развитию бизнес – процессов.

3.6 Договор – соглашение о взаимных обязательствах между 2-мя сторонами в письменной форме.

3.7 Заключение договора – принятие соглашения о взаимных обязательствах между 2-мя сторонами в виде договора.

3.8 Протокол разногласий – документ, содержащий перечень разногласий, выявленных в ходе рассмотрения позиций договора.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1 Ответственность за адекватность данной процедуры и ее использование в организации несет директор ООО «ЛУЧ».

4.2 Ответственность за адекватность исполнения данной процедуры несет менеджер по развитию, являющийся хозяином данного процесса.

4.3 Ответственность за результативность процесса заключения договора несет менеджер по развитию в соответствии с пп.7.1, 7.2.

ПОЛНОМОЧИЯ

5.1 Менеджер по развитию имеет право самостоятельно планировать и координировать деятельность процесса заключения договора в соответствии с пп.7.1, 7.2, 7.3.

5.2 Менеджер по развитию имеет право выбирать методы и инструменты для улучшения процесса заключения договора.

5.3 Менеджер по развитию имеет право на получение и использование необходимой информации в соответствии с описываемым процессом.

5.4 Менеджер по развитию имеет право в пределах своей компетенции привлекать для осуществления процесса заключения договора финансовые ресурсы по следующим статьям:

ü ФОТ (заработная плата, премиальные выплаты, начисления на оплату труда),

ü Услуги связи (телефон, Интернет и пр.),

ü Расходные материалы: канцелярские товары (бумага, ручки, карандаши, маркеры, стикеры)  и пр.,

ü Транспортные услуги (компенсация ГСМ и амортизации ТС, оплата услуг ТС: такси, автобус, поезд, самолет),

ü Представительские расходы (компенсация питания, проживания и пр.).

5.5 Менеджер по развитию имеет право в пределах своей компетенции привлекать для осуществления процесса заключения договора материальные ресурсы:

ü рабочее место (стол, стул, шкаф, помещение),

ü ПК (процессор, монитор, клавиатура, мышь или ноутбук),

ü принтер,

ü сканер,

ü телефон/факс,

ü доступ в Интернет.

5.6 Менеджер по развитию имеет право в пределах своей компетенции привлекать для осуществления процесса заключения договора юрисконсульта.

5.8 Менеджер по развитию имеет право на передачу ответственности и полномочий юрисконсульту.

ВХОД И ВЫХОД

 

6.1 Входом в процесс является Потенциальный клиент – организация, рассматривающая коммерческое предложение от ООО «ЛУЧ»., согласие на получение которого было выражено представителем высшего руководства организации. Информация о Потенциальном клиенте содержится в Карточке потенциального клиента Базы потенциальных клиентов, сформированных в приложениях MS: Outlook, Word. Потенциальный клиент является выходом в процесс «Поиск клиентов на образовательную и консалтинговую продукцию». Коммерческое предложение сформировано в приложении MS Word.

6.2 Выходом из процесса является Клиент – организация, принявшая соглашение о взаимных обязательствах. Клиент является входом в процесс «Оказание образовательных и консалтинговых услуг». Договор на образовательную и консалтинговую продукцию, подписанный 2-мя сторонами: ООО «ЛУЧ».и клиентом сформировано в приложении MS  Word.

 

7. ИЗМЕРЕНИЯ И КРИТЕРИИ

7.1  Основными критериями результативности процесса заключения договора являются:

· срок заключения договора – не более 5 месяцев,

· срок по устранению разногласий - 1 месяца.

7.2 Для оценки динамики достижения целей и выявления возможностей улучшения, должны использоваться статистические методы, и систематически через определенные промежутки времени (1 раз в месяц) результаты должны анализироваться и предоставляться директору.

8. РЕСУРСЫ

8.1 Менеджер по развитию ООО «ЛУЧ» имеет право привлечения ресурсов в соответствии с пп.5.3, 5.4, 5.5, 5.6.

9. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

9.1 Нет.

10. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

10.1 На входе в процедуру необходимо имеем:

· Коммерческое предложение (формат приложения MS Word). Приложение ХХ процедуры «Поиск клиента»

10.2 В ходе исполнения данной процедуры формируются следующие документы:

· Договор (бланк) (формат приложения MS Word). Приложение В.

· Протокол разногласий (формат приложения MS Word). Приложение С.

· Перечень документов для клиента (формат приложения MS Word). Приложение D.

10.3 На выходе из процедуры имеем:

· Договор, подписанный сторонами (формат приложения MS Word). Приложение В.

 

 

11. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

11.1. Блок – схема представлена в Приложении А.

Название	Описание	Ответственность	Исполнение	Согласование
1. Потенциальный клиент, рассматривающий коммерческое предложение	Потенциальный клиент – организация, рассматривающая коммерческое предложение от ООО «ЛУЧ», согласие на получение которого было выражено представителем высшего руководства организации. Информация о Потенциальном клиенте содержится в Карточке потенциального клиента Базы потенциальных клиентов, сформированных в приложениях MS: Outlook, Word.	Менеджер по развитию		Директор ООО «ЛУЧ».
2. Выявление заинтересованности потенциального клиента в коммерческом предложении	Менеджером по развитию выявляется заинтересованность потенциального клиента в коммерческом предложении в процессе беседы по телефону согласно разработанных и утвержденных скриптов. Вся полученная информация от ВР (ПВР) потенциального клиента заносится в Карточку потенциального клиента в виде записи (отметка в карточке потенциального клиента). В случае получения согласия на коммерческое предложение переходим к следующему этапу процесса.	Менеджер по развитию	Менеджер по развитию
3. Подготовка пакета документов	На данном этапе разрабатываются Договор, Перечень документов (приложение D), необходимых для получения от клиента, Счет – фактура; собирается пакет документов, необходимый для предоставления клиенту.	Менеджер по развитию	Менеджер по развитию
4. Согласование и утверждение договора ООО «ЛУЧ».	На этом этапе процесса проводятся согласование и утверждение директором разработанных документов. Если документы не утверждаются, то они отправляются на предыдущий этап процесса.	Менеджер по развитию	Менеджер по развитию	Директор ООО «ЛУЧ».
5. Передача пакета документов клиенту	На этом этапе процесса передается пакет договор потенциальному клиенту для рассмотрения.	Менеджер по развитию	Менеджер по развитию
6. Выявление согласия потенциального клиента по пунктам договора	На данном этапе менеджером по развитию выясняется у потенциального клиента согласие или несогласие по пунктам договора. Все разногласия по пунктам договора фиксируются в Протоколе разногласий. В случае несогласия договор отправляется на этап Подготовка пакета документов, а в случае согласия – на следующий этап.	Менеджер по развитию	Менеджер по развитию, юрисконсульт	Директор ООО «ЛУЧ».
7. Заключение договора	На этом этапе процесса сторонами принимается соглашения о взаимных обязательствах в письменной форме, то есть ставятся подписи высшим руководством с каждой стороны. Стороны обмениваются пакетами документов.	Менеджер по развитию	Менеджер по развитию, юрисконсульт	Директор ООО «ЛУЧ».
8. Клиент ООО «ЛУЧ».	Клиент – организация, принявшая соглашение о взаимных обязательствах. Клиент является входом в процесс «Оказание образовательных и консалтинговых услуг». Договор на образовательную и консалтинговую продукцию, подписанный 2-мя сторонами: ООО «ЛУЧ». и клиентом сформировано в приложении MS  Word.	Менеджер по развитию	Менеджер по развитию, юрисконсульт

 

                                

 

 

12. ДАННЫЕ И ЗАПИСИ

12.1. Протокол разногласий

13. РАССЫЛКА

13.1. Директору ООО «ЛУЧ».1 экз.

13.2. Менеджер по развитию ООО «ЛУЧ».1 экз.

14. ССЫЛКИ

14.1. В настоящей процедуре используются ссылки на процесс «Поиск клиентов».

 

Приложение А.  

Блок-схема процесса «Заключение договора»

 

 

Приложение В.

Договор

 

ТИПОВОЙ ДОГОВОР (ПОСТРОЕНИЕ СМК) №___

 

г. Екатеринбург                                                                                     ____________ 2006 г.

 

 

именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора _____________________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «ЛУЧ», в дальнейшем "Исполнитель", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

 

1.1 По настоящему договору Исполнитель обязуется оказать информационные услуги по разработке и внедрению системы менеджмента качества организации Заказчика в соответствии с международным стандартом ISO 9001, а Заказчик обязуется оплатить выполненные услуги в размере и порядке, указанном в настоящем договоре.

1.2 Объем и содержание услуг определяются Планом оказания услуг (Приложение 1), являющимся неотъемлемой частью настоящего договора.

1.3 План оказания услуг формируется Исполнителем, исходя из требований Заказчика, и согласуются обеими сторонами до начала оказания услуг.

1.4 Период оказания услуг: с ________________________ по ___________________ с возможностью дальнейшей пролонгации по дополнительному соглашению.

ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

 

2.1 Исполнитель обязуется:

2.1.1 Оказать консультационные услуги для сотрудников Заказчика в соответствии с планом оказания услуг (Приложение 1).

2.1.2 Предоставить сотрудникам Заказчика с момента начала оказания услуг необходимые методические материалы.

2.1.3 Предоставлять Заказчику на согласование план оказания услуг на каждый этап по результатам выполнения предыдущего этапа.

2.2 Заказчик обязуется:

2.2.1 Оплатить осуществляемые Исполнителем услуги в порядке, представленном в статье 3 настоящего договора.

2.2.2 Предоставить помещения и оргтехнику, необходимые для проведения консультаций.

2.2.3 Обеспечить посещаемость консультаций сотрудниками Заказчика.

2.2.4 Обеспечить одноразовое питание консультантов (обед).