Основные понятия моделирования бизнес-процессов

Стандарт ISO 9000:2000 определяет процесс как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

В этом определении под процессом можно понимать любую деятельность, использующую определенные ресурсы (финансовые, материальные, человеческие, информационные) для преобразования входных элементов в выходные.

Процесс включает связанные между собой процедуры или функции, которые совместно реализуют некоторую задачу (обычно в рамках организационной структуры). Процесс может выполняться в пределах одной организационной единицы, охватывать несколько единиц или даже несколько различных организаций.

Бизнес-процесс - логиче ски завершенная цепочка взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей.

В качестве клиента бизнес-процесса может выступать другой бизнес-процесс.

Бизнес-процессы можно классифицировать по разным признакам. Например, можно выделить:

• основные процессы - добавляющие ценность, ориентированные на производство товаров или оказание услуг, составляющих основную деятельность организации и обеспечивающих получение дохода.

• обеспечивающие процессы - не добавляющие ценность продукта или услуги для потребителя, но увеличивающие их стоимость. Они необходимы для деятельности предприятия и предназначены для поддержки выполнения основных бизнес процессов (финансовое обеспечения деятельности, обеспечение кадрами, юридическое обеспечение, администрирование, обеспечение безопасности, ремонт и техническое обслуживание и т.д.) Хотя могут быть и реальные потери.

Бизнес процессы можно также классифицировать по видам деятельности (элементам процесса): планирование деятельности; осуществление деятельности; регистрация фактической информации по выполнению процесса (учет); контроль и анализ исполнения плана; принятие управленческих решений.

Процедуры (функции) в рамках бизнес процессов выполняются по определенным бизнес-правилам (или правилам предметной области). Это способы реализации бизнес-функций в рамках бизнес-процесса, а также характеристики и условия выполнения бизнес-процесса. Типичными бизнес-правилами являются государственные законы и корпоративная политика. Бизнес-правила обычно формулируются в специальном документе.

Например:

• Правила- Факты – достоверные утверждения о бизнес-процессах, называемые также инвариантами (оплачивается доставка каждого заказа; со стоимости доставки налог с продаж не берется).

• Правила-ограничения – определяют различные ограничения на выполняемые операции:

• Управляющие воздействия и реакции на воздействия (когда заказ отменен и еще не доставлен, то его обработка завершается).

• Операционные ограничения – предусловия и постусловия (доставить заказ клиенту только при наличии адреса доставки).

• Структурные ограничения (заказ включает по крайней мере один продукт).

• Активаторы операций – правила, при определенных условиях приводящие к выполнению каких-либо действий (если срок хранения товара на складе истек, об этом надо уведомить ответственное лицо).

• Правила вывода:

• Правила-следствия – правила, устанавливающие новые факты на основе достоверности определенных условий (клиент получает положительный статус только при условии оплаты счетов в течение 30 дней).

• Вычислительные правила – различные вычисления, выполняемые с использованием математических формул и алгоритмов (цена нетто = цена продукта * (1 + процент налога / 100)).

Действия внутри бизнес-процессов могут выполняться людьми (вручную или с применением компьютерных средств или механизмов) или быть полностью автоматизированы. Общая эффективность бизнес-процесса определяется порядком выполнения действий и эффективностью работы того, кто выполняет действие.Чтобы деятельность предприятия была эффективной, бизнес-процессы должны быть эффективны и должны включать только действительно необходимые действия.

При моделировании каждый бизнес-процесс проходит процедуру описания. Описание БП – это указание входов, выходов и исполнителей. При помощи описания бизнес-процессов происходит построение бизнес-модели.

Бизнес-модель – это формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание бизнес-процессов, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

На верхних и средних уровнях модели указыв аются укрупненные логические результаты деятельности: произведенная продукция, рабочее оборудование, каждый из которых может содержать в себе группу конечных объектов.

В простейшем случае бизнес-модель может состоять из единственной диаграммы, однако на практике это вряд ли допустимо, поскольку бизнес-процессы, как правило, слишком сложны и многоаспектны.

Модель таких процессов включает следующие компоненты:

• Представления. Каждое представление отражает определенный аспект бизнес-процессов. Представление – это абстракция, отражающая конкретную точку зрения и скрывающая детали, несущественные для данной точки зрения.

• Диаграммы. Каждое представление состоит из ряда диаграмм различных типов, отражающих структурные и динамические аспекты бизнес-процессов.

• Объекты и процессы. Объекты представляют ресурсы, используемые в процессах (финансовые, материальные, человеческие, информационные).

Под моделированием понимают:

- процесс построения модели как некоего представления (образа) оригинала, отражающего наиболее важные его черты и свойства.

- это процесс исследования (анализа) функционирования системы на основе ее модели (если модель уже построена).

Цели моделирования бизнес-процессов:

• обеспечить понимание структуры организации и динамики происходящих в ней процессов;

• обеспечить понимание текущих проблем организации и возможностей их решения;

• обеспечить одинаковое понимание целей и задач организации;

• создать базу для формирования требований к ПО, автоматизирующему бизнес-процессы организации.

На основе бизнес-модели формируются требования к ПО, которые должны решать проблемы бизнеса посредством современных информационных технологий.

Модели бизнес-процессов представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение. Правильно построенная модель отвечает на ряд вопросов.

1. Какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата?

2. В какой последовательности выполняются эти процедуры?

3. Какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса?

4. Кто выполняет процедуры процесса?

5. Какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса?

6. Какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса?

7. Какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса?

8. Какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры?

9. Какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом?

Моделирование БП является важной составной частью проектов по реинжинирингу (реорганизации) бизнеса и созданию крупномасштабных систем программного обеспечения. Отсутствие таких моделей является одной из главных причин неудач многих проектов по реорганизации. На основе построенной модели мы можем судить о том, в каких местах может быть модель модифицирована (расширена, улучшена).

При этом предполагается построение моделей текущей и перспективной деятельности, а также плана и программы перехода из первого состояния во второе. Главная идея создания так называемой модели «AS-IS» (как есть) – понять, что делает и как функционирует предприятие, а модели «AS-TO-BE» (как должно быть) – что будет делать рассматриваемое предприятие и как оно будет функционировать для достижения своих целей.

Любое современное предприятие является сложной системой, его деятельность включает в себя исполнение десятков тысяч взаимовлияющих функций и операций. Человек не в состоянии понимать, как такая система функционирует в деталях – это выходит за границы его возможностей.

Построение модели бизнес-процесса и осуществление деятельности на основании данной модели обеспечивает прозрачность хода бизнес-процессов. В этом случае сам владелец бизнес-процесса (сотрудник компании, управляющий ходом бизнес-процесса и несущий ответственность за его результаты и эффективность), бизнес-аналитик, руководство и другие заинтересованные стороны будут иметь ясное представление о том, как организована работа.

Понимание хода существующих бизнес-процессов дает возможность судить об их эффективности и качестве и необходимо для разработки поддерживающей бизнес ИТ-инфраструктуры. Успешная разработка прикладных систем, обеспечивающих поддержку выполнения бизнес-процессов от начала до конца, возможна лишь тогда, когда сами процессы детально ясны.