Документирование операций по учету денежных средств

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основе которых ведется бухгалтерский учет.

В ходе изучения первичных документов ЗАО «АПК Юность» выяснили, что прием наличных денег в кассу оформляют Приходным кассовым ордером (форма №КО-1), в котором указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату. Приходный кассовый ордер (Приложение 8) заполняется в бухгалтерии и поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег в кассу плательщику выдают квитанцию за подписью главного (старшего) бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу. При получении денег из банка квитанцию к ордеру не выписывают.

Выдачу наличных денег из кассы оформляют Расходным кассовым ордером (форма №КО-2). В нем указывают: кому, на какие цели или за что выданы деньги, сумму, дату. Расходный кассовый ордер (Приложение 9) выписывает бухгалтерия, как правило, на основании заявления получателя, которое заполняется на оборотной стороне ордера. Заявление визирует, т.е. делает разрешительную надпись, руководитель предприятия. Выдачу денег по ордеру кассир удостоверяет своей подписью. Лицо, получившее деньги, также расписывается в ордере. Деньги по расходному кассовому ордеру выдают только в день его выписки. Не разрешается выдача расходного кассового ордера для получения денег из кассы на руки непосредственно получателю.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир тщательно проверяет правильность его оформления, наличие и подлинность подписей руководителя хозяйства и главного бухгалтера, наличие перечисленных в документе приложений. При несоблюдении хотя бы одного из этих требований ордер к оплате не принимается. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует от получателя предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Номер документа, место и дату его выдачи отмечают в расходном кассовом ордере. Если деньги выплачивают по доверенности, то в тексте расходного кассового ордера бухгалтерия указывают фамилию, имя и отчество лица, через которое производится выдача. Доверенность остается у кассира и прикладывается к расходному кассовому ордеру.

Все кассовые документы заполняют чернилами или пастой четко, ясно, без каких-либо помарок или исправлений. Исправления (даже оговоренные) в кассовых документах не допускаются. Приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерии нумеруют раздельно в порядковой последовательности от начала до конца года.

Деньги из кассы выдают также на основании Платежных ведомостей (Приложение 10) при выплате заработной платы (оплаты труда). Расходный кассовый ордер оформляют (или наложение штампа) на фактически выплаченную по ведомости общую сумму заработной платы (оплаты труда). Против фамилий лиц, не получивших деньги, кассир ставит штамп или делает отметку от руки «Депонировано». На титульном листе платежной ведомости делают надпись о фактически выплаченной сумме, а также о сумме, оставшейся неполученной и подлежащей депонированию.

Движение денег в кассе кассир учитывает в кассовой книге типовой формы. В ней ежедневно регистрируются все операции по поступлению и расходованию денег. По каждой операции записывают номер документа, от кого получены или кому выданы деньги и в какой сумме. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги оборотов по приходу и расходу и выводит остаток денег по кассе на следующий день.

Записи в Кассовой книге делают в двух экземплярах (через копировальную бумагу). Второй (отрывной) экземпляр кассир после выведения результатов за день передает в бухгалтерию в качестве Отчета (Приложение 11) о кассовых операциях за день. К отчету прилагаются вес поступившие в кассу за день документы. При небольшом объеме кассовых операций допускается сдача отчетов за несколько дней, но не реже одного раза в три – пять дней.

ЗАО АПК «Юность» хранит свободные денежные средства на расчетных счетах в соответствующих банках.

Средства, поступившие от заготовительных организаций за проданную продукцию и от различных организаций за выполненные работы и услуги, банк зачисляет на расчетный счет на основании документов этих организаций о перечислении долга. В ряде случаев согласно банковским правилам деньги по товарным операциям могут быть взысканы на основании распорядительных документов получателя. В этих случаях организация – получатель выписывает и сдает в банк для получателя платежа специальный документ – платежное требование. По этому документу причитающуюся сумму банк перечисляет со счета плательщика на счет предприятия – получателя.

Платежи с расчетных счетов производятся на основании распорядительных документов и по платежным документам организаций – получателей. К распорядительным документам относятся: денежные чеки, платежные поручения и др.

По Денежному чеку (Приложение 12) банк выдает с расчетного счета наличные деньги. Чек находится в чековой книжке, которую учреждение банка выдает сельскохозяйственному предприятию на основе специальных заявлений. В чековой книжке все чеки заранее пронумерованы; на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. При выписке чека на обороте обязательно указывают назначение получаемой суммы: на оплату труда, на хозяйственные расходы и др. Никакие исправления в чеках не допускаются. Все реквизиты в чеке заполняют непосредственно в хозяйстве. Не разрешается выдача кассиру оформленных подписями и печатью чистых бланков чеков для заполнения их в банке. Сумму получения в чеке обязательно пишут прописью и с заглавной буквы. Чек выписывают, как правило, на кассира; не допускается выдавать чеки на предъявителя.

По Платежному поручению (Приложение 13) банк производит безналичное перечисление средств на счет другой организации. В платежном поручении указывают: наименование получателя и адрес его банка, сумму перечисленных средств и вид платежа. Все распорядительные документы выписывает хозяйство и предъявляет их в учреждение банка. На основании этих документов банк перечисляет средства со счета.

В целом первичный учет денежных средств на предприятии организован в соответствии с требованиями действующего законодательства, но мы выявили и недостатки. Все приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до подачи в кассу должны регистрироваться в бухгалтерии в специальном Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО – 3). Данный журнал на предприятии не ведется. Журнал, как правило, открывают раздельно на приходные и расходные кассовые документы.

Также грубым нарушением является то, что на документах, приложенных к приходным и расходным кассовым ордерам, после их исполнения кассир не ставит специальный штамп ил надпись: «Получено» - на приходных документах и «Оплачено» - на расходных документах с указанием даты (число, месяц, год).