2020-01-14
63
4.Программный продукт «1С: Предприятие 7.7»
Функционирование системы делится на два процесса:
- настройка (конфигурирование);
- непосредственная работа пользователя по ведению учёта или выполнению расчётов.
На первом этапе выполняется настройка различных режимов системы в соответствии с особенностями конкретного предприятия. При этом определяется структура и свойства справочников и документов, описываются формы и алгоритмы построения отчётов, настраивается ведение синтетического и аналитического, количественного и валютного учёта.
Возможности системы позволяют организовать:
- учёт по нескольким фирмам и складам;
- учёт товара в различных единицах измерения, денежных средств – в различных валютах;
- получение разнообразной отчётной и аналитической информации о финансовых и товарных движениях.
На этапе конфигурирования возможно создание нескольких пользовательских интерфейсов для различных типов пользователей (менеджеров, бухгалтеров, кадровиков и т.д.).
Базовые понятия системы.
Константы служат для хранения условно-постоянной информации: об организации, величинах налогов и сборов, минимальном размере з/платы, элементах учётной политики (способ оценки МПЗ, учёт НДС..).
Рабочий план счетов (настройка).
Справочники предназначены для поддержания внутрифирменных или общих классификаторов (списки ОС, НА, МПЗ, товаров, сотрудников).
Работа со справочниками – просмотр и редактирование.
Система позволяет организовать многоуровневые справочники (до 10 уровней вложенности) – для детализации информации и ведения многоуровневого аналитического учёта по счетам.
Существующий механизм поддержки справочников связывает между собой элементы различных справочников (организации и договора с ними, товары и единицы их измерения..)
Возможен просмотр истории значения реквизита справочника (курс ЦБ), реорганизация – перенос существующих элементов из одной группы справочника в другую.
Документы служат для отражения всех событий на предприятии, управления расчётами и данными. Набор документов совпадает с набором реальных первичных документов, используемых в организациях (платёжное поручение, счёт, приходная и расходная накладная, кассовый ордер и т.д.)
Каждый документ имеет экранную и печатную форму.
Важное свойство документа – его возможность автоматически формировать бухгалтерскую операцию.
Документы сохраняются в журналах. В процессе конфигурации системы, возможно определить для каждого вида документа наименование журнала, в котором будет осуществляться работа, и создание журналов, в которых будут отображаться все документы. Один и тот же документ может отражаться в нескольких журналах.
Порядок расположения записей в журнале:
- записи упорядочены по дате;
- внутри даты – по времени документа;
- при одинаковой дате и времени – по порядку ввода в систему
/для упорядочивания внутри даты – указывают время записи документа/.
Механизм отбора журналов настроен в конфигурации («по складу», «по контрагенту»).
Система имеет возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида – механизм «ввода на основании» (счёт – расх. накладная – счёт-фактура).
Существует возможность создания подчинённых документов, которая позволяет организовать цепочки взаимосвязанных документов по подчинённости (счёт, затем информация о платёжном поручении – ссылка на счёт; накладная – ссылка на счёт…) На экране – список всех подчинённых счёту документов для просмотра и редактирования.
Отчёты используются для получения итоговой, сводной или детальной информации.
Количество и состав отчётов определяется при конфигурировании системы (форма и алгоритм).
Важная особенность отчётов - возможность получения детализации (расшифровки) информации, т.е. автоматическое построение других отчётов, «раскрывающих» какие-либо данные этого отчёта.
«Монитор пользователей» -просмотр активных пользователей системы (on-line).
Получение информации – история работы пользователей (определение причин состояния объектов информации – кто и когда изменил документ).
Компоненты – регистры для анализа и движения средств. Изменяются документами при их проведении, данные регистров используются системой при построении отчётов о наличии и движении средств.
Регистры – многомерные таблицы хранения остатков и оборотов по тем или иным ресурсам («товарный запас» - отражается количество на складах).
Точка актуальности – соответствует текущему моменту (работа в реальном времени) – проведение документов в момент совершения хозяйственной операции (для контроля правильности, например, наличие товара на складе).
Возможна принудительная установка ТА.
5.Программный продукт «1С: Предприятие 8.0»
Расширение спектра решаемых задач.
Возможности использования программного продукта для решения таких задач, как управление предприятием, маркетинг, бюджетирование.
Новая модель бухучёта.
Возможность эффективной реализации разнообразных способов учёта, в том числе западного; ведения «трёхвалютного» учёта, параллельного учёта нескольких количественных показателей.
Удобство и надёжность.
Улучшились эксплуатационные характеристики системы при одновременной работе большого числа пользователей. Исключены ситуации, когда для требовалась установка монопольного режима работы.
6.Системы автоматизации бюджетирования предприятий.
АСБ – электронная финансовая модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов.
Модель позволяет не только планировать потоки средств по каждому центру ответственности и сравнивать их с фактическими данными, но и проводить анализ показателей.
Любая АСБ должна состоять из следующих функциональных блоков:
- системы бюджетов;
- средств для работы с системой бюджетов;
- средств для организации коллективной работы;
- средств для перевода данных из одной учётной системы в другую.
На что обращают внимание, выбирая систему бюджетирования:
1.Позволяет ли система составлять, анализировать и контролировать бюджеты. Все составляющие бюджета должны быть сведены в общую модель, весьма сложную. При этом работа всех бюджетов должна быть синхронизирована.
2.Позволяет ли система одновременно работать нескольким сотрудникам над подготовкой, утверждением, контролем за исполнением и корректировкой бюджетов.
3.Можно ли осуществить импорт данных в АСБ из имеющихся на предприятии учётных систем, а также сравнить плановые и фактические показатели.
4.Есть ли в системе возможности для анализа данных, анализа по принципу «если – то», то есть составления прогнозов при первоначально заданных условиях.
5.Есть ли возможность самостоятельной настройки системы.
6.Устойчива ли система к взлому, обладает ли она возможностями защиты всей информации.
7.Какова масштабируемость системы, т.е. её способность работать без снижения производительности в большем количестве подразделений компании, с большими базами данных по сравнению с заданными.
В качестве простейшей и наиболее дешёвой АСБ часто используется программа Microsoft Excel (позволяет вводить любые формулы; строить практически любые взаимосвязи и прогнозы; импортировать информацию из большинства учётных систем).
Недостатки: сложно работать коллективно, для каждого варианта бюджета – собственный файл; консолидировать данные - вручную; доступность данных; низкая производительность.
На российском рынке на сегодняшний день более десятка АСБ как отечественных, так и иностранных производителей.
Отечественные:
- Система «1С: Финансовое планирование»;
- Система «Инталев» (С-Петербург) хорошо интегрирована с «1С»;
- Система ALVA компании «Руссо-МС» создана для работы с ERP-системой Navision.
Западные:
- Oracle Financial Analyzer (OFA);
- Hyperion Pillar;
- Adaytum e.Planning Analyst;
- EPS Prophix Budgets (and Enterprise);
- Comshare MPS.
7.Организация управленческого учёта в «1 С».
Сбор информации.
Три основных варианта сбора и обработки информации в программе «1С».
Первый вариант.
Данные управленческого и бухгалтерского учёта собираются и вносятся в соответствующие базы отдельно. Никаких проблем с сопоставлением данных не возникает, т.к. нет необходимости. Но данный вариант очень трудоёмок.
Второй вариант.
Данные управленческого учёта получают путём преобразования данных бухгалтерского учёта. Бухгалтерскую информацию при необходимости дополняют.
Третий вариант.
Данные бухгалтерского учёта получают из данных управленческого учёта. Ведётся параллельный раздельный учёт операций, которые в данных системах учёта различаются по содержанию.
Первый вариант чаще всего применяется в средних и мелких компаниях, где управленческим учётом занимается непосредственно финансовый директор.
При втором и третьем вариантах рабочий план счетов дополняется субсчетами и аналитическими признаками для учёта операций управленческого учёта. В такой ситуации вводить основную массу данных можно однократно, а затем путём выборки создавать требуемые бухгалтерские и управленческие отчёты.
Дополнение данных учётной системы.
Существуют проблемы совмещения двух типов учёта. Например, трудно организовать учёт нефинансовых показателей (количество посадочных мест на 1 кв.м. площади, процент брака на одного сотрудника и т.д.). Для учёта нефинансовых показателей параллельно используется программа Excel. Часть данных выгружается в программу управленческого учёта из программы бухгалтерского учёта, часть вводится вручную из Excel.
Ещё одна проблема – учёт расчётов между центрами ответственности в рамках одного юридического лица. Решается с помощью дополнительных настроек.
Сопоставление плановых и фактических данных.
Отслеживать выполнение плана можно ежедневно. Ведение оперативного анализа отклонений фактических показателей от плановых возможно при условии, что Большая часть данных вносится в систему на основании операций, информацию о которых вводят исполнители на местах, а не исходя из первичных документов, поступивших в бухгалтерию. При этом на момент вода операции информация о ней может быть не подтверждена документально (актуально при ведении контроля за денежными средствами, данные вводятся из платёжных поручений, служебных записок и т.д.).
Анализ информации.
Происходит с помощью инструментов специализированного модуля программы управленческого учёта и, дополнительно (при необходимости), в Excel.
Возможности гибкого анализа данных прошлых периодов в «1С: Бухгалтерия» ограничены: нельзя автоматически сформировать отчёт, содержащий данные конкретной статьи затрат за несколько периодов; количество аналитических признаков в стандартной системе равно 4, а при дополнительной настройке их число можно увеличить только до 10 (в специализированных программах – от 12 и более).
