Служебная документация для внешнего пользования: деловое письмо (просьба, отказ в просьбе, приглашение, благодарность, подтверждение)

Документы для внешнего пользования часто называют деловыми (официальными, коммерческими) письмами. Они служат важнейшим средством связи данной организации (предприятия, учреждения) с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали намечающейся сделки, предъявляют претензии и т.д.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию, стиль, даже их внешнее оформление.

1) государственный герб (для бланков государственных организаций;

2) эмблема организации;

3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки);

4) код документа по ОКУД;

5) наименование организации (полное и/или сокращенное);

6) почтовый и телеграфный адреса;

7) номер телефона;

8) номер факса, телетайпа, электронной почты (E-mail), адрес в Интернет;

9) номер расчетного счета в банке;

10) дата составления письма;

11) индекс документа;

12) ссылка на индекс и дату получения входящего документа;

13) адресат;

14) заголовок к тексту,

15) текст;

16) подпись;

17) фамилия и номер телефона исполнителя.

Деловое письмо - это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Письмо-просьба актуально в тех случаях, когда его автору необходимо получить от других лиц какую-либо информацию, документы, совершить сделку или иные действия делового характера. Оно может быть направлено как на имя конкретного лица (руководитель, директор, начальник отдела и пр.), так и в адрес всей организации в целом. Ваша просьба о помощи должна соответствовать общепринятым в деловой переписке правилам.

Письмо приглашение — это некоммерческое деловое письмо, относящееся к одному из видов писем уведомлений. Письменное приглашение будет являться для получателя письма напоминанием не забыть о вашем мероприятии — о времени и месте мероприятия, на которое вы пригласили его.

Благодарственные письма – особая разновидность проявления корпоративной культуры. Такие письма широко используют организации, как в виде поощрений за результат работы подчиненных, так и для выражения признательности за сотрудничество партнерам по бизнесу, клиентам и другим предприятиям.

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

· своем согласии на заключение договора;

· рассмотрении какого-либо вопроса;

· принятии решения;

· получении документов, товара, денег и т.д.

21. Научный стиль. Общая характеристика научного стиля, его особенности. Подстили научного стиля. Жанры научного стиля.

Научный стиль – один из функциональных стилей литературного языка, который обслуживает научную сферу общественной деятельности. Его также называют научнопрофессиональным стилем.

Научный стиль имеет ряд общих черт, проявляющихся независимо от характера определённых наук (естественных, точных, гуманитарных) и различий между жанрами высказывания (монография, статья, доклад, учебник, курсовая работа и т. д.), что даёт возможность говорить о специфике стиля в целом. Вместе с тем вполне естественно, что, например, тексты по физике, химии, математике заметно отличаются по характеру изложения от текстов по филологии или истории.

Научный стиль характеризуется логической последовательностью изложения, упорядоченной системой связи между частями высказывания, стремлением авторов к точности, сжатости, однозначности при сохранении насыщенности содержания. Имеет признаки:

1. логичность — это, по возможности, наличие смысловых связей между последовательными единицами (блоками) текста.

2. последовательностью обладает только такой текст, в котором выводы вытекают из содержания, они непротиворечивы, текст разбит на отдельные смысловые отрезки, отражающие движение мысли от частного к общему или от общего к частному.

3. ясность, как качество научной речи, предполагает понятность, доступность.

Подстиль – это разновидность того или иного языкового стиля, обслуживающая одну из частных сфер деятельности человека в рамках одной общей.

1. Собственно-научный. Адресат этого стиля — учёный, специалист. Целью стиля можно назвать выявление и описание новых фактов, закономерностей, открытий. Характерен для диссертаций, монографий, авторефератов, научных статей, научных докладов, тезисов, научных рецензий и т. д.

Пример: «Ритмика экспрессивной речи ни в одном языке и ни при каких условиях не может оказаться тождественной ритмической организации нейтральной речи. Увеличение числа пауз и их протяжённости, неустойчивый темп, эмфатические ударения, специфическая сегментация, более контрастная мелодика, удлинение сонантов, шипящих, затянутая выдержка смычки у взрывных, волюнтативная растяжка гласных, влияющие на соотношение длительности ударного и безударного слогов в ритмогруппе, нарушают господствующие в языке ритмические тенденции (Т. Поплавская)».

2. Учебно-научный. Работы в данном стиле адресованы учащимся, с целью обучить, описать факты, необходимые для овладения материалом, поэтому факты, изложенные в тексте, и примеры приводятся типовые. Обязательным является описание «от общего к частному», строгая классификация, активное введение и использование специальных терминов. Характерен для учебников, учебных пособий, лекций и т. д.

Пример: «Ботаника — наука о растениях. Название этой науки происходит от греческого слова „ботане“, что значит „зелень, трава, растение“. Ботаника изучает жизнь растений, их внутреннее и внешнее строение, распространение растений на поверхности земного шара, взаимосвязь растений с окружающей природой и друг с другом (В. Корчагина)».

3. Научно-популярный. Аудитория при таком стиле обычно не имеет специальных знаний в данной области. Ю. А. Сорокин указывает, что особенностью ноучно-популярного стиля является упрощенный характер изложения и возможное использование эмоционально-экспрессивных средств речи. Целью стиля является ознакомление с описываемыми явлениями и фактами. Употребление цифр и специальных терминов минимально (каждый из них подробно поясняется). Особенностями стиля являются: относительная лёгкость чтения, использование сравнения с привычными явлениями и предметами, значительные упрощения, рассматривание частных явлений без общего обзора и классификации. Стиль характерен для научно-популярных журналов и книг, детских энциклопедий, сообщений «научного характера» в СМИ. Это наиболее свободный подстиль, и он может варьироваться от газетных рубрик «историческая/техническая справка» или «это интересно» до научно-популярных книг, близких по формату и содержанию к учебникам (научно-учебному стилю).

Жанры текстов научного стиля: первичный, вторичный; письменный, устный; со свободной (мягкой) структурой, с жестко фиксированной структурой.

К первичным жанрам научного стиля относятся тексты, созданные автором впервые (монография, диссертация, статья и т.д.). Вторичные тексты – это тексты, составленные на основе имеющихся опорных текстов, чаще всего оригинальных, первичных, текстов (реферат, автореферат, конспект, тезисы, аннотация и т.д.).

К письменным жанрам научного стиля относятся тексты научного стиля, представленные в графической форме (диссертация, учебник, словарь и др.). Научный стиль реализуется преимущественно в письменной форме речи, но в условиях все возрастающих научных контактов, в связи с ростом значимости науки в современном обществе возрастает роль устной научной речи (лекция, доклад).

Тексты со свободной, «мягкой» структурой типичны для значительного количества произведений научной литературы (статьи, монографии, тезисы и др.), хотя эта степень свободы относительна, она может варьироваться (в сторону большей или меньшей «жесткости») в зависимости от разновидности. К текстам с жестко фиксированной («жесткой») структурой можно отнести тексты замкнутых, стандартных жанров, строго оформленные в соответствии с определенными требованиями (аннотация, рецензия, отзыв и др.).