Основные направления совершенствования организации учета расчетов по оплате труда

Ежедневно главный бухгалтер сталкивается со множеством проблем, связанных с работой его подразделения. Самые распространенные факторы, которые снижают эффективность работы бухгалтерии:

- неритмичность работы (авралы);

- ошибки в документах, получаемых от работников и контрагентов;

- несвоевременное поступление документов в бухгалтерию;

- перегруженность работой, нехватка сотрудников.

Продуктивность работы бухгалтерии тем выше, чем ниже себестоимость активов, которые она производит. А они подразделяются на две основные категории: текущие и инвестиционные продукты.

К последним относятся технические задания для отдела автоматизации, отслеживание новостей в законодательстве, обучение сотрудников необходимым навыкам, чтение и правка документов, доработка учетной политики и т.д. Созданием подобных продуктов занимается сам главный бухгалтер, а также в некоторой степени старшие бухгалтеры.

Что касается текущих активов, то их производство – это менее квалифицированная работа. Она включает в себя внесение информации в базу данных, формирование проводок, ведение архива и первички, получение подписей на документы и т.д.

Задача главного бухгалтера – определить себестоимость этих создаваемых бухгалтерией активов. Кстати, при сравнительном анализе себестоимости может выясниться, что создание какого-либо продукта в другом подразделении обходится организации дешевле. Естественно, что в этом случае наиболее логично будет передать часть функций бухгалтерии другим отделам.

Например, создание такого продукта, как внесение в базу данных сведений о начисленной сдельной зарплате выгоднее производить в цехах завода, непосредственно в местах возникновения затрат труда. Во-первых, база будет обновляться более оперативно, во-вторых, специального бухгалтерского образования для этих действий не требуется. К тому же цеха в любом случае ведут учет начисленной сдельной зарплаты по каждому рабочему. И таким образом, дублирование этой работы информационным вычислительным центром будет исключено без потери качества.

Нелишним будет вспомнить такое понятие, как «научная организация труда». Часть ее принципов планирования рабочего времени, отлаженных еще на советских предприятиях, сегодня называют тайм-менеджментом. Например, такие инструменты организации труда, как нормирование и хронометраж рабочего времени.

Идея нормирования труда вообще (и счетных работников в частности) не нова. Одна из последних рекомендаций государственного уровня на эту тему была утверждена постановлением Минтруда России от 26 сентября 1995 г. № 56. Документ называется «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях». Он дает руководителю представление, сколько времени в течение дня уходит у бухгалтера на выполнение различных операций.

Нормативы нужно установить на каждую функцию, которую выполняет бухгалтерия. Довольно проблематичным представляется нормирование производства инвестиционных продуктов, о которых уже упоминалось выше. Но здесь прослеживается следующая закономерность: на написание одного листа формата А4 инструкции, технического задания или, допустим, ответа на вопрос у квалифицированного главного бухгалтера должен уходить один час.

Гораздо проще дело обстоит с нормированием текущих продуктов, генерируемых бухгалтерией. Они, как правило, нормируются в штуках. Например, столько-то листков нетрудоспособности бухгалтер оформляет за час рабочего времени. Они в значительной степени зависят от той информационной системы, которая используется в организации. Замечено, что в день бухгалтер может забивать примерно 300-400 проводок.

После того как нормативы на каждую функцию будут установлены, следует начать вести хронометраж рабочего времени сотрудников. Процедура заключается в том, что в специальной таблице фиксируется время окончания каждого действия, которое сотрудник совершает в течение дня. Хронометраж своего рабочего времени может вести как сам бухгалтер, так и независимый наблюдатель. Если сотрудник проводит хронометраж самостоятельно, то это занимает примерно 15 минут его рабочего времени суммарно за день.

Этот способ позволит главному бухгалтеру получить представление, как складывается рабочий день его сотрудников.

На исследуемом предприятии ОАО «Утес» записей в течение дня много. Это плохой признак. Он означает, что бухгалтера часто отвлекают и он не имеет возможности сконцентрироваться на своей работе.

Один из способов, чтобы сделать работу бухгалтерии более эффективной, - назначение «дежурного» бухгалтера. Именно ему придется в течение, например, завтрашнего дня отвечать на вопросы сотрудников других подразделений. В ОАО «Утес» поступили следующим образом: ввели так называемые приемные часы. Теперь все знают, что в бухгалтерию за справками о средней заработной плате, документами на получение денег в кассе, с уточняющими вопросами можно обратиться с 13 до 16 часов.

На примере бухгалтерии в целях устранения нерационального использования рабочего времени при подписании документов, получении материальных ценной работниками завода нелишним будет проанализировать график распорядка рабочего времени главных специалистов, руководителей подразделений.

Кроме того, высокооплачиваемых сотрудников нужно освободить от неквалифицированной работы. Нужно активно применять разделение труда, привлекая для ее выполнения младших сотрудников. Главный бухгалтер массу времени тратит на поездки в налоговую инспекцию. При этом он фактически выполняет функции простого курьера, чей труд гораздо дешевле. Таких ситуаций быть не должно, поскольку для организации это прямые убытки.

После знакомства с действующей системой бухгалтерского учета на ОАО «Утес» попробуем проверить правильность ведения бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда на данном предприятии (см. таблицу 6).

Таблица 6 - Перечень вопросов-тестов для проверки состояния учета расчетов с персоналом по оплате труда