Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда

Расчеты с рабочими и служащими по заработной плате осуществляются центральной бухгалтерией предприятия с помощью машиносчетной станции.

Начисление заработной платы за весь расчетный период производится на основании данных первичных документов по учету выработки или выполненных работ, фактически проработанного времени, служебных записок на доплаты и других документов. Одновременно производится подсчет всякого рода удержаний, и таким образом определяются суммы, подлежащие выдаче работнику на руки. А также подсчитывается общий фонд заработной платы по предприятию в целом и по категориям работающих.

Как элемент издержек производства и обращения оплата труда должна быть отнесена на соответствующие счета затрат в зависимости от характера использованного в организации труда. Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет пассивный. По кредиту счета отражают начисленную работникам заработную плату, премии, причитающиеся суммы за период отпусков, выплаты по листкам нетрудоспособности и другие выплаты и доплаты. По дебету – удержанные и выплаченные работникам суммы. Сальдо этого счета кредитовое и показывает задолженность предприятия перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным выплатам.

Схема обработки информации по учету оплаты труда в ОАО «Утес» приведена в приложении М.

Аналитический учет расчетов по оплате труда и начислению заработной платы осуществляется по следующим основным направлениям:

- по каждому ра6отнику независимо от времени его работы на предприятии;

- по видам начислений;

- по источникам выплат;

- по структурным подразделениям;

- по видам выпускаемой продукции, оказываемых услуг, выполняемых работ.

На рабочем месте расчетчика основным направлением аналитического учета является организация учета начислений по каждому конкретному работнику.

В настоящее время в организациях используются три варианта организации такого аналитического учета: по расчетно-платежным ведомостям, раздельно по расчетным и платежным ведомостям и по составленным машинным способом листкам «Расчет заработной платы» (начислено, удержано и к выдаче), на основании которых заполняется платежная ведомость для выдачи заработной платы.

Первые два варианта используются в условиях ручной обработки документации, а последний – в условиях автоматизации учета.

В ОАО «Утес» используется последний вариант учета.

Расчетные листки выдаются после обработки всех первичных документов по учету выработки и оплаты труда ежемесячно каждому работнику. Для примера рассмотрим расчетный листок Гавриковой Л.Ю. за январь 2005 г. на рис. 1:

 

Рисунок 1 – Расчетный листок работника ОАО «Утес»

 

Для удобства расчета средней заработной платы отдельных работников (для определения сумм пособий за время отпуска и др.) на каждого работника открывают лицевой счет (приведенный в приложении Н), где отражают сведения о времени поступления на завод, в качестве кого и в какое структурное подразделение поступил работник и т.п. В лицевой счет вкладываются расчетные листки, а также первичные документы по учету численности рабочих и служащих и их движения (приказы (распоряжения) о приеме, увольнении или переводе на другую работу).

Выдачу заработной платы осуществляют непосредственно в цехах выделенными для этого работниками, подотчетными кассиру, по платежным ведомостям (см. приложение П). В платежной ведомости содержатся только показатели, связанные с выдачей заработной платы на руки: табельный номер, фамилия, имя, отчество, сумма к выдаче, расписка в получении.

Для выплаты заработной платы из кассы установлены жесткие сроки – три дня с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка. В эти дни разрешается хранить наличность в кассе сверх установленного лимита.

Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против фамилии работника специальным штампом или от руки делается отметка «депонировано».

Субсчет «Расчеты по депонированной зарплате» 7640 синтетического счета Расчетов с разными дебиторами и кредиторами служит для учета сумм не выплаченной вследствие неявки получателя (болезнь, командировки) заработной платы. Таким образом, неполученные суммы перечисляют со счета Расчетов с персоналом по оплате труда на указанный субсчет.

На лицевой стороне платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываются суммы выданной наличными и депонированной заработной платы.

Выплата отпускных и расчета при увольнении оформляется расходным кассовым ордером (приложение Р).

Начисление заработной платы и других видов выплат отражается по кредиту счета 70, что показано в таблице 3.

Таблица 3 – Мемориальный ордер № 41 за январь 2005 г.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, р.
1. Начислена заработная плата работникам основного производства	20	70	5 943 161-26
2. Начислена заработная плата работникам вспомогательных производств	23	70	2 272 203-44
3. Начислена заработная плата работни-кам цеховых служб, а также занятым обслуживанием машин, механизмов и т.п.	25	70	4 104 541-09
4. Начислена заработная плата управленческому персоналу	26	70	4 468 363-74
5. Начислена заработная плата работникам столовой ОАО «Утес»	29	70	88 536-97
6. Начислена заработная плата работникам магазинов ОАО «Утес»	44	70	427 055-62
7. Начислены пособия по временной нетрудоспособности	69	70	290 619-99
8. Начислена заработная плата работникам ЖКО	79	70	139 489-91
9. Расходы, не принимаемые в целях налогообложения; материальная помощь	91	70	97 371-99
ИТОГО:			17 831 344-01

 

Распределение затрат на оплату труда по направлениям затрат и счетам производится ежемесячно на основании первичных документов: нарядов, рапортов, ведомостей выработки и др. По этим документам, сгруппированным в зависимости от направления расходования средств на оплату труда, составляют табуляграмму – ведомость распределения начисленной заработной платы по направлениям затрат по заводу (приложение Т) и в разрезе структурных подразделений (приложение С), а также в разрезе балансовых счетов по заводу (приложение У).

Обобщение других показателей (по категориям работников и видам оплат) также осуществляют автоматически в соответствующих табуляграммах как по структурным подразделениям (приложение Ф), так и по заводу в целом (приложение Х).

На основании вышеперечисленных табуляграмм в производственном секторе центральной бухгалтерии даются проводки (мемориальный ордер № 41, таблица 3) по начислению заработной платы и производству отчислений на социальное страхование с заработной платы.

В трудовом законодательстве Российской Федерации предусмотрено несколько видов освобождения работника от работы с сохранением за ним места работы (должности):

а) с сохранением средней заработной платы -

1) ежегодный очередной отпуск (ст. 114 ТК РФ),

2) выполнение государственных и общественных обязанностей в рабочее время (ст. 171, 172 ТК РФ),

3) при направлении в служебные командировки (ст. 167 ТК РФ) и т.д.;

б) с частичным сохранением средней заработной платы -

1) учебный отпуск (ст. 173,174, 175, 176 ТК РФ),

2) оплата времени простоя по вине работодателя, если работник в письменной форме предупредил работодателя о начале простоя (оплачивается в размере 2/3 средней заработной платы работника) (ст. 157 ТК РФ) и т.д.;

в) без сохранения заработной платы -

1) отпуск работникам, допущенным к вступительным экзаменам в высшие и средние специальные учебные заведения (ст. 173, 174 ТК РФ),

2) дополнительный отпуск лицам, осуществляющим уход за детьми в соответствии со статьей 263 ТК РФ и т.д.

Кроме того, средний заработок рассчитывается и при выплате пособия по нетрудоспособности или беременности и родам.

Во всех случаях, кроме отпусков, средний заработок рассчитывается одинаково. Нужно сложить суммы, которые были начислены работнику за предыдущие 12 месяцев, и разделить результат на число дней, отработанных за этот период. Этот порядок установлен статьей 139 Трудового кодекса РФ.

В расчет среднего заработка входят: заработная плата, премии, надбавки и доплаты к должностным окладам за квалификационный разряд, выслугу лет, ученую степень или звание, совмещение профессий, руководство бригадой и т.д., а также те начисления, которые предусмотрены системой оплаты труда, установленной на предприятии.

Премии можно разделить на два вида – ежемесячные и те, которые выплачиваются за определенный период. Ежемесячные включаются в доход каждого месяца полностью. А премии за период учитываются только в доле, приходящейся на каждый конкретный месяц.

Кроме того, нужно учитывать, что если расчетный период отработан не полностью, то начисленные премии и вознаграждения учитывают пропорционально отработанному времени.

Для получения права на отпуск работник должен находится в трудовых правоотношениях с работодателем.

Работникам предоставляются:

- ежегодный основной оплачиваемый отпуск;

- ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска;

- отпуска без сохранения заработной платы;

- учебные отпуска.

Право трудящихся на отпуск закреплено статьей 37 Конституции РФ: «Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется оплачиваемый ежегодный отпуск». Это право подтверждено статьей 115 Трудового кодекса РФ.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней предоставляется работникам всех организаций, независимо от формы собственности и метода хозяйствования и предназначен для отдыха и восстановления сил работников. В период отпуска сохраняется место работы и средний заработок.

По общему правилу средний заработок для расчета отпускных исчисляют за три календарных месяца, предшествующие отпуску (ст. 139 Трудового кодекса РФ). Для этого сначала определяют среднедневной заработок: зарплату, начисленную в расчетном периоде, делят на 3 и на среднемесячное число календарных дней – 29,6. А затем полученный результат умножают на количество дней отпуска. Но так поступают, когда до своего отдыха сотрудник полностью отработал последние три месяца. А вот когда человек появлялся на службе не все дни расчетного периода, перед бухгалтером встает проблема с расчетом отпускных.

Чтобы решить эту задачу, достаточно заглянуть в пункты 9 и 10 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2003 г. № 213. Там сказано, что если расчетный период отработан не полностью, то надо использовать формулу (1):

 

Зср = Зпл: (29,6 × М + К),                                        (1)

 

где Зср – среднедневной заработок в периоде, который отработан не полностью;

Зпл – заработная плата сотрудника, начисленная в расчетном периоде;

М – количество месяцев, полностью отработанных в расчетном периоде;

К – количество календарных дней, приходящихся на не полностью отработан-ные месяцы расчетного периода.

Кстати, последний показатель в данной формуле определяют по-особому. Для этого число отработанных сотрудником дней по календарю пятидневной рабочей недели нужно умножить на коэффициент 1,4. Этот коэффициент применяется и для шестидневной рабочей недели.

Например, нормировщик Гаврикова Л.Ю. уходит в учебный отпуск 15 января 2005 года, и продолжительность ее отпуска составляет 119 календарных дней (см. приложение Ц).

Расчет отпускных начинаем с определения расчетного периода. В расчетный период, за который исчисляется средний заработок, вошли октябрь, ноябрь и декабрь 2004 года. Все три месяца отработаны полностью.

Заработная плата за октябрь, ноябрь и декабрь 2004 года равна:

4739-79 р. + 6202-44 р. + 6287-36 р. = 17229-59 р.

Среднедневной заработок работника составляет:

17229-59 р.: 3 мес.: 29,6 = 194-03 р.

За январь отпускные начислят в размере:

194-03 р. × 17 дн. = 3298-51 р.

Средний заработок работника, у которого в расчетном периоде есть месяцы, когда он не работал ни одного дня, и есть месяцы, которые отработаны частично, определяется следующим образом. Чтобы рассчитать средний заработок, нужно сложить выплаты, начисленные за те месяцы расчетного периода, в которых человек работал. А затем разделить это значение на сумму календарных дней, которые приходятся на каждый отработанный месяц расчетного периода (при этом, если месяц отработан полностью, количество календарных дней берется 29,6).

Начисление суммы отпускных работнику отражается в бухгалтерском учете по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в данном случае в корреспонденции со счетом 25 «Общепроизводственные расходы» - на сумму отпускных, начисленных за дни отпуска, приходящиеся на отчетный месяц 3298,51 р.; а также может быть в корреспонденции со счетом 97 «Расходы будущих периодов» - на сумму отпускных, начисленных за оставшиеся дни отпуска. В следующем отчетном месяце суммы, учтенные на счете 97 «Расходы будущих периодов», списываются в дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы». Но в данном случае бухгалтер будет производить начисление отпускных ежемесячно.

В соответствии с подпунктом 6 пункта 1 статьи 208 и пунктом 1 статьи 209 Налогового кодекса РФ вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей (в том числе оплата отпусков) признается объектом налогообложения по налогу на доходы физических лиц. Согласно пункту 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ организация, от которой работник получил доход, обязана исчислить, удержать и уплатить сумму налога на доходы физических лиц. При этом налогообложение производится по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Начисление налога на доходы физических лиц отражается в бухгалтерском учете согласно Плану счетов по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» в сумме (3298-51 р. – 400-00 р.) × 13%: 100% = 377 р.

Кроме того, суммы оплаты отпусков признаются объектом налогообложения по единому социальному налогу (ЕСН) у организации-работодателя на основании пункта 1 статьи 236 Налогового кодекса РФ. Для учета расчетов по ЕСН Планом счетов предназначен счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

В соответствии с Федеральным законом от 24.07.1998 г. № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» организация начисляет с суммы заработной платы (в том числе оплаты отпусков) работников взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (страховые взносы). Начисление и уплата страховых взносов производится по страховым тарифам, которые устанавливаются ежегодно соответствующим федеральным законом. Страхователь ОАО «Утес» относится к 12 классу профессионального риска (страховой тариф 1,5%). В бухгалтерском учете начисление страховых взносов отражается по кредиту счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», на отдельном субсчете.

Для целей налогообложения прибыли суммы отпускных, а также начисленные с них суммы ЕСН и страховых взносов, относятся на себестоимость продукции (работ, услуг).

Все работники подлежат обязательному государственному социальному страхованию (ст. 22 ТК РФ).

За счет средств государственного социального страхования работники, а в соответствующих случаях и члены их семей обеспечиваются:

- пособиями по временной нетрудоспособности;

- пособиями по беременности и родам и единовременными пособиями за постановку на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

- пособиями при рождении ребенка;

- пособиями при усыновлении ребенка;

- пособиями по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет;

- оплатой дополнительных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства до достижения ими возраста 18 лет;

- оплата отпуска (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно в связи с предоставлением страховщиком застрахованному путевки на санаторно-курортное лечение вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания.

В случае смерти работника или члена его семьи за счет средств государственного социального страхования выдается пособие на погребение.

Основанием для выплаты пособия служит листок нетрудоспособности (больничный лист), выданный лечащим учреждением.

Пособие по временной нетрудоспособности вследствие трудового увечья и профессионального заболевания выдается в размере полного заработка, а в остальных случаях в размере от 60 до 100 процентов заработка в зависимости от продолжительности непрерывного трудового стажа (см. таблицу 4), числа несовершеннолетних детей-иждевенцев и других обстоятельств.

Таблица 4 - Размер пособия по временной нетрудоспособности в зависимости от непрерывного стажа работы

Непрерывный трудовой стаж	Размер пособия по временной нетрудоспособности
до 5 лет	60% заработка
от 5 до 8 лет	80% заработка
свыше 8 лет	100% заработка

 

Пособие по беременности и родам выдается в размере 100% заработка.

Частью первой статьи 8 Федерального закона от 29.12.2004 г. № 202-ФЗ установлено, что в 2005 году до принятия федерального закона об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности, в связи с материнством и на случай смерти пособие по временной нетрудоспособности вследствие заболевания или травмы (за исключением несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) выплачивается застрахованному за первые два дня нетрудоспособности за счет средств работодателя, а с третьего дня временной нетрудоспособности – за счет средств Фонда. В таком же порядке выплачивается пособие по временной нетрудоспособности при бытовой травме.

Что касается пособий по временной нетрудоспособности в связи с необходимостью ухода за заболевшим членом семьи или ребенком, при карантине, если работник был отстранен от работы вследствие заразного заболевания лиц, окружающих его, и других случаях, определенных нормативными актами и не являющихся заболеваниями, а также в связи с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием, отпуском по беременности и родам, то пособие выплачивается с 1 дня наступления страхового случая за счет средств Фонда социального страхования РФ.

Согласно пункту 2 статьи 8 Федерального закона от 29.12.2004 г. № 202-ФЗ максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности и максимальный размер пособия по беременности и родам за полный календарный месяц не могут превышать 12480 руб.

Пособие по временной нетрудоспособности рассчитывают исходя из средней заработной платы работника за последние 12 календарных месяцев до наступления месяца болезни. Правда, при условии, что в этом периоде человек отработал не меньше трех месяцев.

При этом где человек трудился в течение этих 12 месяцев – на нашем предприятии или в другой организации, - значения не имеет. Однако если работник отработал на заводе менее трех месяцев, то надо посмотреть его трудовую книжку или потребовать от него копию трудового договора со старого места работы.

Трехмесячный период фактической работы определяют в календарных, а не в рабочих днях. Считать пособие исходя из среднего заработка можно, если в общей сложности сотрудник отработал 90 календарных дней. Другими словами, минимальное пособие (не больше 720 р. в месяц) получат лишь те люди, у которых общее время работы менее трех месяцев из последних 12.

Например, слесарь-инструментальщик цеха 54 Андрианов А.А. находился в стационаре с 03.12.2004 г. по 28.12.2004 г. (приложение Ш).

Он вправе рассчитывать на пособие исходя из средней заработной платы, так как за последние 12 месяцев он отработал больше трех месяцев.

Как видно из ведомости расчета пособия по временной нетрудоспособности (см. приложение Щ) зарплата Андрианова А.А. с декабря 2003 г. по ноябрь 2004 г. составила 52236-96 р., выслуга – 2748-46 р., разовые премии – 2995-00 р. Однако так как расчетный период отработан не полностью, разовые премии нужно учесть пропорционально отработанному времени:

2995 р.: 251 день × 227 дн. = 2708-63 р.

Выслуга начисляется ежемесячно согласно отработанному времени, поэтому в расчет среднего заработка войдет сумма 2748-46 р.

В Положении о заработной плате ОАО «Утес» сказано, что ежемесячно вместе с зарплатой текущего месяца работникам выплачивают премию за выполнение показателей прошлого месяца. Но шифруется и относится к текущему месяцу. На эти выплаты начисляют ЕСН и страховые взносы. ОАО «Утес» при расчете среднего заработка включает премии, выплачиваемые месяцем позже, полностью, независимо от того, полностью отработан расчетный период или нет. Это неправильно. Такие премии учитываются пропорционально отработанному времени [13, С.63]. ОАО «Утес» этим самым завышает сумму пособия по временной нетрудоспособности.

Среднедневной заработок составит:

(52236-96 р. + 2748-46 р. + 2708-63 р.): 227 дн. = 254-16 р.

Так как у Андрианова А.А. непрерывный трудовой стаж 31 год 2 месяца, то среднедневное пособие составит 100% от среднедневного заработка.

Максимальный размер ежедневного пособия, который ОАО «Утес» может выплатить за счет средств ФСС России, равен:

11700 р.: 22 дн. = 531-82 р.; 531-82 р. > 254-16 р.

Поэтому пособие по временной нетрудоспособности Андрианову А.А. составит:

254-16 р.: 8 ч. × 143 ч. = 4543-11 р.

Сумма пособия 4543-11 р., начисленная за счет отчислений на государственное социальное страхование, отражается по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчет 6910 «Расчеты по единому социальному налогу, зачисляемому в ФСС», в корреспонденции с кредитом счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».