Учет расчетов с подотчетными лицами и возмещение расходов сотрудникам

11.1. Денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещена.

11.2. Уменьшение дебиторской задолженности подотчетного лица перед учреждением осуществляется на основании утвержденного руководителем учреждения Авансового отчета (ф.0504049) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

11.3. Работники, получившие наличные денежные средства под отчет на расходы, не связанные с командировкой, обязаны не позднее 1-го календарного месяца с даты выдачи (определяется по дате расходного кассового ордера) предъявить в МКУ «ЦБ ГОК» отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

11.4. Подотчетные лица, получившие наличные денежные средства под отчет на расходы, связанные с командировкой обязаны не позднее 14 рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в МКУ «ЦБ ГОК» авансовый отчет (ф.050049) и оправдательные документы, подтверждающие факт использования денежных средств по целевому назначению и произвести окончательный расчет по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются в порядке их записи в отчете.

11.5. Оправдательными документами по командировке являются:

· командировочное удостоверение (Приложение №4);

· приложение к командировочному удостоверению, в котором сотрудник, отправленный в командировку, указывает номер приказа, по которому его направляют в командировку, дату, пункт назначения, подтверждающий документ (название, номер, серия), стоимость проезда, а также нумерует билеты;

· акт предоставления услуг по найму жилого помещения (номера в гостинице, общежитии и т.д.), счет-фактура, накладная;

Оправдательными документами по служебным разъездам являются:

· маршрутный лист (Приложение №4);

· приложение к маршрутному листу в котором сотрудник, отправленный по служебным делам, указывает номер приказа, дату, пункт назначения, подтверждающий документ (название, номер, серия), стоимость проезда, а также нумерует билеты.

11.6. На оборотной стороне авансового отчета в графе 4 «Кому, за что и по какому документу уплачено» в отношении транспортных расходов указывается наименование «Маршрутный лист и приложение к нему (транспортные расходы)» либо «Командировочное удостоверение и приложение к нему (транспортные расходы)». Бухгалтером проверяется соответствие билетов указанных в приложении к командировочному удостоверению или маршрутному листу с фактическим наличием.

11.7. Подотчетник самостоятельно нумерует подтверждающие документы и указывает их количество.   

11.8. Поступившие в МКУ «ЦБ ГОК» первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность операций, логическая увязка отдельных показателей).

11.9. Документами, подтверждающими факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, принятие выполненных работ, оказанных услуг, являются:

· товарные и кассовые чеки магазинов розничной торговли;

· накладные на отпуск товаров;

· квитанции (код формы по ОКУД 0504510);

·  акты выполненных работ (оказанных услуг) организаций;

· товарные накладные при покупке материальных ценностей, основных средств;

· счет-фактура.

· все чеки, квитанции, билеты и т.д. гасятся штампом «оплачено».

11.10. Учет ведется в разрезе подотчетных лиц с указанием фамилии подотчетного лица, имени и отчества, суммы выданных денежных средств (возмещения принятого перерасхода), суммы расхода, согласно авансового отчета, суммы возвращенного подотчетным лицом (погашенного) остатка неиспользованных денежных средств (аванса).

11.11. При направлении сотрудников в служебные командировки учреждение основывается на Положение о командировках, утвержденное Распоряжением Администрации ГОК.

11.12. Выдача сумм подотчетным лицам через перечисления на банковские (дебетовые) карты

Выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0.208.00.000 "Расчеты с подотчетными лицами" (0.208.11.560 – 0.208.13.560, 0.208.21.560 – 0.208.26.560, 0.208.31.560 – 0.208.34.560, 0.208.62.560, 0.208.91.560) и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счетов 0.201.11.610 «Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (пп.1 п.105 Инструкции 174н).

11.13. Выдача сумм подотчетным лицам через кассу МКУ «ЦБ ГОК»

Выдача сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0.208.00.000 "Расчеты с подотчетными лицами" (0.208.21.560 – 0.208.26.560, 0.208.31.560 – 0.208.34.560, 0.208.62.560, 0.208.91.560) и кредиту счета 0.201.34.610 "Выбытия средств из кассы учреждения.

11.14. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций №3 «Журнал операций по расчетам с подотчетными лицами» (ф.0504071). Журнал операций №3 формируется в электронном виде, распечатывается по требованию.

11.15. Учет подотчетных сумм ведется по каждому учреждению в отдельности и общим сводом.

11.16.  Возмещение расходов сотрудникам

11.16.1. Сотрудникам учреждения направленные в командировку, без получения подотчетных сумм, возмещаются произведенные расходы

11.16.2. Сотрудникам учреждения (не получавшим под отчет) возмещаются расходы за оплату гос. пошлины и услуг нотариуса.

11.16.3. В бухгалтерию на возмещение расходов предоставляют следующие документы:

· Заявление работника о возмещении расходов, утвержденное руководителем учреждения;

· Отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами подтверждающими расход (чек, билет, товарная накладная и т.д.);

· Сводная ведомость документов;

· Приказ от учреждения о возмещении расходов сотруднику;

· Командировочное удостоверение (Приложение №4);

· Маршрутный лист (Приложение №4).

11.16.4. Возмещение отражается по дебету счета 0.302.00.830 «Расчеты по принятым обязательствам» и кредиту 0.201.11 610.

11.16.5. Сотрудники предоставляют документы, связанные с возмещением, не позднее трех месяцев со дня произведенных затрат.

11.17.       Аналитический учет расчетов ведется в Журнале операций № «Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками» (ф.0504071). Журнал операций №4 формируется в электронном виде, распечатывается по требованию.