Технологии тайм-менеджмента, или Как вожатому успеть все

 

Тайм-менеджмент – это динамично развивающаяся отрасль менеджмента, основная задача которой заключается в выявлении методов и принципов эффективного управления временем.

Управление временем – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Одним из родоначальников тайм-менеджмента считается основатель школы научного управления Ф. Тейлор, который осуществил хронометраж трудовой деятельности рабочего. Также можно упомянуть знаменитого Г. Форда, который ввел на своих предприятиях конвейер и тем самым сократил время сборки автомобилей и расходы времени рабочих, сделав их деятельность более специализированной.

В настоящее время в России одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Г. Архангельский, который занимается научными разработками данной проблемы.

Человек сталкивается с колоссальным потоком новой информации, которая постоянно обновляется, с большим количеством деловых и личных контактов (в том числе и виртуальных). Быть успешным в современном мире, не научившись управлять этими потоками, невозможно. Вопрос эффективного управления связан не только с достижением результата, но и с тем, какой ценой это было достигнуто. Лозунг «Цель оправдывает средства» ушел в прошлое. Под словом «средства» скрывается благополучие человека, его здоровье. Тайм-менеджмент – одно из таких средств. Задача тайм-менеджмента не сводится лишь к обучению приемам планирования и организации деятельности. Тайм-менеджмент – это особый подход к жизни, при котором человек оптимально использует свои временные ресурсы. Кроме этого, актуальность тайм-менеджмента связана с запросами современности на особый – проектный стиль деятельности. Это означает, что человек и в профессиональной сфере, и в личностной сфере, и даже в быту реализует разного рода большие и маленькие проекты. Он осознаёт свои потребности и умело «переводит» их на язык целей и задач. Человек-проектировщик умеет себя организовать, так как понимает, какие шаги и в какой последовательности необходимо предпринять для достижения результатов. Действуя по намеченному плану, он берет на себя ответственность за реализацию проекта (профессионального, бытового, личностного). Он готов корректировать свою деятельность в случае неудачи. Плодотворность проектировщика напрямую зависит от степени владения приемами тайм-менеджмента. Таким образом, умение организовывать свое время стало актуальной компетентностью успешного человека.

Каждый человек сможет правильно организовать свой рабочий день и время, используя технологии эффективного управления временем. Рассмотрим некоторые из них.

Getting Things Done (GTD) – доведение дел до завершения или как привести дела в порядок – методика тайм-менеджмента, основанная Д. Аланом.

Д. Алан предлагает алгоритм для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени. GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от запоминания текущих задач, перенеся сами задачи и напоминания о них на внешний носитель.

Согласно методу GTD, поступающую информацию следует обрабатывать в 5 этапов:

1. Сбор. Основная идея состоит в том, что любую поступившую задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке. Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по e-mail письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

Чтобы фаза сбора информации заработала, необходимо выполнить 3 условия:

1. Каждая задача должна быть занесена и храниться в вашей системе сбора, а не у вас в голове.

2. Ваших хранилищ информации (лоток, программа или иное) не должно быть много (чем меньше, тем лучше).

3. Вы должны регулярно очищать ваши хранилища информации.

2. Обработка собранной информации должна идти по следующему алгоритму: если элемент требует действия и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу делаем это, или делегируем кому-то, или откладываем, если задача требует большого количества времени. Если же элемент не требует действия, то оставляем этот элемент где-то в архиве как справочную информацию, выбрасываем этот элемент или помещаем в список «Когда-нибудь, может быть».

3. Сортировка. Д. Алан считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие. Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

4. Рассмотрение. Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся в них.

5. Действие. Организованная система должна быть простой, чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность нежели на организацию этой самой деятельности.

В тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART. Впервые SMART-критерии постановки целей предложил использовать П. Друкер в своей работе «Практика менеджмента» в 1954 году. С тех пор концепция SMART приобрела широкую популярность.

Технология SMART задает критерии качества цели, которых необходимо придерживаться при целеполагании. Название технологии является аббревиатурой, составленной из первых букв английских слов, называющих соответствующие критерии качества целей – от слов «specific, measurable, achievable, realistic, time-bound» – «конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени».

Б. Франклин описал свою технику работы над планированием времени и рациональным его использованием для достижения поставленных задач. Система Б. Франклина построена по типу пирамиды, в нижней̆ части которой располагаются жизненные принципы и глобальные цели, а в средней и верхней – долгосрочные и краткосрочные планы по достижению этих целей̆.

1-я ступень пирамиды. Пирамида начинается с основания. От него и будут зависеть все дальнейшие действия. На этом этапе необходимо определить жизненные принципы: обозначить приоритеты, разобраться, что важно, а что – не очень. Система Б. Франклина работает по принципу «от большего к меньшему». Система «утверждает», что каждое действие человека должно быть согласовано с его жизненными ценностями и направлено на осуществление глобальной̆ жизненной цели.

2-я ступень пирамиды. Исходя из выбранных ценностей, человеку следует поставить перед собой конкретную цель. Самую большую и самую главную. Цель, к которой он будет стремиться последующие несколько лет или даже десятилетий. Глобальная жизненная цель не должна противоречить жизненным ценностям. В противном случае ее достижение не принесет должного удовлетворения. Пересматривать глобальную цель рекомендуется ежегодно.

3-я ступень пирамиды будет «возведена» тогда, когда ставится генеральный план. В рамках системы Б. Франклина под «генеральным планом» подразумевается общий план по достижению глобальной цели. Вносить изменения в генеральный план следует каждый год.

4-я ступень пирамиды. На этой ступени необходимо приступить к составлению долгосрочных планов – планов на ближайшую пятилетку. Этот план составляется с указанием конкретных дат реализации. Причем очень важно выставлять не абстрактную дату (например, «в следующем году»), а четко прописывать сроки. Указание конкретного срока ускорит приближение к цели. Необходимо постараться сопоставить каждый пункт долгосрочного плана с пунктом генерального. Вносить коррективы в долгосрочные планы желательно каждые 4-6 месяцев.

5-я ступень пирамиды. На данном этапе будет необходимо заняться составлением краткосрочных планов. Такие планы могут быть рассчитаны, как на несколько месяцев, так и на несколько недель. Каждый пункт краткосрочного плана должен «подчиняться» какому-либо из пунктов долгосрочного. Краткосрочным планам, также как и долгосрочным, требуются четкие сроки исполнения. Пересматривать краткосрочные планы необходимо довольно часто. Желательно перечитывать (и вносить изменения в случае надобности) в краткосрочные планы 2 раза в месяц.

6-я ступень пирамиды. На последнем, заключительном, этапе необходимо заняться составлением ежедневных планов. Планы на каждый день будут напрямую зависеть от краткосрочных планов. Желательно, чтобы каждый пункт плана имел четкие временные рамки. Составлять план на день лучше накануне вечером. В течение дня план можно и нужно корректировать.

Матрица Эйзенхауэра – самый простой способ расставить приоритеты в делах по критериям «важность» и «срочность». Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории:

А – важные и срочные («горящий» проект, экзамен завтра, критические ситуации);

В – важные и не срочные (написание реферата, диплома, которые сдавать еще не скоро, планирование долгосрочных целей и др.);

С – не важные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, рутина, «навязанные» проблемы и т.д.);

D – не важные и не срочные (поглотители времени; мелочи, отнимающие время и др.).

Еще одна из технологий тайм-менеджмента – это Хронометраж, сущность которого сводится к фиксации продолжительности всех действий, выполняемых в течении дня, с точностью до 5-10 минут.

Способами ведения хронометража являются:

Бумажный метод. Подразумевает фиксацию всех затрат времени в течение дня в блокноте, записной книжке или на специально подготовленных бланках (отдельные листы легко теряются). Архангельский Г.А., эксперт в области управления временем, рекомендует на начальном этапе использовать именно этот способ, так как при компьютеризации хронометража основная часть делается по памяти, информация теряется, а точность и правдивость данных существенно снижаются.

Мобильный метод – это хронометраж с помощью различных приложений для мобильных телефонов.

Метод диктофона. Когда мы переключаемся на новое дело, то делаем голосовую запись. Вечером подводим итоги на бумаге.

Online-метод. Такой способ позволяет вести хронометраж из любого места, где есть Интернет, и с помощью любого устройства, где установлен браузер.

Существует 4 этапа хронометража:

1. Подготовка к хронометражу (формулировка цели; определение видов затрат времени, выбор интересующих показателей; «техническая» подготовка).

2. Проведение хронометража (на протяжении нескольких дней производить фиксацию всех выполняемых работ продолжительностью от 5-15 минут; помечать/выделять дела, которые соответствуют выбранным на этапе подготовки показателям).

3. Анализ результатов хронометража (необходимо определить количество времени, затраченного на отдельные виды деятельности; определить затраты на «временные помехи»; желательно представить результаты хронометража наглядно).

4. Изменения в личном графике (оптимизировать распределение времени на различные виды деятельности; обдумать способы сокращения «временных помех»; принять другие решения, направленные на сокращение «временных помех») [6].

Pomodoro. («Помидор», в переводе с итальянского). Данная техника управления временем была изобретена в 1992 году итальянским студентом Ф. Чирилло, который, пытаясь решить собственные проблемы с неуспеваемостью, ставил над собой разные психологические эксперименты и обнаружил, что если распланировать рабочий процесс по минутам, можно работать намного быстрее и эффективнее. Автор технологии использовал для измерения промежутков времени кухонный таймер в форме помидора. Ф. Чирилло решил «разбить» свой рабочий процесс на 25-минутные периоды – «pomodoros». На каждые 25 минут он запланировал решение конкретной задачи, например, для беглого ознакомления с текстом учебной лекции он решил отводить 1 «помидор», для более детального изучения – 2 «помидора» и т.д. После выполнения каждого «pomodoro» Франческо решил делать 5-ти минутные перерывы, а после выполнения 4-х «pomodoros» – стал уделять отдыху 15-20 минут.

Древовидная карта или карта ума – это наиболее эффективный и простой способ организации мыслительной деятельности, основанный на использовании комбинированных записей (рисунок, слово, символ, линия).

Древовидные карты или карты ума представляют собой своеобразную систему планирования и ведения записей, позволяющую не только экономить время, но и использовать возможности мозга более эффективно, способствуют развитию творчества, памяти и интеллекта.

Автором этой техники принято считать Т. Бьюзена – английского психолога по вопросам интеллекта. Т. Бьюзен установил, что записи, память, творчество, связаны между собой, поэтому комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между собой линиями, помогают максимально использовать возможности нашего мозга и делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным.

Основная идея древовидных карт – максимально использовать возможности мозга при организации работы с информацией. В тайм-менеджменте древовидные карты оказываются высоко эффективными при работе с проблемными ситуациями.

Создание карты состоит из серии шагов:

1. В центре листа с помощью рисунка, символа изображается проблема.

2. От этого изображения рисуются главные ответвления (лучи), каждое из которых обозначает какую-то тему, ассоциацию, идею, вариант решения, направление и т.д. Каждый луч сопровождается одним-двумя ключевыми словами.

3. Каждый из лучей рассматривается отдельно, и все темы, идеи, ассоциации, касающиеся этого луча, изображаются с помощью более мелких ответвлений, к каждому из которых также подписываются 1-2 ключевых слова.

Преимущества использования древовидных карт состоят в том, что:

- позволяют увидеть большой проект или проблему целиком, со всеми мелкими деталями, фактами и направлениями;

- помогают сделать правильный выбор, выбрать наиболее оптимальное направление дальнейшего движения;

- обеспечивают сбор больших объемов информации;

- дают возможность увидеть новые пути решения проблемы;

- облегчают запоминание и воспроизведение нужной информации.

Для рационального использования своего времени необходимо, прежде всего, чётко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.

При планировании следует учитывать следующие основные правила:

1. При составлении плана на день оставить 40% времени свободным, то есть, 60% времени отвести на плановые работы, 20% – на непредвиденные, 20% – на спонтанно возникающие.

2. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено.

3. Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

4. Планировать от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день.

5. При планировании дня и рабочего времени учитывать свой хронотип («сова», «жаворонок», «голубь») и особенности темперамента (сангвиник, холерик, флегматик, меланхолик).

6. Маленькие дела на 3 минуты необходимо делать сразу. Дела, на выполнение которых нужно больше, чем 3 минуты, нужно сделать в ближайшее время.

7. Необходимо постоянно фиксировать затраченное время. При этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате, имея полное представление о затратах своего времени, можно составлять план на будущее.

8. Для составления хорошего плана с чётким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные.

9. Основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность.

10. Для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объём задач, с которым менеджер может реально справиться.

Таким образом, технологии тайм-менеджмента помогают оптимизировать затраты времени при подготовке дела, понять, как эргономично использовать время, чтобы успеть максимально много, структурировать дела, отделив важные от менее важных, срочные от тех, которые можно отложить, помогают не бросить дело на середине, а довести его до победного конца.

Далее представлены игры на развитие навыков тайм-менеджмента.