Сутність та методи посадового аналізу в управління персоналом

МАГІСТЕРСЬКА РОБОТА

на тему:

 

"Посадовий аналіз у системі управління підприємством"

 

 

Вступ

За сучасних умов формування виробничих колективів забезпечення підприємства високоякісною робочою силою є вирішальним чинником конкурентоспроможності будь-якої організації на ринку, тому сучасні керівники всіх рівнів управління повинні вміти забезпечувати організацію висококваліфікованим персоналом з високою мотивацією до праці, створювати умови для їхнього всебічного розвитку та реалізації здібностей на користь організації та кожного працівника.

Сучасні організації більш складні, більш гнучкі та мають більш горизонтальні структури. Тому надзвичайно важливо створити такі посади в організації, які б відповідали бізнес стратегії і були рентабельними.

Посада – це найменша структурна одиниця у системі організації діяльності підприємства. Проте вона є найбільш важливою.

Правильно організоване робоче місце працівника забезпечить ефективне виконання поставлених перед ним завдань. Що в подальшому призведе до досягнення організацією намічених стратегічних цілей.

Для правильної організації та функціонування посада повинна бути забезпечена відповідними документами. Найважливішими з них є посадова інструкція, положення про відділи та регламент посади. Ці документи допомагають працівникові, який займає певну посаду, зрозуміти вимоги, що ставляться перед ним.

Проте важливим є не лише правильно сформулювати цілі та завдання перед працівником, а й відповідно стимулювати його до виконання. Для цього сучасні організації використовують метод грейдів. При використанні даного підходу працівник не лише знає що йому слід робити, а й знає, які результати це принесе.

Ще одним значним методом у вдосконаленні системи управління на підприємстві є створення моделей компетенцій. Він допомагає керівництву підприємства визначити основні особистісні характеристики, вміння та навички, які необхідні для ефективного перебування працівника на певній посаді.

Питання теорії і практики функціонування посадового аналізу є предметом досліджень таких відомих світових вчених як М. Армстронг, В.Р. Весни, Ф.М. Стобарт, Кембел, Бертрам, Робертсон, каллінан, Курз. Також автором визначено і ряд вітчизняних вчених-економістів, які займаються цими проблемами: С.М. Горобець, Є Лановенко, Р. Лемещук.

Метою даної магістерської роботи є визначення суті, методів та механізму посадового аналізу на підприємстві, а також аналіз переваг і недоліків різних підходів удосконалення системи управління персоналом на підприємстві.

Для досягнення поставленої мети необхідно виконати наступні завдання:

- дати визначення поняттям посада та посадовий аналіз;

- описати процес проектування та функціонування посад в організації;

- визначити нормативно-правове регулювання та регламентацію посадових прав та обов’язків;

- проаналізувати загальна характеристику виробничо-управлінської діяльності ТОВ «ЕМФІ»;

- оцінити систему управління персоналом ТОВ «ЕМФІ»;

- обгрунтувати процес регламентування та нормування робочого місця в ТОВ «ЕМФІ»;

- дати характеристику процесу розробки та впровадження моделі компетенцій на підприємстві;

- охарактеризувати процес розробки та впровадження системи грейдингу як методу удосконалення системи управління персоналом підприємстві.

Об’єктом дослідження стало стала система робочих місць ТОВ «ЕМФІ».

Предметом дослідження є методологія посадового аналізу на підприємстві.

Магістерська робота складається з вступу, трьох розділів, висновків. Загальний обсяг 103 сторінок, включає 4 таблиці, 6 рисунків, список використаних джерел з 57 пунктів та 4 додатки.

У першому розділі нами досліджено суть та методи посадового аналізу в управлінні персоналом підприємства; детально описано процес проектування та функціонування посад в організації. Також наведено охарактеризовано основні документи нормативно-правового регулювання та регламентації посадових прав та обов’язків працівників.

У другому розділі проведено аналіз товариства з обмеженою відповідальністю «ЕМФІ», особливу увагу зосереджено на розвитку системи регламентації прав та обов’язків персоналу та ефективності використання їх робочого часу.

У третьому розділі описуються шляхи удосконалення методології посадового аналізу в сучасних умовах. Основними з таких шляхів розглядаються розробка та впровадження моделей компетенцій та система грейдингу.

У процесі дослідження використовувалися праці зарубіжних та вітчизняних вчених у галузі управління персоналом та менеджменту, періодичні видання і засоби мережі Інтернет.

 

 

Теоретичні основи посадового аналізу на підприємстві

Сутність та методи посадового аналізу в управління персоналом

Як працедавцеві зрозуміти, що саме в працівнику йому потрібно, а що ні? За що він платитиме? Які якості знадобляться для виконання певної роботи? Відповідь знаходиться в створюваній посаді. Посада містить інформацію про те, що потрібно для її виконання, тобто які вимоги вона пред’являє людині, яка прийде на це місце.

Посадовий аналіз – це процес дослідження посадових прав та обов’язків місця посади в загальній структурі управління організацією, їх взаємозв’язок, характер здійснення та напрями розвитку системи управління праці на підприємстві.

Отже, все починається із створення системи (інструменту) опису (визначення) вимог до працівника або вимог посади.

Зазвичай для цього проводять аналіз роботи (job analysis), який має на меті вивчення вимог посади з різних точок зору. Прийнято вважати, що підсумком аналізу роботи є посадова інструкція. Це вірно, і при її створенні використовують декілька форматів: один містить опис функцій і обов’язків, інший, детальніший – завдання і функції, третій – завдання, функції, вимоги до знань і умінь співробітника на посаді, і так далі.

На думку менеджерів-практиків з персоналу, саме аналіз роботи дозволяє, окрім створення посадової інструкції, вирішувати практично всі завдання в області управління персоналом:

− розробка критеріїв підбору;

− розробка програм навчання, заснованих на необхідних для роботи описах навиків;

− опис критеріїв працівника для атестації;

− формулювання критеріїв для оцінки якості і кількості виконуваних завдань;

− опис чинників, за допомогою яких можна визначити цінність роботи на посади і розмір оплати праці [15, C. 14].

А ось як практичне значення аналізу роботи розкриває Р.Дж. Харві:

− класифікація посад (job classification);

− визначення розміру оплати праці (compensation);

− оцінка результативності (performance appraisal);

− планування робочих місць (job design);

− навчання (training);

− опис знань, навиків, здібностей (KSAO specifications);

− відбір персоналу (selection);

− управління розвитком і кар’єрою (development & career) [14, C. 14].

Це дозволяє вважати аналіз роботи не одним «монолітним» методом, а класом методів вивчення посади, в числі яких виділяються як мінімум три:

− опис посади (job description);

− оцінка посади (job evaluation);

− опис вимог посади (job specification) [14, C. 15].

Вони дозволяють вирішувати всі перераховані завдання, хоча на практиці найчастіше застосовуються для вирішення окремих завдань, непов’язаних між собою. Результати використання кожного з цих методів можуть бути частиною посадової інструкції, а можуть бути самостійними документами, які використовуються при створенні повий посад, організації пошуку претендентів на неї.

Посадова інструкція найчастіше є результатом опису посади, який подає інформацію в стандартній формі і дає відповідь на питання: «Що потрібно робити працівникові на цій позиції?».

Результатом оцінки посади є її «вага», тобто місце в системі координат чинників, що компенсуються, або інших важливих для організації параметрів. Оцінка посади дає відповідь на питання: «Яка значущість роботи для організації?» або «За що платити працівникові?».

Вимоги посади описують ідеальний рівень виконання роботи і змушують шукати відповідь на питання: «Якого кандидата шукати або яким має бути працівник для ефективного виконання обов’язків?».

Методика цих підходів відрізняється кардинально: метод оцінки посади – вимірникові, методи опису роботи або вимог посади, як правило, описові; тому порівняльні результати можна отримати лише за допомогою першого методу.

Отже, практично всі завдання, що стоять перед менеджером з персоналу, можуть бути вирішені в рамках аналізу роботи. В усякому разі, фахівець з кадрів може отримати ключі до їх рішення.

Аналіз роботи – досить популярна тема і розвинена галузь науки на Заході. Розробка методів вивчення робіт почалася з праць Ф. Тейлора, і до 40-их років минулого століття міністерство праці США створило «Керівництво для аналізу роботи», яке діяло впродовж 50 років. У результаті з’явився «Словник найменувань робіт» (Dictionary of Occupational Titles – DOT), аналогічний нашому «Єдиному тарифно-кваліфікаційному довіднику».

Це стало потужною базою. для розвитку цілої галузі – опис і оцінка посад. І сьогодні багато консалтингових компаній займаються оцінкою посад і супутніми завданнями – ранжируванням, розробкою програм мотивації, пенсійних програм та ін.

У широкому сенсі аналіз роботи – спосіб збору і аналізу інформації про роботу або про посаду, який заснований на двох найважливіших принципах: зібрана інформація описує працівника, виробничу поведінку і умови роботи. Класичний підхід середини минулого століття до опису посад передбачав збір інформації по чотирьох розділах [14, C. 22]:

1. що робити;

2. як робити;

3. чому це слід робити;

4. навики, необхідні для цього.

Останніми роками використовується підхід, запропонований міністерством праці США у 1972 році, згідно з яким вивчаються:

1. функції працівника: зв’язок з іншими працівниками, інформацією і предметами;

2. робоча область: які засоби використовуються для досягнення цілей (механізми, устаткування, інструменти і техніка – виділяють до 100 областей);

3. матеріали, продукція, сервіс: цілі роботи і її результати;

4. параметри працівника, установки, рівень знань, особисті якості;

5. фізичні вимоги: вимоги до сили, спостережливості, мови працівника та ін [14, C. 22].

Удосконалена модель відповідає класичній: «Функції працівника» в новій моделі – це «Що робити» в традиційній, «Робоча область» і «Матеріали» – «Як робити», а «Параметри працівника» – «Чому працівникові це потрібно робити». Характеристики (параметри і фізичні вимоги) працівника відповідають навикам.

Розрізняють і рівні аналізу.

Найнижчий рівень аналізу роботи – атрибути працівника (знання, уміння, здібності, необхідні для роботи).

Елемент – проста операція, що описує окремі рухи, дії.

Задача – наступний рівень аналізу, що описує окрему роботу, незалежну від інших. Вона містить послідовність дій, які відповідають загальному призначенню посади.

Позиція, як наступний рівень аналізу, передбачає наявність такої кількості завдань, що виправдовує наймання працівника для їх виконання.

Робота (посада) – це група позицій, схожих по найбільш значимих або головних завданнях. Одну роботу може виконувати один або декілька чоловік. Роботу, яка виконується в одній або декількох організаціях, називають заняттям (occupation). Заняття, згруповані по функціях, є сімейство робіт.

Зміст опису роботи чітко визначений, завдяки чому на виході одержується не текст в довільній формі, а структурований документ. Як правило, сучасний опис роботи включає три широкі категорії відомостей:

1. ідентифікація роботи;

2. виконувана робота;

3. вимоги до виконання (стандарти виконання).

Категорія «Виконувана робота» містить від 3 до 12 завдань в хронологічному порядку або в порядку витрат часу: в порядку зростання частки від загального часу виконання.

Стиль аналізу і опису посад також підкоряється визначеним принципам. Так, застосовують короткі формулювання в теперішньому часі, кожен опис завдання починається з дієслова в активній формі, кожній дії відповідає одна мета. Виключено використання розмитих понять і зайвих слів.

Визначена також структура формулювання [14, C. 23]:

1) на першому місці – дієслово в теперішньому часі в активній формі;

2) на другому місці – доповнення;

3) на останньому місці – фраза з дієсловом в невизначеній формі, що показує мету дії.

Наприклад: 1) формулює 2) вимоги посади, 3) щоб оцінити кандидатів.

Багато посібників містять також тезауруси дієслів, що вживаються для однозначного опису дій.

Наприклад, для опису праці керівників використовуються дієслова: планувати, управляти, встановлювати, підтримувати та ін. Для опису роботи молодшого персоналу застосовують дієслова: звіряти, забезпечувати, виконувати. І для кожного з дієслів дається визначення.

Основна проблема таких списків – використання одних і тих дієслів для різних рівнів ієрархії. Інше обмеження пов’язане з тим, що ці списки не можуть бути повними, такими, що відображають всі можливі нюанси.

Аналіз посади починається з опису роботи (job description) – збору інформації про роботу. Типовий метод опису роботи, який найчастіше зустрічається і в наші дні, є бланк з трьома-чотирма розділами (назва посади, завдання і функції, необхідні знання, відповідальність). Його заповнюють, вписуючи в кожен розділ декілька пропозицій.

Описи, побудовані на основі таких підходів, є суб’єктивними, а необхідність заповнення вручну створює певні труднощі і перешкоджає широкому поширенню методики. Ще й посібники та інструкції до конкретної методики аналізу посад досить об’ємні, що викликає значні труднощів у застосуванні, навіть при детальному їх дослідженні.

Тому дослідники і менеджери-практики з персоналу спрямували свої зусилля на розробку універсального і формалізованого способу аналізу роботи, що поєднує в собі методи опису посади, оцінки посади і вимог посади. Підсумком вживання такого інструменту є стандартний опис роботи і стандартизований перелік вимог, а також «вага» посади.

Так, в західному кадровому співтоваристві сьогодні використовують анкети, обробка яких за допомогою ключів або комп’ютерних програм дозволяє отримувати порівняльні описи посад, їх ваги, вимоги до кандидатів, критерії оцінки кваліфікації і результативності. Ось неповний список таких методик: PAQ, CMQ, FJA, JEI, FJAS, MOSAIC, OAI, WPS, CODAP, PMPQ, Executive Checklist, 0*NET. Зауважимо, що окрім цих універсальних методик, розроблених для широкого кола посад, деякі організацій розробляють свої методи або замовляють їх в консалтингових компаній. Розглянемо деякі найбільш популярні з них.

Методика PAQ. Для аналізу посад в США найчастіше застосовується «Опитувальник аналізу посад» (PAQ – Position Analysis Questionnaire), розроблений І. Дж. Маккорміком. Методика заснована на підході департаменту праці США (DOL), згідно з якою параметри посади можна назвати елементами виробничої поведінки. PAQ має декілька варіантів (систем). В анкеті «Системи І» 194 пункти, об’єднані в п’ять основних груп і одну додаткову (у «Системі ІІ» – 13 груп).

1. Знання (information input) – як і де працівник отримує інформацію.

2. Процеси мислення (mental processes) – міркування та інші методики, які використовуються працівником.

3. Фізичне навантаження (work output) – фізична активність і інструменти, що застосовуються.

4. Комунікації (relationships with others) – взаємодія з оточуючими.

5. Робоче середовище (job context) – фізичне і соціальне середовище посад.

6. Характеристики роботи – інші показники, такі як темп, структура роботи та ін.

Кожен елемент посади має бути оцінений по шести шкалах: широта вживання, важливість, час, вірогідність випадковості, застосовність і спеціальний код.

Дані, отримані за допомогою анкети, дозволяють створити опис посади, визначити придатність співробітника, оцінити складність роботи, оплату і рангувати посаду за значимістю. Тому він застосовується для формування критеріїв підбору і оцінки, програм навчання, проектування посад.

Проте наголошується, що при описі посад часто використовуються лише 9 з 195 елементів, що зменшує можливості методу.

Методика CMQ. Досить відома і поширена анкета Роберта Харві, що є невід’ємною частиною СМS (Common-Metric System). Вона містить 283 пункти, які описують 80 чинників. Крім того, чинники групуються в 17 чинників більш високого рівня. І якщо 80 чинників дають детальну інформацію про посаду, то 17 чинників вищого рівня дозволяють бачити «загальну картину».

Система базується на припущенні, що будь-яка праця може бути виміряний лише чотирма головними категоріями:

- міжособові стосунки;

- ухвалення рішень;

- фізичні і механічні характеристики;

- контекст праці.

Перші три категорії змінюються цією системою відповідно до поширеного підходу «Люди – Дані – Предмети», які використовуються у вивченні праці і на основі яких побудований «Словник найменувань робіт».

Категорія «Міжособові стосунки» відповідає чиннику «Люди», оскільки описує такі види діяльності, як управління, розподіл завдань усередині організації («внутрішні контакти») або публічні виступи, переговори поза компанією («зовнішні контакти»).

Друга категорія – «Ухвалення рішень» – застосовується, як правило, до управлінських посад, які мають на увазі ухвалення рішень відносно фінансових, кадрових ресурсів, розробку довгострокових стратегій. Ця категорія передбачає також оцінку знань, навиків, інформації та всіх п’яти відчуттів людини.

1. Загальні вимоги посади (background) – вимоги посади, пов’язані з сезонними чинниками, поїздками тощо.

2. Контакти з людьми (contacts with people) – рівень керівництва, міра внутрішніх і зовнішніх контактів і вимоги до переговорів.

3. Ухвалення рішень (decision making) – професійні знання і уміння, вимоги до знання мови і здібностей сприйняття, менеджерські і бізнес-рішення.

4. Фізична і механічна діяльність (physical and mechanical activities) – фізична активність, використання приладів, машин і інструментів.

5. Робоча обстановка (work setting) – особливості довкілля та інші робочі характеристики.

Методика проста в сприйнятті, але на заповнення анкети потрібно не менше двох годин.

Як і попередній метод, CMQ дозволяє реалізувати завдання, пов’язані з підбором, навчанням і оцінкою працівників. Ці дві методики називають «орієнтованими на робітника», вони описують роботу в термінах так званих «узагальнених поведінкових характеристик». При цьому наголошується, що при оцінці посад більш високого рівня ці методи не дуже точні.

Методика «Функціональний аналіз роботи» (Functional Job Analysis – FJA) Сіднея Фаїна застосовувався службою підбору США для класифікації робіт і «поповнення» «Словника найменувань робіт» (DOT)

Опис створюються в рамках парадигми «Люди – Дані – Предмети» (табл. 1.1).

 

Таблиця 1.1. Словник опису основних областей праці

Область	Зміст	Вимоги до роботи
Дані	Інформація, знання і поняття, отримані в результаті спостереження, дослідження, інтерпретації і розумових зусиль. Дані включають числа, слова, символи, ідеї, поняття	Аналіз
		Синтез
		Порівняння
		Копіювання
		Рахунок
Люди	Люди, а також в окремих випадках тварини, з якими будуються стосунки, аналогічні до міжлюдських	Навчати
		Керувати
		Вести переговори
		Допомагати
		Інструктувати
		Говорити
		Обслуговувати
		Сигналізувати
Предмети	Неживі об’єкти: машини, інструменти, обладнання, засоби виробництва і продукти. Все, що відчутне, має форму та інші фізичні характеристики	Встановлювати
		Оперувати
		Керувати
		Контролювати
		Маніпулювати
		Змащувати
		Обробляти

 

Основна теза «Функціонального аналізу роботи» – кожна робота має мету, вимоги і стандарти. Це визначає основний метод системи – точний опис завдань у встановленому форматі: «що слід працівникові робити, з якою метою і з яким результатом». Працівник повинен володіти трьома типами загальних здібностей: функціональними, змістовними і адаптивними. Вони повинні перебувати в гармонії, щоб він міг ефективно функціонувати і відчувати задоволення від роботи.

Основний дескриптор в FJA – виробнича діяльність. Засобом стандартизації інформації про виробничу діяльність є банк цілей, розроблених Файном і його колегами.

Методика включає 5 компонентів:

1. ідентифікація цілей;

2. ідентифікація і опис завдань;

3. аналіз завдань по 7 шкалам, що включають 3 області опису функцій працівника (по одній для даних, людей, предметів);

4. розробка стандартів виконання;

5. визначення вмісту навчання.

Методика дозволяє отримати дані для створення посад, відбору персоналу, навчання, оцінки і багатьох інших завдань кадрової діяльності. Вона відрізняється чіткістю та строгістю і вимагає значних витрат часу і зусиль.

Отже, після вибору ефективної моделі переходимо до процесу проектування посади та безпосереднього її функціонування. Розгляне це питання в наступному параграфі.