Значение и понятие экспертизы ценности документов

Лекция по теме: Производство экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности суда

Значение и понятие экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости и отбора на государственное хранение.

Необходимость проведения экспертизы образующихся в деятельности судов документов объясняется неравноценностью документов как источников информации. Некоторые из них могут иметь большое значение для изучения истории функционирования судебной власти в Российской Федерации, другие — быть актуальными для формирования данных о развитии правосудия в конкретном регионе, третьи — представлять интерес с научной точки зрения и развития права, в том числе прикладных юридических дисциплин и судебного делопроизводства. При проведении экспертизы ценности документов следует учитывать, что утраченное восполнить трудно (невозможно), в связи с чем необходимо тщательно отбирать документы на государственное хранение.

С другой стороны, объём документооборота в судах ежегодно увеличивается, что влечёт за собой образование всё большего количества документов, требующих обеспечения долговременной и постоянной сохранности. Поэтому при организации и осуществлении экспертизы ценности документов необходимо соблюдать баланс государственных интересов с объективными возможностями судов. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится на основе действующего законодательства и в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными уполномоченными органами в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления (См.: Приказ Министерства культуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» // СПС «КонсультантПлюс»; Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 (в ред. от 30 декабря 2013 г.) «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»).

Экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности суда, — изучение документов на основании критериев определения ценности и установления сроков хранения в целях их дальнейшего отбора на постоянное хранение.

Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, в процессе формирования дел, при подготовке дел к последующему хранению в архиве суда и их передаче на постоянное хранение (См.: пункт 3.2. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»). Экспертиза ценности документов проводится в суде ежегодно в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче в архив суда и в архиве суда — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия суда (см. Приложение 2).

Деятельность по экспертизе ценности документов:

1.Определение состава документов суда, которые содержат ценную информацию об их деятельности.

2.Определение сроков хранения документов, информация которых может быть использована.

3.Обеспечение полноты состава архивного фонда путём восполнения утраченных документов.

В работе по экспертизе ценности документов выделяются следующие этапы.

1. Оценка документов в процессе их образования в структурных подразделениях судов. По результатам этой оценки составляются списки дел структурных подразделений суда: постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, на основании которых в архиве суда составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделения суда составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии суда и после согласования этих документов с экспертной комиссией они направляются в Центральную экспертную комиссию Судебного департамента при Верховном Суде РФ. После утверждения и согласования ЭПК описей дел, документов описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается председателем суда, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

2. Оценка документов при подготовке к передаче дел в архив. Осуществляется при полистном просмотре каждого передаваемого документа, сверке наименований дел (нарядов) к имеющимся в описях данных в ходе проведения итогового контроля перед передачей документов в архив суда.

3. Оценка документов в архиве суда при составлении актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Происходит в процессе текущей плановой деятельности работников архива суда путем исследования учетных документов архива суда, отбора дел временного срока хранения.

4. Оценка документов в архиве суда при окончательном отборе документов на постоянное хранение в процессе комплектования государственных архивов. Нормативные правовые акты запрещают проводить экспертизу ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов. На практике выработаны определенные критерии оценки текстовой информации, применяемые при экспертизе ценности документов. К числу этих критериев относятся: значение содержания судебных и несудебных документов (значение события, факта, предмета и т. п., уникальность, полнота изложения и т. д.); повторяемость информации, изложенной в документе, время и место ее возникновения; авторская принадлежность документов; внешние особенности документов (особенности оформления, качества и формата бумаги, на котором они изготовлены); языковые особенности документов и стиль изложения с точки зрения юридической техники; физическое состояние документов. При экспертизе ценности дел с истекшими сроками хранения учитывается, что документы могут быть уничтожены, только если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января текущего года, считая с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Делам, включающим как документы постоянного, так и временного срока хранения, устанавливается постоянный срок хранения.

Если в деле вместе с документами постоянного срока хранения содержится значительное количество документов временного хранения, то производится переоформление этого дела путем формирования двух новых дел, с постоянным и временным сроками хранения.

Экспертиза ценности электронных документов, образующихся в деятельности судов, проводится в соответствии с правилами и требованиями, установленными для документов на бумажных носителях, с учётом следующих особенностей: проверяется подлинность электронного документа, наличие электронной подписи; проверяется возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения; проверяется возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций. По истечении срока хранения электронных документов в информационной системе проводится экспертиза их ценности в целях составления описей электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли. Утверждение актов о выделении к уничтожению электронных документов осуществляется в порядке, установленном для документов на бумажном носителе. Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат физическому уничтожению или удалению программно-техническими средствами с фиксацией факта уничтожения в протоколе заседания экспертной комиссии суда.