Документационное обеспечение. Методы управления персоналом

Методы управления персоналом

Методами управления персоналом называют способы воздействия на коллективы и отдельных работников с целью осуществления координации их деятельности в процессе производства. Все методы делятся на три группы: административные, экономические и социально-психологические (в виде рисунка «система методов управления персоналом»).

1. Организационно-распорядительные (административные):

формирование структуры органов управления;

утверждение административных норм и нормативов;

издание приказов и распоряжений;

разработка положений, должностных инструкций, стандартов организации.

2. Экономические:

технико-экономическое обоснование;

планирование;

материальное стимулирование.

3. Социально-психологические:

социальный анализ в коллективе работников;

социальное планирование;

участие работников в управлении предприятием;

социальное развитие коллектива;

психологическое воздействие на работников: формирование групп, создание нормального психологического климата;

моральное стимулирование;

развитие у работников инициативы и ответственности.

Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определенной организации и т.п. Эти методы отличает прямой характер воздействия: любой регламентирующий и административный акт подлежит обязательному исполнению.

Для административных методов характерно их соответствие правовым нормам, действующим на определенном уровне управления, а также актам и распоряжениям вышестоящих органов управления.

Экономические и социально-психологические методы носят косвенный характер управленческого воздействия. Нельзя рассчитывать на автоматическое действие этих методов, достаточно трудно определить силу их воздействия и конечный эффект.

С помощью экономических методов осуществляется материальное стимулирование коллективов и отдельных работников. Эти методы основаны на использовании экономического механизма.

Социально-психологические методы управления в свою очередь основаны на использовании социального механизма система взаимоотношений в коллективе, социальные потребности и т.п.).

Документационное обеспечение — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются:

своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;

доведение документации до соответствующих работников СУП для исполнения;

регистрация, учет и хранение документов по персоналу;

контроль за исполнением документов и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может являться:

1) централизованным - осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате)

2) децентрализованным - быть рассредоточено по различным звеньям.

На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается.либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.

Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

В системе управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:

· плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

· первичная учетная (по учету труда и заработной платы);

· отчетно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);

· по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

· организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:

· личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;

· личные карточки;

· трудовые книжки,

· пенсионные дела,

· трудовые договоры (контракты) и т.д.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией:

· проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.),

· план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала,

· справки о состоянии трудовой дисциплины,

· данные по текучести кадров,

· график отпусков,

· предложения по формированию резерва кадров на выдвижение,