Методами управления персоналом называют способы воздействия на коллективы и отдельных работников с целью осуществления координации их деятельности в процессе производства. Все методы делятся на три группы: административные, экономические и социально-психологические (в виде рисунка «система методов управления персоналом»).
1. Организационно-распорядительные (административные):
формирование структуры органов управления;
утверждение административных норм и нормативов;
издание приказов и распоряжений;
разработка положений, должностных инструкций, стандартов организации.
2. Экономические:
технико-экономическое обоснование;
планирование;
социальный анализ в коллективе работников;
участие работников в управлении предприятием;
социальное развитие коллектива;
психологическое воздействие на работников: формирование групп, создание нормального психологического климата;
развитие у работников инициативы и ответственности.
Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувство долга, стремление человека трудиться в определенной организации и т.п. Эти методы отличает прямой характер воздействия: любой регламентирующий и административный акт подлежит обязательному исполнению.
Для административных методов характерно их соответствие правовым нормам, действующим на определенном уровне управления, а также актам и распоряжениям вышестоящих органов управления.
Экономические и социально-психологические методы носят косвенный характер управленческого воздействия. Нельзя рассчитывать на автоматическое действие этих методов, достаточно трудно определить силу их воздействия и конечный эффект.
С помощью экономических методов осуществляется материальное стимулирование коллективов и отдельных работников. Эти методы основаны на использовании экономического механизма.
Социально-психологические методы управления в свою очередь основаны на использовании социального механизма система взаимоотношений в коллективе, социальные потребности и т.п.).
Документационное обеспечение — организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство — полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются:
своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
доведение документации до соответствующих работников СУП для исполнения;
регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
контроль за исполнением документов и др.
В зависимости от размеров организации делопроизводство может являться:
1) централизованным - осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате)
2) децентрализованным - быть рассредоточено по различным звеньям.
На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается.либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.
Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.
Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
В системе управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:
· плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);
· первичная учетная (по учету труда и заработной платы);
· отчетно-статистическая (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);
· по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);
· организационно-распорядительная (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).
Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы:
· личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.;
· личные карточки;
· трудовые книжки,
· пенсионные дела,
· трудовые договоры (контракты) и т.д.
В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией:
· проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.),
· план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала,
· справки о состоянии трудовой дисциплины,
· данные по текучести кадров,
· график отпусков,
· предложения по формированию резерва кадров на выдвижение,
· план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям,
· штатное расписание,
· табели учета рабочего времени работников,
· заявки на требуемое количество специалистов и рабочих,
· трудовые договоры (контракты),
· графики прохождения аттестации сотрудников,
· направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.