2020-06-12
171
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||
| Наименование архива организации | ______________________ | ||
| (наименование должности | |||
| ПАСПОРТ АРХИВОХРАНИЛИЩА |
| ______________________ | |
| № ________ | руководителя организации) | ||
| Подпись | Расшифровка подписи | ||
| по состоянию на 1 января _________ года | Дата | ||
|
| |||
1. Организация хранения документов
1.1. Местонахождение хранилища
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
1.2. Помещения хранилища _____________________________________________________
______________________________________________________________________________
| Тип хранилища | Отопление | Наличие кондиционера | Тип электропроводки | Освещенность | Общая площадь |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Протяженность стеллажных полок (погонных метров) | Степень загруженности (%) | Тип стеллажей | Резерв стеллажных полок (погонных метров) | Примечание | |||
| проектная | действительная | проектная | при однорядном хранении | при двухрядном хранении | |||
1.3. Система охраны ____________________________________________________________
(охранно-пожарная сигнализация, вневедомственная охрана и прочее)
______________________________________________________________________________
1.4. Средства пожаротушения ____________________________________________________
(тип и количество огнетушителей)
1.5. Температурно-влажностный режим ___________________________________________
(минимальные и максимальные показатели
______________________________________________________________________________
температуры и влажности воздуха)
1.5.1. Приборы для измерения температуры ________________________________________
(количество, тип, марка)
______________________________________________________________________________
1.5.2. Приборы для измерения влажности __________________________________________
(количество, тип, марка)
______________________________________________________________________________
1.6. Санитарно-гигиенический режим ___________________________________________
(регулярность проведения влажных уборок,
______________________________________________________________________________
обеспыливания)
1.6.1. Биоповреждения документов и помещения ___________________________________
______________________________________________________________________________
1.7. Наличие специального оборудования для хранения документов ___________________
______________________________________________________________________________
(шкафы, сейфы и др.)
2. Документы
2.1. Схема размещения фондов ___________________________________________________
______________________________________________________________________________
| 2.2. | Общее количество | фондов |
| дел | ||
| 2.2.1. | Внесенные в описи | дел _________________________________ |
| 2.2.2. | Неучтенные | фондов |
| дел | ||
| 2.2.3. | Закартонированные | дел _________________________________ |
| 2.2.4. | Управленческая документация | дел _________________________________ |
| 2.2.5. | По личному составу | дел _________________________________ |
| 2.2.6. | Личного происхождения | фондов |
| дел | ||
| 2.2.7. | Научно-технические документы | фондов |
| дел | ||
| 2.2.8. | Особо ценные документы | фондов |
| дел | ||
| 2.2.9. | Имеющие страховой фонд | фондов |
| дел | ||
| 2.2.10. | Имеющие фонд пользования | фондов |
| дел | ||
| 2.3. | Страховой фонд и фонд пользования | фондов |
| дел | ||
| 2.3.1. | Страховой фонд на рулонной пленке | единиц хранения (рулонов) |
| единиц измерения (кадров) | ||
| 2.3.2. | Страховой фонд на микрофишах | единиц хранения (микрофиш) |
| единиц измерения (кадров) | ||
| 2.3.3. | Фонд пользования на рулонной пленке | единиц хранения (рулонов) |
| единиц измерения (кадров) | ||
| 2.3.4. | Фонд пользования на микрофишах | единиц хранения (микрофиш) |
| единиц измерения (кадров) | ||
| 2.4. | Количество фондов, прошедших проверку наличия в прошедшем году (оформлено учетными документами) | |
| 2.5. | Количество подвергнутых экспертизе ценности | фондов |
| дел | ||
| 2.6. | Выделено к уничтожению | дел _________________________________ |
| 2.7. | Количество выбывших из хранилища | фондов |
| дел | ||
| 2.8. | Количество поступивших в хранилище | фондов |
| дел | ||
| 2.9. | Количество специальных видов документов* | дел _________________________________ |
| 2.10. | Количество дел, нуждающихся: | |
| в реставрации | ____________________________________ | |
| в ремонте | ____________________________________ | |
| в переплете | ____________________________________ | |
| 3. | Научно-справочный аппарат** | |
| 3.1. | Количество описей | ____________________________________ |
| 3.2. | Количество указателей и их виды | карточек ___________________________ |
| 3.3. | Количество картотек и их виды | карточек ___________________________ |
| 4. | Ответственный за хранилище | ____________________________________ |
| (инициалы, фамилия, должность, дата и | ||
| ____________________________________ | ||
| индекс приказа о назначении) | ||
| 5. | Работники, которым разрешен доступ в хранилище | |
| ____________________________________ | ||
| (инициалы, фамилии, должности, дата и | ||
| ____________________________________ | ||
| индекс приказа о разрешении доступа) |
| Наименование должности руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
______________________________
*Коллекция карт, фотографии, картины и т.п.
**Заполняется при наличии в хранилище НСА.
| Приложение 30 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
Форма карточки фонда
Лицевая сторона
КАРТОЧКА ФОНДА
| Дата первого поступления фонда | Дата поступления карточки фонда в фондовый каталог | Местонахождение фонда (наименование архива организации) | Категория |
| Номер фонда | |||
| Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда |
| Объем фонда на 1 января | Годы | |||||
| Описанных дел | ||||||
| Страховой фонд (дел) | ||||||
| Фонд пользования (дел) | ||||||
| Неописанных (дел, документов, листов) | ||||||
| Иное |
Оборотная сторона
| Аннотация документов | Крайние даты документов | Аннотация документов | Крайние даты документов |
| 1 | 2 | 1 | 2 |
Прежний номер фонда ________________________________________________________
Примечание __________________________________________________________________
| Наименование должности руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| Приложение 31 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
Форма акта приема-передачи документов и дел на постоянное хранение
| УТВЕРЖДАЮ | УТВЕРЖДАЮ | |||
| ____________________________ | ______________________________ | |||
| (наименование должности | (наименование должности | |||
| ____________________________ |
| ______________________________ | ||
| руководителя организации) | руководителя государственного архива) | |||
| Подпись | Расшифровка подписи | Подпись | Расшифровка подписи | |
| Дата | Дата | |||
| Печать организации | Печать государственного архива | |||
| АКТ | |
| ___________ № ___________ | |
| Место составления | |
| приема-передачи документов и дел на постоянное хранение |
Основание: ___________________________________________________________________
(название законодательного акта Республики Беларусь
______________________________________________________________________________
об архивном деле и делопроизводстве)
В связи с _____________________________________________________________________
(истечением срока временного хранения документов в организации,
______________________________________________________________________________
ликвидацией, реорганизацией организации, уточнением профиля комплектования)
______________________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ____________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на постоянное хранение документы за ______________ годы и научно-справочный аппарат к ним:
| № п/п | Название и номер описи | Количество экземпляров описи | Количество дел | Крайние даты дел | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого принято _______________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонду присвоен номер _____.
| Передачу произвел | Прием произвел | |||
| ______________________________ | ______________________________ | |||
| (наименование должности работника, | (наименование должности работника, | |||
| ______________________________ | ______________________________ | |||
| передавшего дела) | принявшего дела) | |||
| Подпись | Расшифровка подписи | Подпись | Расшифровка подписи | |
| Дата | Дата | |||
Изменения в учетные документы внесены
| Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| Приложение 32 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
