Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||
Наименование архива организации | ______________________ | ||
(наименование должности | |||
ПАСПОРТ АРХИВОХРАНИЛИЩА |
| ______________________ | |
№ ________ | руководителя организации) | ||
Подпись | Расшифровка подписи | ||
по состоянию на 1 января _________ года | Дата | ||
|
1. Организация хранения документов
1.1. Местонахождение хранилища
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
1.2. Помещения хранилища _____________________________________________________
______________________________________________________________________________
Тип хранилища | Отопление | Наличие кондиционера | Тип электропроводки | Освещенность | Общая площадь |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Протяженность стеллажных полок (погонных метров) | Степень загруженности (%) | Тип стеллажей | Резерв стеллажных полок (погонных метров) | Примечание | |||
проектная | действительная | проектная | при однорядном хранении | при двухрядном хранении | |||
|
|
1.3. Система охраны ____________________________________________________________
(охранно-пожарная сигнализация, вневедомственная охрана и прочее)
______________________________________________________________________________
1.4. Средства пожаротушения ____________________________________________________
(тип и количество огнетушителей)
1.5. Температурно-влажностный режим ___________________________________________
(минимальные и максимальные показатели
______________________________________________________________________________
температуры и влажности воздуха)
1.5.1. Приборы для измерения температуры ________________________________________
(количество, тип, марка)
______________________________________________________________________________
1.5.2. Приборы для измерения влажности __________________________________________
(количество, тип, марка)
______________________________________________________________________________
1.6. Санитарно-гигиенический режим ___________________________________________
(регулярность проведения влажных уборок,
______________________________________________________________________________
обеспыливания)
1.6.1. Биоповреждения документов и помещения ___________________________________
______________________________________________________________________________
1.7. Наличие специального оборудования для хранения документов ___________________
______________________________________________________________________________
(шкафы, сейфы и др.)
2. Документы
2.1. Схема размещения фондов ___________________________________________________
______________________________________________________________________________
2.2. | Общее количество | фондов | ||
дел | ||||
2.2.1. | Внесенные в описи | дел _________________________________ | ||
2.2.2. | Неучтенные | фондов | ||
дел | ||||
2.2.3. | Закартонированные | дел _________________________________ | ||
2.2.4. | Управленческая документация | дел _________________________________ | ||
2.2.5. | По личному составу | дел _________________________________ | ||
2.2.6. | Личного происхождения | фондов | ||
дел | ||||
2.2.7. | Научно-технические документы
| фондов | ||
дел | ||||
2.2.8. | Особо ценные документы | фондов | ||
дел | ||||
2.2.9. | Имеющие страховой фонд | фондов | ||
дел | ||||
2.2.10. | Имеющие фонд пользования | фондов | ||
дел | ||||
2.3. | Страховой фонд и фонд пользования | фондов | ||
дел | ||||
2.3.1. | Страховой фонд на рулонной пленке | единиц хранения (рулонов) | ||
единиц измерения (кадров) | ||||
2.3.2. | Страховой фонд на микрофишах | единиц хранения (микрофиш) | ||
единиц измерения (кадров) | ||||
2.3.3. | Фонд пользования на рулонной пленке | единиц хранения (рулонов) | ||
единиц измерения (кадров) | ||||
2.3.4. | Фонд пользования на микрофишах | единиц хранения (микрофиш) | ||
единиц измерения (кадров) | ||||
2.4. | Количество фондов, прошедших проверку наличия в прошедшем году (оформлено учетными документами) | |||
2.5. | Количество подвергнутых экспертизе ценности | фондов | ||
дел | ||||
2.6. | Выделено к уничтожению | дел _________________________________ | ||
2.7. | Количество выбывших из хранилища | фондов | ||
дел | ||||
2.8. | Количество поступивших в хранилище | фондов | ||
дел | ||||
2.9. | Количество специальных видов документов* | дел _________________________________ | ||
2.10. | Количество дел, нуждающихся: | |||
в реставрации | ____________________________________ | |||
в ремонте | ____________________________________ | |||
в переплете | ____________________________________ | |||
3. | Научно-справочный аппарат** | |||
3.1. | Количество описей | ____________________________________ | ||
3.2. | Количество указателей и их виды | карточек ___________________________ | ||
3.3. | Количество картотек и их виды | карточек ___________________________ | ||
4. | Ответственный за хранилище | ____________________________________ | ||
(инициалы, фамилия, должность, дата и | ||||
____________________________________ | ||||
индекс приказа о назначении) | ||||
5. | Работники, которым разрешен доступ в хранилище | |||
____________________________________ | ||||
(инициалы, фамилии, должности, дата и | ||||
____________________________________ | ||||
индекс приказа о разрешении доступа) |
Наименование должности руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
______________________________
*Коллекция карт, фотографии, картины и т.п.
**Заполняется при наличии в хранилище НСА.
Приложение 30 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
Форма карточки фонда
Лицевая сторона
КАРТОЧКА ФОНДА
Дата первого поступления фонда | Дата поступления карточки фонда в фондовый каталог | Местонахождение фонда (наименование архива организации) | Категория |
Номер фонда | |||
Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда |
Объем фонда на 1 января | Годы | |||||
Описанных дел | ||||||
Страховой фонд (дел) | ||||||
Фонд пользования (дел) | ||||||
Неописанных (дел, документов, листов) | ||||||
Иное |
Оборотная сторона
Аннотация документов | Крайние даты документов | Аннотация документов | Крайние даты документов |
1 | 2 | 1 | 2 |
Прежний номер фонда ________________________________________________________
Примечание __________________________________________________________________
Наименование должности руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Приложение 31 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
Форма акта приема-передачи документов и дел на постоянное хранение
УТВЕРЖДАЮ | УТВЕРЖДАЮ | |||
____________________________ | ______________________________ | |||
(наименование должности | (наименование должности | |||
____________________________ |
| ______________________________ | ||
руководителя организации) | руководителя государственного архива) | |||
Подпись | Расшифровка подписи | Подпись | Расшифровка подписи | |
Дата | Дата | |||
Печать организации | Печать государственного архива | |||
АКТ | |
___________ № ___________ | |
Место составления | |
приема-передачи документов и дел на постоянное хранение |
|
|
Основание: ___________________________________________________________________
(название законодательного акта Республики Беларусь
______________________________________________________________________________
об архивном деле и делопроизводстве)
В связи с _____________________________________________________________________
(истечением срока временного хранения документов в организации,
______________________________________________________________________________
ликвидацией, реорганизацией организации, уточнением профиля комплектования)
______________________________________________________________________________
(наименование организации)
передает, а ____________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
принимает на постоянное хранение документы за ______________ годы и научно-справочный аппарат к ним:
№ п/п | Название и номер описи | Количество экземпляров описи | Количество дел | Крайние даты дел | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого принято _______________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
В государственном архиве фонду присвоен номер _____.
Передачу произвел | Прием произвел | |||
______________________________ | ______________________________ | |||
(наименование должности работника, | (наименование должности работника, | |||
______________________________ | ______________________________ | |||
передавшего дела) | принявшего дела) | |||
Подпись | Расшифровка подписи | Подпись | Расшифровка подписи | |
Дата | Дата | |||
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы | Подпись | Расшифровка подписи |
Дата |
Приложение 32 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |