2020-06-12
126
Наименование организации
Наименование архива
ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДЕЛА
| Фонд № ____________ | Опись № ___________ | Дело № ____________ |
Заголовок дела ________________________________________________________________
| Дата использования | Кому выдано: фамилия, инициалы, наименование организации | Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.) | Номера использованных листов | Подпись лица, использовавшего дело |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Приложение 51 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
Форма карты-заместителя дела
КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
| Номер фонда | Номер описи | Номер дела | Кому выдано | Дата выдачи | Подпись работника, выдавшего дело из хранилища | Дата возврата | Подпись работника, подложившего дело в хранилище |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Приложение 52 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
Форма карточки учета необнаруженных дел (документов)
Наименование организации
Наименование архива
|
|
|
КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)
Фонд № ______________________________________________________________________
Название фонда _______________________________________________________________
Опись № _____________________________________________________________________
Название описи _______________________________________________________________
Хранилище № _________________________________________________________________
| Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Отметка о ходе розыска | Результаты розыска, наименование должности, подпись и расшифровка подписи лица, внесшего запись |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Приложение 53 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
Форма листа проверки наличия и состояния дел фонда
Лицевая сторона
Наименование организации
Наименование архива
ЛИСТ ПРОВЕРКИ № ______
наличия и состояния дел фонда № ________________________________________
(название фонда)
_____________________________________________________________________
Проверку проводили ___________________________________________________
(даты проверки, должности, фамилии, инициалы)
_____________________________________________________________________
1. Наличие дел
| Номера описей | Количество дел, числящихся по описи | Номера необнаруженных дел | Литерные номера дел, не отраженные в итоговой записи | Пропущенные номера дел, не отраженные в итоговой записи | Шифры дел, неправильно подложенных в данный фонд | Номера дел, выданных во временное пользование* | Количество дел, оказавшихся в наличии (описанных) | Временные шифры необработанных дел | Примечание | ||
| неучтенные | не перечисленные, но учтенные в объеме | неучтенные | не перечисленные, но учтенные в объеме | ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
|
|
|
______________________________
*Указываются шифры дел, выданных работникам архива, работникам организации, сторонним организациям.
Оборотная сторона
2. Состояние дел
| Номера описей | Номера дел, требующих | Номера дел, неисправимо поврежденных | Номера дел, имеющих в оформлении драгоценные камни и металлы | Примечание | |||
| дезинфекции, дезинсекции | реставрации | переплета и подшивки | восстановления затухающих текстов | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ____________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
| Наименования должностей работников, проводивших проверку | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| Приложение 54 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||
| Наименование архива | ______________________ | ||
| АКТ | (наименование должности | ||
| __________ № ____________ |
| ______________________ | |
| Место составления | руководителя организации) | ||
| Подпись | Расшифровка подписи | ||
| проверки наличия и состояния дел фонда | Дата | ||
Фонд № __________
Название фонда _______________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________ по ____________________________
Проверкой установлено:
1. Числится по описям ______________________________________________________ дел
(количество)
2. Не оказалось в наличии ___________________________________________________ дел
(количество)
3. Имеют литерные номера:
3.1. не учтенные в итоговых записях __________________________________________ дел
(количество)
3.2. не перечисленные, но учтенные в итоговых записях __________________________ дел
(количество)
4. Пропущено номеров:
4.1. не учтенных в итоговых записях __________________________________________ дел
(количество)
4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях __________________________ дел
(количество)
5. Неправильно подложенных, относящихся к другим фондам ____________________ дел
(количество)
6. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) ___________________ дел
(количество)
Из них:
6.1. выданных во временное пользование ______________________________________ дел
(количество)
6.2. требующих дезинфекции и дезинсекции ____________________________________ дел
(количество)
6.3. требующих реставрации _________________________________________________ дел
(количество)
6.4. требующих переплета и подшивки ________________________________________ дел
(количество)
6.5. требующих восстановления затухающих текстов ____________________________ дел
(количество)
6.6. неисправимо поврежденных ______________________________________________ дел
(количество)
7. Имеется не внесенных в описи _____________________________________________ дел
(количество)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеющихся в наличии __________________________________________________________________________ дел
(количество)
Характеристика состояния и условий хранения. Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения _____________________________________________________________
______________________________________________________________________________
Проверку проводили:
| Наименования должностей работников, проводивших проверку | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| Приложение 55 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
Форма акта о технических ошибках в учетных документах
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||
| Наименование архива | ______________________ | ||
| АКТ | (наименование должности | ||
| __________ № ____________ |
| ______________________ | |
| Место составления | руководителя организации) | ||
|
| Подпись | Расшифровка подписи | |
| О технических ошибках в учетных документах | Дата | ||
Фонд № _____________
Название фонда _______________________________________________________________
______________________________________________________________________________
В ходе выполнения _________________________________________________ обнаружены
(вид работы)
|
|
|
технические ошибки в записях:
| Название документа | Существующая запись | Следует записать |
| 1 | 2 | 3 |
В результате количество дел в фонде увеличилось (уменьшилось) на __________________
___________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Примечание: __________________________________________________________________
| Наименование должности работника архива организации | Подпись | Расшифровка подписи |
Изменения в учетные документы внесены.
| Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| Приложение 56 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
Форма акта об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных дел
| Наименование организации | УТВЕРЖДАЮ | ||
| Наименование архива | ______________________ | ||
| АКТ | (наименование должности | ||
| __________ № ____________ |
| ______________________ | |
| Место составления | руководителя организации) | ||
| Подпись | Расшифровка подписи | ||
| Об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных дел | Дата | ||
В ходе __________________________________________________________________ было
(вид работы)
обнаружено ___________________________________________________________________
(в фонде, хранилище, рабочем помещении)
______________________________________________________________________________
| № п/п | Заголовок дела | Шифр (если имеется) | Крайние даты | Количество листов | К какому фонду относится (новый шифр) | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Итого обнаружено _________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
| Наименование должности работника архива организации | Подпись | Расшифровка подписи |
Изменения в учетные документы внесены.
| Наименование должности работника, внесшего изменения в учетные документы | Подпись | Расшифровка подписи |
| Дата |
| Приложение 57 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций |
