Подготовка к составлению заявки

ПОСОБИЕ ПО ОБУЧЕНИЮ

МЕНЕДЖЕРОВ ПРОЕКТА И РАЗРАБОТКИ ПЛАНОВ

КАК

НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ПРОЕКТНУЮ ЗАЯВКУ

Ресурсный Центр для НПО при ОФ «Помощь»

2009

КАК НАПИСАТЬ ЭФФЕКТИВНУЮ ПРОЕКТНУЮ ЗАЯВКУ

ВВЕДЕНИЕ

Заявка на проект представляет собой запрос на финансовую помощь извне.

При этом вы должны помнить, что являетесь одним из многочисленных организаций, требующих донорского финансирования. Следовательно, хорошо составленная заявка является решающим фактором в процессе успешного изыскания фондов для финансирования проектов.

Желательно изначально постараться найти несколько источников финансирования. Если вы обеспечите вашу деятельность лишь одним источником финансирования, то рискуете стать зависимым от него. Ниже приведены указания, которые вам пригодятся в отношениях с любым донором.

Заявка на проект – это не только перечень ваших нужд. Каждый пункт должен

быть обоснован таким образом, который позволит донору принять решение о

полном или частичном финансировании проекта. У вас должно быть четкое75

представление о том, что вы собираетесь предпринять с запрашиваемыми у донора средствами, а также должны четко обосновать это последнему.

Вы должны внимательно отнестись к формулированию и созданию проекта.

Не менее значительным является составление заявки на проект, которая сможет

привлечь необходимое количество фондов. Составление заявки на проект требует, соответственно, определенных знаний и практики.

Ваша заявка на проект должна быть «рекламным» документом, функцией которого является информирование и убеждение. Если у вас есть хорошая идея и вы увере-ны, что она заслуживает поддержку со стороны донора, вы должны суметь с помощью заявки на проект передать ваши соображения тем людям, которые прини-мают решение о финансировании проектов. Ваша заявка должна давать ясное представление о том, как и где завершится проект, или же, каким образом станет он самооплачиваемым (самообеспечивающим). Заявка должна быть лаконичной, желательно напечатанной и не должна содержать излишнюю информацию.

Некоторые особенности заявки на проект обусловлены количеством запрашиваемых ресурсов и масштабом проекта в целом. Данные ниже указания могут быть видоизменены соответственно с конкретной ситуацией, исходя из того, какой именно проект вы намерены осуществить и кто является предполагаемым донором.

Заявка на проект должна отображать всю проделанную вашей организацией

работу, которая логически привела вас к идее осуществления данного проекта.

Безусловно, только перечень запрашиваемых средств не является достаточным,

вы должны обосновать потребность и доказать, что проект заслуживает

финансирования. Не надо при этом забывать, что будут лица и организации,

конкурирующие с вами в привлечении существующих фондов.

Пишите простым, легкодоступным языком, если это обязательно, используйте

диаграммы и таблицы, чтобы заострить внимание на важных моментах.

С целью избегания громоздкости основной части заявки, используйте приложение. Покажите донору, что после ознакомления последнего с заявкой на проект, вы желаете встретиться с его представителем для пояснения вопросов вокруг содержания проекта.

ПОДГОТОВКА К СОСТАВЛЕНИЮ ЗАЯВКИ

Доноры заинтересованы в том, чтобы финансируемый ими проект содействовал усилению организации. Вы должны собрать данные о вашей организации с целью серьезного обоснования ваших аргументов.

Возможно, у вас и ваших коллег есть много хороших идей – вы видите

необходимость искоренения бедноты, обеспечения населения чистой питьевой

водой, улучшения здоровья населения, помощи инвалидам и т.д. Из всего этого

вы должны выбрать проект, который наиболее специфичен и будет направлен

на решение одной главной приоритетной проблемы.

76

Вовлеките всю общину. В процессе работы над проектом необходимо

подключить всю общину, тех, которых раньше обходили вниманием, женщин,

инвалидов, беднейших – тех, мнением которых не интересовались во время

решения общинных вопросов. Не забывайте о меньшинствах. Люди, на которых

нацелен проект, должны чувствовать, что это их проект и, следовательно, они

могут внести в него определенный вклад.

Определение цели не является достаточным условием. Необходимо четкое

планирование, определение существующих и потенциальных ресурсов, разработка нескольких стратегий и выбор из них наиболее жизнеспособной; принятие решения о форме осуществления мониторинга проекта (чтобы убедиться, что проект не теряет изначально определенного направления); перепроверка бухгалтерии с целью обеспечения необходимой прозрачности и ясности, определение порядка действий. Необходимо также провести небольшое исследование вокруг месторасположения, населения и существующей ситуации, чтобы объективно описать фон, на котором будет осуществляться проект. Для обеспечения надежности и объективности вовлеките всю общину, а также всех тех, кто будет пользоваться результатами проекта.

 

Во время работы с общиной или целевой группой используйте метод мозгового

штурма с целью выработки плана, т.е. дизайна проекта. Серьезно поработайте

над каждой ступенью процесса:

• Какая проблема является приоритетной (перечислите все, включая

«совершенно бессмысленные», а затем сгруппируйте их по приоритетам),

постарайтесь разъяснить группе, что целью проекта является решение

выявленной проблемы;

• Помогите группе сформулировать задачи (завершенные, конкретные,

проверяемые, специфичные) исходя из поставленной цели;

• Определите ресурсы и противоречия, затем выработайте несколько

альтернативных решений и выберите из них наиболее жизнеспособные.

Параллельно вы должны начать работать над заявкой. Эффективная заявка

должна описывать программу изменения (а не представлять собой лишь

перечень нужд). Должен существовать детальный план, который будет связно

описывать, куда вы направляетесь и как вы собираетесь осуществить ваши

задачи. Постарайтесь, чтобы намеченные цели (которые являются общими),

задачи (которые являются измеримыми) и результаты (заранее установленные

количественные показатели) были довольно специфичными.

Надо постараться добыть ресурсы (фонды) из нескольких источников, чтобы

избежать зависимости организации от одного донора.

77

До того, как вы начнете писать заявку, не забудьте о следующем:

 

• Необходимо заранее узнать о доступных источниках финансирования (правитель-ственные, разные агентства, международные организации, частные фонды и т.д.).

• Большинство доноров, как правило, одобряют проектные заявки, в которых

видна местная инициатива, попытка максимально использовать существующие ресурсы, а также приведен план, который обеспечит жизнеспособность проекта (подразумевается финансовая сторона) после исчерпывания финансовой помощи.

• Ваш проект должен быть практичным, не очень дорогим, и должно быть возможно его применение в других ситуациях.

• Доноры уделяют возрастающее внимание к интегрированному подходу к проектам. Это означает, что ваш проект должен быть существенно связан с другими осуществленными в стране проектами, усиливая их и составлен так, что позволит решить выявленные проблемы.

• Почти у всех агентств, правительственных или ООН, разных фондов имеется

собственный формат заявки, который они будут требовать от вас, как от заявителей. Если у вас нет связей с местным или региональным представительством, обратитесь к ним письменно, запросив информацию о необходимых процедурах, формате заявки и требованиях для финансирования. Так, как у разных доноров разные форматы заявки, вы должны запросить аналогичную информацию у всех.

• Определите бюджетный цикл агентств, годовой он, квартальный или текущий.

Проверьте, не приближаются ли сроки внесения заявки на финансирование.