Виды моделей документного фонда

В фондоведении существуют две основные классификации моделей документного фонда.

Основная классификация выделяет по целевому назначению два вида моделей:

1) реальные модели (модели-копии), отображающие нынешнее состояние документного фонда и необходимые для изучения документного фонда;

2) идеальные модели (модели-образцы, прогностические модели), отражающие желаемое состояние фонда и служащие эталоном для его формирования.

В процессе моделирования создаются идеальные модели. Реальные модели образуются в ходе осуществления всех других процессов формирования фонда: учета, обработки, размещения и пр.

В другой классификации моделей документного фонда в основе видообразования лежит способ представления характеристик фонда. Здесь принято выделять четыре вида моделей документного фонда:

• описательные (вербальные) модели;

• библиографические (документографические) модели;

• тематико-типологические (структурные) модели;

• количественные (математические) модели.

Описательные модели документного фонда — это словесное документированное или устное — описание целей и задач, состава фонда, его границ и характера наполнения (глубина ретроспекции, диапазон тем и т. п.). Это первоначальная модель фонда, в которой заданы самые общие представления о его со стоянии и тенденциях развития. По мнению Ю. Н. Столярова, описательные модели служат методологическим обоснованием для всех остальных идеальных моделей документного фонда.

Впервые формализованный подход к описательным моделям документного фонда предложил в 1950 г. Ю. В. Григорьев. Ему описательная модель виделась в виде паспорта фонда, который призван отразить следующие основные сведения о фонде:

• наименование и местонахождение данного фонда;

• история фонда — время возникновения, основные вехи; его развития;

• объем фонда и темпы его обновления;

• профиль фонда, границы состава;

• структурные элементы фонда, принятая система расстановки;

• режимы хранения;

• используемые источники комплектования;

• система отражения в справочно-поисковом аппарате (каталогах и картотеках и др.);

• условия использования;

• периодичность проверки.

Таким образом, в данном документе всесторонне характеризуются наиболее значимые для управления параметры фонда. К сожалению, идея паспорта документного фонда сегодня не прижилась в реальной практике. Более перспективной является идея описательной модели в виде положения о документном фонде. В отличие от паспорта, который носит в значительной степени регистрирующий, описательный характер, положение — это организационно-правовой документ, детально регламентирующий статус, структуру, организацию, порядок деятельности различных подразделений и должностных лиц по формированию данного документного фонда, определяющий их функции, компетенцию, взаимоотношения между собой. Поскольку формирование крупных документных собраний — это коллективная деятельность многих специалистов различных функциональных специализаций, требуется регламентация их совместной деятельности для получения качественного конечного продукта.

В реальной практике описательные модели документного фонда существуют в виде путеводителей по фондам, характерных в большей степени для крупных библиотечных фондов и адресованных в первую очередь пользователям. Устной разновидностью описательной модели фондов могут служить экскурсии по фондам, наибольшее распространение получившие в музейных фондах.

Все приведенные примеры описательных моделей фонда относятся к реальным моделям. Идеальная описательная модель, как известно, должна отражать будущее, желаемое состояние фонда. Наибольшее распространение среди таких моделей получил профиль (политика) комплектования документного фонда. Профиль комплектования документного фонда — это регламентирующий документ, который отражает принципы, направления и стратегию, особенности комплектования фонда, определяет источники комплектования, тематику, виды, экземплярность приобретаемых документов, а также их распределение по подфондам. В профиле комплектования детально расписана структура документного фонда и особенности комплектования каждого подфонда. К сожалению, не для всех документных фондов в настоящее время разработаны профили комплектования. Они более характерны для крупных библиотечных фондов — фондов национальных и вузовских библиотек.

Библиографические модели документного фонда представляют собой перечни (списки, картотеки, библиографические базы данных) конкретных документов, которые имеются (реальные модели) или должны быть (идеальные модели) в данном документном фонде. Поскольку документный фонд состоит из документов, очевидно, что такие модели наиболее точно и подробно отражают его состав.

Наиболее известной реальной библиографической моделью документного фонда являются каталоги — библиотечные, издательские, книготорговые, каталоги выставок и пр., в задачу которых входит представление документов, имеющихся в фонде в виде описи, упорядоченной по тому или иному принципу, позволяют ориентироваться в документном фонде при поиске конкретных документов.

Идеальные библиографические модели документного фонда направлены на два объекта моделирования:

1) Ядро документного фонда. Поскольку ядро фонда — это наиболее информационно ценные, фундаментальные, проверенные временем документы по профилю данного фонда, то модель ядра фонда должна представлять собой перечень таких документов как обязательных для данного фонда. Как правило, модель ядра формируется сразу после того, как определен профиль фонда, поскольку именно с ядра, как известно, начинается формирование документного фонда.

2) Дезидераты — это отсутствующие в фонде, но необходимые и желательные в его составе документы. К ним могут относится документы, случайно пропущенные при комплектовании, утерянные, но пользующиеся постоянным спросом, документы, имеющиеся в недостаточном количестве экземпляров. Таким образом, библиографические модели дезидерат ориентированы на целенаправленное восполнение лакун (пробелов, пропусков в фонде). В реальной практике модели дезидерат существуют в следующих формах:

• картотеки/списков «отказов», в которых перечислены те документы, которые не удалось выдать по запросу пользователя;

• картотеки/базы заказов, представляющих собой перечни документов, заявка на которые уже отправлена, но еще не выполненые поставщиком.

Итак, если описательные модели задают наиболее общее представление о данном документном фонде, то библиографические модели являются наиболее конкретными, отражающими библиографические сведения о документах в фонде.

Тематико-типологические модели документного фонда описывают границы профиля документного фонда в виде перечня рубрик. Необходимость таких моделей вызвана тем, что невозможно заранее составить перечень всех документов, которые должны быть в фонде. Библиографические модели могут включать только уже имеющиеся, подготовленные или изданные документы. Но при комплектовании документного фонда необходимы четкие ориентиры для отбора из внешних документопотоков новых профильных документов. Особую трудность отбор представляет в том случае, если необходимо оценивать содержание документов. Поэтому тематико-типологические модели документного фонда детально описывают семантические границы его профиля (на уровне тем и предметов) с уточнением его целевого и читательского назначения, выраженного через типологическую характеристику документа, например, учебники для вузов или учебники для средней школы. Таким образом, цель тематико-типологических моделей — формализовать параметры отбора документов по профилю документного фонда. Подобная цель предусматривает создание, прежде всего, идеальных тематико-типологических моделей. Наиболее технологически разработанным видом является тематико-типологический план комплектования (ТТПК). Однако имеются и реальные модели данного вида, отражающие существующий тематико-типологический профиль документного фонда, — алфавитно-предметный указатель (АПУ) к систематическому каталогу, а также списки предметных рубрик или ключевых слов в электронных каталогах. Их основная цель — способствовать поиску документов в фонде по тематическим запросам пользователей и тем самым обеспечивать эффективное использование документного фонда. Такие модели создаются на основе профильного рубрикатора (например, алфавитно-предметного указателя к таблицам библиотечно-библиографической классификации), актуализируются в ходе индексирования документов в процессе обработки, а их корректировка происходит в ходе наблюдения за потоками профильных запросов пользователей. В этой связи можно говорить, что такие модели достаточно адекватно отражают профиль документного фонда и могут служить ориентиром для отбора новых документов.

Количественные модели документного фонда задают (идеальные модели) или отражают (реальные модели) количественные параметры документного фонда в целом или его отдельных подфондов в абсолютных и относительных показателях. Реальные количественные модели формируются в ходе суммирования учетных данных, а также при расчете относительных показателей фонда, на основе которых проводится статистическое изучение фонда в процессе управления. В процессе моделирования создаются идеальные количественные модели.

При моделировании будущего фонда важно изначально представлять его количественные характеристики, потому что они определяют объемы помещений для хранения и использования фонда, штат сотрудников, обслуживающих документный фонд, характер размещения фонда и т. д. Поэтому количественные модели документного фонда разрабатываются сразу после описательных моделей. Цель создания идеальных количественных моделей документного фонда — задание его количественных параметров для определения объемов необходимых материальных, кадровых и других ресурсов.

Объектами количественного моделирования являются:

• необходимый или желаемый объем документного фонда;

• количественное соотношение между подфондами;

• количественное развитие фонда.

Расчет необходимого объема документного фонда ведется исходя из нормативного показателя книгообеспеченности.

Книгообеспеченностъ — это среднее количество документов в документном фонде, приходящееся на одного реального или потенциального пользователя. В зависимости от поставленных целей, книгообеспеченность может быть задана для разных категорий пользователей:

• книгообеспеченность на одного жителя, проживающего в районе обслуживания библиотеки/информационной службы. Данный норматив может быть использован для публичных библиотек и других документных фондов, предназначенных для широкого использования;

• книгообеспеченность на одного учащегося используется для количественного планирования объема фонда библиотек учебных заведений;

• книгообеспеченность на одного работающего — это исходный показатель для определения объема документных фондов библиотек и информационных служб на предприятиях и в организациях;

• книгообеспеченность на одного пользователя. Данный показатель применим для всех документных фондов. В отличие от всех предыдущих показателей, где рассматриваются потенциальные пользователи, здесь в расчет принимаете реальный потребитель.

Реальная книгообеспеченность (Ко) рассчитывается по формуле:

Ко = Уф: П,

где

Ко — книгообеспеченность;

Уф — реальный объем фонда;

П — количество пользователей — жителей, учащихся и т. д.

Полученный коэффициент можно оценить, сопоставив его с соответствующим нормативным показателем книгообеспеченности (идеальная книгообеспеченность).

В России принят нормативный минимум книгообеспеченности на одного пользователя библиотеки — 12 экз./чел. Но для нормального обслуживания запросов необходима несколько большая книгообеспеченность — 15-18 экз./чел.

При открытии новой библиотеки трудно предвидеть количество пользователей. Поэтому применяется показатель книгообеспеченности на одного жителя. Разработаны международные нормативы (ИФЛА):

• при населении до 5 тыс. чел. — 2,5 тома на одного жителя;

• при населении 5-10 тыс. чел. — 2 тома на одного жителя;

• при населении 10-20 тыс. чел. — 1,5 тома на одного жителя;

• при населении свыше 20 тыс. чел. — 1 том на одного жителя. Таким образом, чем больше потенциальных потребителей, тем более крупным становится документный фонд. В крупном же фонде у пользователя всегда выбор документов более широк, чем в малом объеме. Поэтому такая дифференциация нормативов направлена на то, чтобы выравнивать возможности пользователей, проживающих в населенных пунктах разной величины.

В Модельном стандарте деятельности публичной библиотеки, разработанном Российской библиотечной ассоциацией (2001 г.), рекомендуется ориентироваться на средний показатель 4,9 томов на одного жителя, в том числе в городе — 5-7 томов; на селе — 7-9 томов. Как видим, и здесь выдерживается та же самая закономерность: в сельской местности меньше жителей, потому показатель книгообеспеченности должен быть выше.

Объем документного фонда не может быть бесконечным малым, поскольку в этом случае он не будет способен удовлетворять необходимый и достаточный минимум поступающих запросов.

Для обеспечения качества документного фонда количество документов в нем не должно быть ниже некоторого уровня. Этот уровень задается в нормативе минимума документов в фонде для открытия публичной библиотеки. Международный норматив (ИФЛА) составляет 6 тыс. экз. В России норматив различен для открытия сельской и городской библиотеки. Для сельской библиотеки — 2 тыс. экз.; для открытия городской библиотеки — 5 тыс. экз.; для технической (на предприятии) — 2 тыс. экз. Более низкий показатель минимального объема фонда в сельских библиотеках связан с особенностями расселения в России, для которого характерно значительное число сельских поселений с небольшим числом жителей. В условиях их удаленности и плохой транспортной доступности высокий показатель минимального объема документного фонда лишит большую часть населения России (до 80%) доступа к библиотечным фондам. По мере распространения телекоммуникационных сетей в сельских территориях данный показатель будет стремиться к уровню международного норматива.

Итак, идеальную модель объема документного фонда можно рассчитать по формуле:

Уф = П * Кон,

где

Уф — будущий объем документного фонда;

П — число потенциальных пользователей;

Кон — норматив книгообеспеченности, который может варьироваться для разных документных фондов и условий их функционирования.

Для того чтобы рассчитать объем помещений, необходимый для хранения документного фонда, можно использовать следующие нормативы для публичных библиотек (Модельный стандарт деятельности публичной библиотеки, РБА, 2001 г.):

• 5,5 кв. м на 1000 томов — при закрытом доступе к фонду;

• 10 кв. м на 1000 томов — при открытом доступе к фонду;

• 7 кв. м на 1000 томов — при ограниченном доступ к фонду.

Как видим, достаточно много внимания уделяется нормированию объема фонда библиотек. В некоторых случаях разработанные нормативы могут использоваться как ориентиры и для других документных фондов. Вместе с тем, следует понимать, что каждый нормативный показатель разрабатывается для определенных условий с учетом различных факторов, актуальных в данный период времени. По мере изменения ситуации нормативы могут пересматриваться.

На следующем этапе подготовки к формированию документного фонда возникает необходимость определить объемы отдельных подфондов. Для некоторых видов документов также существуют нормативы их количества в библиотечном фонде.

В учебных библиотеках используются нормативы книгообеспеченности для разных подфондов:

• для фонда учебных изданий — 0,5-1 на каждого учащегося;

• для фонда дополнительной литературы: научной, научно-познавательной и художественной литературы, периодических изданий:

■ 0,1-0,2 на каждого учащегося в учебных заведениях начального и среднего профессионального образования;

■ 0,2-0,25 — для высших учебных заведений.

Эти показатели отражают нормативный минимум книгообеспеченности, а не идеальное состояние фонда. По ним оценивается деятельность учебного заведения при государственном лицензировании и аккредитации в условиях недостаточности финансирования и проблем с учебным книгоизданием.

При определении объемов подфондов, содержащих отдельные виды документов, в публичных библиотеках Модельный стандарт деятельности публичной библиотеки, в частности, рекомендует придерживаться следующих нормативов:

• фонд справочных и библиографических изданий должен составлять не менее 10% от общего объема фонда;

• объем фонда периодических изданий определяется из расчета 10 изданий на 1000 жителей, но не менее 150 названий на библиотеку;

• фонд звукозаписей и видеодокументов рассчитывается из расчета не менее 10 единиц на 1000 жителей. Ежегодное пополнение должно составлять не менее 20 звукозаписей и 4 видеозаписей на 1000 жителей.

Рекомендованы также границы объемов подфондов, адресванных отдельным категориям пользователей:

• при отсутствии специализированной детской библиотеки фонд детской литературы должен составлять 30-50% общего фонда;

• фонд для обслуживания этнических групп пользователей определяется из расчета: на 500 жителей — 100 томов; до 2000 жителей — 1 том на 10 человек. Новые поступления должны составлять 1 том на 25 человек для районов, где проживает до 2000 представителей национальнальных меньшинств и 1 том на 50 чел. — для районов, где проживает более 2000 чел. одной национальности.

Важно моделировать также и отраслевой состав документного фонда. До 1990-х гг. существовал норматив на отраслевой состав фондов массовой библиотеки:

• художественной литературы — 46%;

• общественно-политической литературы — 20%;

• естественнонаучной литературы — 10%;

• технической и сельскохозяйственной литературы — 7%;

• литературы по искусству и спорту — 7%;

• прочих (филология, литература универсального характера) - 10%.

Современное представление о необходимом количественно соотношении между отраслевыми подфондами, а также между подфондами, выделенными по любому другому признаку, исходит из структуры спроса и книговыдачи. Универсальным показателе для всех подфондов является коэффициент соответствия.

Коэффициент соответствия — показатель соразмерности объемов различных разделов фонда, выделенных по отраслям знаний, по типам и видам, по языкам, хронологическим периодам и другим признакам, рассматриваемый в сопоставлении с объемами их использования (книговыдачи). Коэффициент соответствия рассчитывается по формуле:

Кс = УвВ: УвФ,

где

Кс — коэффициент соответствия;

УвВ — удельный вес документов, выданных из данного отраслевого (или иного) подфонда в общей книговыдаче, выраженный в процентах;

УвФ — удельный вес подфонда в общем объеме фонда, выраженный в процентах.

Например, если доля художественных изданий в книговыдаче составляет 30%, то и сам подфонд должен составлять 30% от общего объема фонда.

Считается, что документный фонд нормально укомплектован, если показатель составляет 0,7-1,3. Если Кс > 1,3, то спрос на документы выше, чем возможности фонда по его удовлетворению. Если Кс < 0,7, то фонд перенасыщен малоспрашиваемыми документами, и необходимо исключить из фонда ненужные документы.

Таким образом, при расчете объемов отдельных подфондов при отсутствии специальных нормативов можно использовать как ориентир долю спроса на документы из данного подфонда.

Определяя желаемый объем документного фонда, необходимо учитывать, что по мере развития фонда его объемы будут изменяться. С этой целью моделируется количественное развитие документного фонда.

Важным показателем развития документного фонда является прирост фонда. Считается, что документный фонд развивается нормально, если ежегодно его объем увеличивается на 2-3%.

Существуют нормативы на исключение документов из фонда. Традиционно в массовых библиотеках списание составляло до 12% от общего объема фонда. Нормативы, которые предлагает ИФЛА, используют другой подход: допускается ежегодно исключать из фонда такое количество документов, совокупная стоимость которых не превышает 10% от бюджета, выделенного на пополнение фонда. В настоящее время при исключении документов из фонда принято ориентироваться на долю новых поступлений, соблюдая пропорциональность объемов поступающих и выбывающих документов.

Таким образом, количественные модели помогают планировать и контролировать объемы фонда. К сожалению, существующие нормативы не отражают всего многообразия процессов в документном фонде. Кроме того, не для всех видов документных фондов имеющиеся в настоящее время нормативы применимы. Поэтому специалисты по формированию документными фондами вынуждены самостоятельно искать пути решения своих проблем, разрабатывая и утверждая в рамках информационного учреждения необходимые идеальные количественные модели.

Описанные классификации моделей документного фонда в практической деятельности органично сопрягаются, вид моделей по форме представления данных о фонде существует в виде реальных и идеальных моделей. Номенклатура таких моделей представлена в таблице.