double arrow

Тема 5. Размещение и расстановка библиотечного фонда


Фондовая обработка документов

Смысл процесса фондовой обработки документов состоит в том, чтобы обеспечить документ всеми элементами, которые позволяют идентифицировать его принадлежность к фонду/подфонду, четко определить его место (адрес) в фонде, с тем чтобы ускорить его расстановку, поиск и оформление выдачи пользо­вателю. Таким образом, в процессе обработки документ приоб­ретает внешние признаки принадлежности к данному фонду и получает ссылку на постоянную адресацию для поиска по запро­су. Благодаря этому, связь документа с документным фондом упрочивается, он находит свое место в структуре фонда, начина­ет существовать в соответствии с законами развития данного фонда. Поэтому фондовая обработка документов является про­цессом организации документного фонда.

Цель фондовой обработки документов — подготовка докумен­тов к дальнейшему хранению и использованию.

В процессе обработки документов принято выделять два ос­новных подпроцесса:

1) процесс библиографической обработки (синонимы: научная обработка документов, аналитико-синтетическая обработка документов, адресно-поисковая обработка документов, каталогизация);




2) процесс технической (библиотечной) обработки документа.

Если процесс технической обработки документа фондоведы считают исконно фондообразующим, то отнесение процесса библиографической обработки к процессам формирования до­кументного фонда остается спорным. Его принято выделять в самостоятельный процесс каталогизации, направленный на создание и ведение другого информационного продукта — ката­лога или системы каталогов. Сложность и многозадачность процессов каталогизации, несомненно, требует специальной проработки технологических решений. Однако полностью ис­ключать их из крута процессов формирования документного фонда нецелесообразно в связи с вспомогатель­ной, посреднической ролью каталога. Очевидно, что каталог как информационный продукт не имеет самостоятельного значения вне связи с документным фондом, для раскрытия содержания которого он и создается. Поиск по каталогу в конечном итоге предполагает нахождение не самого документа, а только установ­ление его наличия и адреса местонахождения в данном фонде через обращение к упорядоченной совокупности библиографи­ческих записей, которые выполняют функцию поисковых моде­лей документов из фонда.

Таким образом, цель процесса библиографической обработки документов заключается в создании их поисковых образов (мо­делей), чтобы на этой основе создать реальные библиографиче­ские модели документного фонда в целом. Конечным результатом данного процесса является библиографическая запись о доку­менте из фонда с обязательным указанием его шифра хране­ния.



Шифр хранения — это закодированный адрес документа в фон­де. Шифр (т. е. «тайнопись») показывает место документа на полке.

Первоначально шифр хранения (с фр. chiffre, буквально — цифра, от араб, сифр — нуль) состоял из цифр, указывающих номер шкафа, полки и порядковый номер книги на полке. В на­циональных библиотечных, архивных и музейных фондах до сих пор сохранился этот порядок шифрования местонахождения документов. Например, шифр А15 — 06/18 имеет следующее зна­чение: А — указание на то, в каком фондохранилище находится документ; 15 — это номер стеллажа; 06 — номер полки; 18 — по­рядковый номер документа на полке.

Наиболее распространены шифры хранения, содержащие классификационный индекс (полочный индекс) и авторский знак. Индекс библиотечно-библиографической классификации позволяет упорядочивать документы по отраслям знаний, а ав­торский знак обеспечивает расстановку по алфавиту авторов/за­главий внутри отраслевого раздела фонда.

В России авторский знак определяют с помощью «Таблиц авторских знаков» Л. Б. Хавкиной, специально разработанных для упрощения расстановки книг на полке. «Авторские таблицы»

Л. Б. Хавкиной представляют собой перечень слогов русского языка и соответствующих каждому из них кодов, состоящих из первой буквы слога и двух- или трехзначного числа.



Принцип авторского кода был разработан американским библиотековедом Чарльзом Эмми Кэттером («кеттеровский ин­декс»). Им предложено после классификационного индекса проставлять первые три буквы фамилии автора книги или ее заглавия для того, чтобы было удобно расставлять книги на пол­ке или карточки в каталоге. Этот принцип кодирования до сих пор используется в американских и европейских библиотеках. Заслуга Л. Б. Хавкиной состоит в том, что она использовала бу­квенно-цифровой авторский знак. Цифровая «приставка» к бу­кве существенно облегчает упорядочение документов по алфа­виту, поскольку последовательность цифр всегда однозначна и автоматически выстраивается в человеческом сознании, в то время как восстановление в памяти последовательности букв в алфавите вызывает затруднение у большинства людей. Благо­даря цифровому коду в составе авторского знака Л. Б. Хавкиной появляется возможность формально и безошибочно делать ал­фавитную расстановку. Именно поэтому авторские знаки стали обязательным элементом шифра хранения в большинстве доку­ментных фондов библиотек и служб информации.

В этой связи общий алгоритм процесса обработки документа должен выглядеть следующим образом.

Алгоритм процесса фондовой обработки документов

1. Первичная обработка документа.

1.1. Маркировка документа (от фр. marguer — отмечать) — на­несение на документ идентификационных знаков, свидетельст­вующих о его принадлежности к фонду и служащих для после­дующего контроля за движением документа. Маркировка документов осуществляется в процессе их приема.

В ходе маркировки используются штемпели с наименовани­ем фонда, книжные знаки (экслибрисы), индивидуальные ма­шиночитаемые штриховые коды. При маркировке документов должны соблюдаться следующие основные требования: а) мар­кировочный знак должен включать обозначение принадлежности фонда; б) он должен соответствовать эстетическим требованиям и не нарушать целостности художественного оформления доку­мента; в) должна обеспечиваться долгосрочная сохранность тек­ста или другой знаковой информации в маркировочном знаке.

В книжных изданиях штемпель проставляется на обороте ти­тульного листа и на странице 17; штрих-код наклеивается на форзаце книги.

Электронные документы на съемных носителях подлежат мар­кировке мягкими фломастерами. Данные заносятся на верхнюю (нерабочую) поверхность диска. Электронные документы локаль­ного доступа идентифицируются специальными компьютерными программами, при этом обозначение принадлежности может быть оформлено как самостоятельным файлом в составе общей дирек­тории, так и включено в «тело» самого электронного документа.

1.2. Простановка на документе инвентарного номера осуще­ствляется после индивидуального учета документа и характерна только для документов, прошедших инвентаризацию. Инвентар­ный номер проставляется в области штемпеля, а также выше или ниже его. Зачастую операция простановки инвентарного номера механизирована и осуществляется с помощью специальных уст­ройств-нумераторов.

2. Библиографическая обработка документа.

2.1.Проверка документов на дублетность осуществляется для того, чтобы исключить повторное создание библиографической записи на дополнительные экземпляры уже имеющегося в фон­де документа. С этой целью в традиционном режиме обработки проводится сверка каждого нового документа с генеральным алфавитным или учетным каталогом. В электронных каталогах компьютерной системой автоматически осуществляется кон­троль дублирующих записей на основе введения Международ­ного стандартного номера документа (ISBN, ISSN, ISRC), либо других идентифицирующих библиографических сведений о до­кументе. Если аналогичный документ был выявлен в фонде, в имеющейся библиографической записи оформляется еще одна запись об экземпляре, т. е. приписывается инвентарный номер и/или штрих-код нового документа. После этого документ сразу поступает на этап окончательной технической обработки.

2.2.Первичная библиографическая обработка документа — это составление библиографической записи для каталогов на новый документ с использованием различных лингвистических средств. Она включает в себя три подпроцесса:

2.2.1.Составление библиографического описания;

2.2.2.Индексирование документа;

2.2.3.Составление шифра хранения.

3. Окончательная обработка документа.

3.1.Наведение на документе шифра хранения. Шифр хранения помогает находить документ по запросу, а также расставлять его всегда на одно и то же место на полке. Обычно шифр хранения записывается в верхнем левом углу переплета/обложки или фут­ляра дисков и кассет. При невозможности записи шифра непо­средственно на переплет или футляр наклеивается ярлык — бу­мажная наклейка, этикетка, удобная для записи шифра хранения. В книжных изданиях шифр хранения дублируется в верхнем правом углу титульного листа. Это делается для быстрого восста­новления шифра хранения в случае утраты записи на обложке.

3.2.Оформление формуляра документа и индикатора для нуме­рационного или топографического каталога осуществляется пре­имущественно в тех случаях, когда оформление выдачи докумен­та пользователям производится по традиционной технологии. Однако и при автоматизированной технологии регистрации книговыдач формуляры документов продолжают использоваться, только заполнение первоначальных сведений в них и распечатка производятся компьютерной системой по команде каталогиза­тора.

Формуляр документа (от нем. Formular, от лат. formula — фор­ма) представляет собой бланк форматом 5x10 см, содержащий основные идентифицирующие сведения о документе (автор, за­главие, выходные данные, цена), а также инвентарный номер и шифр хранения. Формуляр хранится вместе с документом и пред­назначен для замещения документа при его выдаче пользователю. Выдавая документ, работник библиотеки или информационной службы вынимает формуляр из документа и вставляет его в фор­муляр пользователя либо в специальные закладки-карманы, ко­торые ставятся на полку вместо выданного документа. Другим назначением формуляра является оформление ответственности пользователя за взятый из фонда документ, а также слежение за спросом на данный экземпляр документа. Это достигается бла­годаря тому, что в формуляре документа пользователь должен указать дату получения документа и поставить свою роспись, подтверждающую принятые на себя обязательства за возврат документа. Формуляр становится юридическим доказательством при утере и невозврате документа в фонд. Вместе с тем, количе­ство отметок о выдаче документа характеризует востребованность документа в различные периоды его пребывания в фонде. На основе этих данных можно принимать решение об устаревании документа и исключении его из фонда.

Для хранения формуляра используют специальный кармашек, который приклеивается к форзацу книги или обороту обложки издания. Наклейка кармашка также является операцией техни­ческой обработки документа.

В библиотеках в документ, предназначенный для выдачи на дом, вклеивается листок возврата. Он служит для напоминания пользователю о сроке возвращения данного документа в фонд. Кроме того, его используют при анализе спроса на данный до­кумент.

Индикатор для нумерационного или топографического катало­га по форме аналогичен формуляру документа, но расставляется в соответствующем каталоге и служит для уточнения учетных сведений, например, о закрепленности документа за определен­ным подфондом, а также используется при проверке фонда.

3.3. Электронная маркировка документа, предохраняющая его от несанкционированного выноса из фонда. Данная операция осуществляется только в тех фондах, где используется технология электронной защиты фонда от хищений. В документе устанавли­вается защитный датчик или радиочип, который призван подавать сигнал при попытке незаконно вынести документ из фонда.

На этом обработка партии новых поступлений заканчивается, и документы передаются в соответствующие подфонды для раз­мещения.

При исключении документов из фонда все реквизиты, нане­сенные на документ в процессе обработки, удаляются или пере­черкиваются, а записи о них в каталогах удаляются.

Таким образом, фондовая обработка документов обеспечива­ет условия для реального включения документа в систему фонда и для оптимизации его использования. Ситуационные особенно­сти процесса обработки документов в значительной мере обуслов­лены принятыми в данной информационной организации тех­нологиями учета, размещения, хранения и использования документного фонда. Внедрение новых информационных техно­логий в различные процессы формирования фонда отразилось на процессе технической обработки документов: изменился состав реквизитов и приемов их нанесения на документ (ср.: штемпеле­вание и наклейка штрих-кода). Но наиболее глубокие преобра­зования в последние годы испытал процесс библиографической обработки документов. От информационных и библиотечных специалистов потребовалось переосмысление многих технологи­ческих решений, касающихся полноты и структуры библиогра­фической записи, приемов нормализации поисковой лексики, использования различных лингвистических средств для адекват­ного и оптимального раскрытия содержания документов.

Размещение документного фонда

Размещение документного фонда — это пространственное упо­рядочение документов в помещениях фондохранилищ. Именно процесс размещения непосредственно нацелен на упорядочения документов в фонде, в то время как остальные процессы либо подготавливают их к этому (процессы комплектования и обра­ботки документов), либо контролируют эффективность принятых решений по размещению (процессы учета, хранения, использо­вания и управления).

Размещение документных фондов должно быть направлено на решение двух противоречивых задач — обеспечение сохран­ности и доступности документов в документном фонде. Задача специалиста по документным фондам состоит в том, чтобы вы­брать оптимальный способ размещения, позволяющий рацио­нально разрешить данное противоречие. Приоритетом в выборе способа размещения является главная целевая функция данного документного фонда/подфонда.

Если ведущей функцией является мемориальная и требуется обеспечить длительное хранение документов, то размещение должно обеспечивать максимум сохранности, даже за счет огра­ничения доступности. Так, в музейных фондах 90% документов постоянно находятся в «запасниках», т. е. закрытых хранилищах с крайне ограниченным доступом для лиц, не обслуживающих данный фонд. Экспозиционная часть фонда невелика, и ориги­налы в ней находятся достаточно ограниченное время.

Если ведущая функция данного фонда — утилитарная, то раз­мещение должно обеспечить максимум доступности или удоб­ство предоставления документов, даже в ущерб сохранности некоторых документов. Если доминирует информативная функ­ция, то размещение призвано обеспечить, прежде всего, опера­тивность и комфортность поиска информации в документах по запросу.

Для разрешения данного противоречия в библиотеках и ин­формационных службах применяются три способа размещения, реализуемых в трех типах подфондов с разной степенью доступ­ности и защиты документов от хищений.

• Фонд открытого доступа. Поиск в таком подфонде ведет сам пользователь, поэтому ему гарантирован максимум доступности документов. Однако при открытом доступе к фонду затрудни­тельно надежно обеспечить его сохранность: потери в таких фон­дах неизбежны и всегда превышают аналогичные показатели при других типах доступа к фонду. Вместе с тем в этом фонде недос­таточно и оперативности в получении нужного документа, по­скольку поиск в больших документных массивах вызывает за­труднения у неопытного пользователя. Главной же проблемой фондов открытого доступа является обилие застановок, потому что пользователь, взяв документ с полки, не всегда возвращает его на то же самое место после просмотра его содержания. В биб­лиотеках США, в которых открытый доступ к фонду использу­ется повсеместно, принято правило, запрещающее пользователю расставлять взятые документы обратно на стеллажи. После оз­накомления с документом пользователю рекомендуется поло­жить его на один из столов, специально предназначенных для временного размещения просмотренных документов. Задача со­трудников библиотеки — оперативно расставлять в фонде эти документы. Благодаря такому решению, удается поддерживать порядок в расстановке документов.

• Закрытый подсобный фонд. Такой фонд максимально при­ближен к пунктам выдачи документов, но надежно отгорожен от пользователей. Поиск в нем по устной или письменной заявке потребителя ведет сотрудник, обслуживающий пользователей. Несомненным преимуществом такого типа размещения фонда является оперативность предоставления документа, поскольку поиск документа ведет профессионал, хорошо знающий состав подфонда и принятую в нем систему расстановки. Расстановка осуществляется исключительно самими сотрудниками, потому застановки в фонде встречаются намного реже. Однако все пре­имущества данного типа фонда проявляются в случае запросов на определенный документ. При выполнении неопределенных запросов (таких как, например: «Дайте что-нибудь интересное!») такой тип фонда малоудобен, поскольку работник не имеет дос­таточно полного представления ни о предпочтениях пользова­теля, ни об уже прочитанных им произведениях или материа­лах.

• Закрытый фонд основного хранилища. Поиск в нем ведет со­трудник отдела хранения фонда по письменной заявке пользова­теля. Доступ других сотрудников и пользователей в помещение хранилища исключается, благодаря чему обеспечивается макси­мум сохранности документов. Основным недостатком в исполь­зовании такого фонда является неоперативность предоставления документа по запросу пользователя. Прежде всего, это связано с обязательностью заполнения письменного требования на до­кумент с указанием шифра хранения, уточнение которого требу­ет обращения к каталогу. Время выполнения заявки на документ увеличивается за счет доставки сначала письменного требования в хранилище, а затем — документа из хранилища. Несмотря на то, что в крупных хранилищах широко используются различные средства транспортировки требований и документов — пневмо­почта, транспортеры, лифты, и др., — время ожидания пользова­телем выполнения его заявки занимает от 20 минут до нескольких часов — в зависимости от удаленности хранилища. Однако ис­пользование хранилищ закрытого типа обеспечивает более ра­циональное использование помещений, выделенных для содер­жания фонда, когда на единицу площади приходится большее количество хранимых документов, а также и более подходящие условия для длительного хранения документов (световой, темпе­ратурный, влажностный режим). Именно поэтому такой способ размещения исключительно используется в архивных фондах.

Таким образом, каждый способ размещения имеет свои дос­тоинства и недостатки. В этой связи принято сочетать все три вида подфондов, обеспечивая оптимальное соотношение дос­тупности и сохранности документов. Вопрос о том, какие раз­делы фонда следует поместить на открытом доступе, а какие — в подсобном фонде и хранилище, решается с учетом типовых запросов на документы из фонда. При распространенности не­определенных запросов доступность подфонда должна быть выше для того, чтобы пользователь сам мог разыскать то, что ему нужно — без посредничества сотрудников, которые могут оказывать ему помощь в режиме консультаций. Если же преоб­ладают запросы на конкретные документы, то такие документы лучше разместить в фонде закрытого доступа, это позволит обес­печить оперативность поиска и доставки. Документные фонды больших объемов в условиях дефицита площадей для их хране­ния вынужденно используют закрытый доступ для основной части документов. Документы постоянного хранения размеща­ются исключительно в хранилищах, закрытых для посещения посторонних лиц.

На размещение фонда влияют также величина и смежность помещений, скорость и грузоподъемность средств доставки, па-кетность режима доставки и др. Чем больше времени занимает доставка документов из хранилищ, тем значительнее становятся объемы подсобных фондов.

В зарубежных библиотеках, где нет закрытых фондов, при организации открытого доступа используется прием «зонирова­ния», чтобы обеспечить удобство поиска нужных изданий для пользователя. Выделяются три зоны размещения фонда:

• ближняя зона («библиоэкспресс»), в которой в тематиче­ском порядке располагаются документы повседневного спроса большинства пользователей;

• средняя зона («библиоконстанта»), где документы распо­лагаются по системе знаний и предназначены для удовле­творения типичных запросов отдельных групп пользова­телей;

• дальняя зона («библиоретро»), куда размещают документы редкого или единичного спроса.

Таким образом, размещение документных фондов относится к стратегическим решениям, которые должны приниматься на основе учета самых различных факторов, связанных как с обслу­живанием пользователей, так и с обеспечением сохранности документов.

Упорядочение документов внутри подфонда называется рас­становкой фонда.

Различают расстановки двух типов:

• формальные расстановки, в основе которых лежат признаки формы документа;

• семантические расстановки, т. е. упорядочение документов с учетом их содержания.

Примерами формальных расстановок могут служить следую­щие виды расстановок.

Алфавитная расстановка, когда документы расставляются по алфавиту фамилий авторов или наименований организаций, вы­ступающих в качестве коллективных авторов, либо расстановка осуществляется в алфавите заглавий документов (например, пе­риодических изданий). Преимущество такого вида расстановки состоит не только в удобстве ориентации в фонде, но и комплексировании документов, позволяющем вести поиск документов по неполным данным. Так, например, авторская алфавитная рас­становка позволяет все документы одного автора собрать в одном месте. Благодаря этому, легко отыскивается документ, заглавие которого было искажено при запросе. Для удобства осуществле­ния такого вида расстановки используются авторские знаки, при­суждаемые документу в процессе фондовой обработки.

При хронологической расстановке основным признаком для упорядочивания документов становится год издания документа. Данный вид расстановки помогает выстраивать историческую последовательность создания документов, как правило, с одно­типным заглавием. Так, например, хронологический принцип расстановки используется для периодических и продолжающих­ся изданий, для планов и отчетов и др. Разновидностью этого вида расстановки является обратнохронологическая расстановка, при которой более новые документы выдвигаются в начало ряда. Обратнохронологическая расстановка помогает в оперативном поиске наиболее актуальных документов, которые, как правило, оказываются и наиболее востребованными.

Географическая расстановка решает задачи объединения до­кументов, созданных на определенных территориях — в регионах, поселениях и пр., поскольку в ее основу положен признак места издания/производства документа. Такая расстановка активно применяется в документных фондах, кумулирующих документы регионального характера. По географическому признаку, напри­мер, расставляются местные (городские, районные) и многоти­ражные газеты, потому что потребитель обращается к ним с це­лью поиска информации о данной территории, а их названия не всегда широко известны. Географическая расстановка исполь­зуется в органах государственной власти и управления федераль­ного и регионального уровня, в общественных организациях и методических центрах областного, краевого или республикан­ского подчинения для упорядочения отчетной документации, поступающей из подведомственных организаций.

Нумерационная расстановка предполагает упорядочение до­кументов в различного рода номерной последовательности. Она характерна для периодических и продолжающихся изданий, имеющих нумерацию выпусков, а также для нормативно-техни­ческих документов с идентифицирующим цифровым обозначе­нием (ГОСТ, ОСТ, СТП, ТУ и др.). Разновидностью нумераци­онной расстановки является инвентарная расстановка, при которой документы упорядочиваются по инвентарным учетным номерам. Инвентарная расстановка широко используется в хра­нилищах с ограниченным доступом к фонду, поскольку поиск документа ведется по письменной заявке пользователя, состав­ленной на основании каталожной записи. Нумерационная рас­становка в наибольшей степени поддается механизации и позво­ляет оперативно и с минимальными ошибками осуществлять расстановку и поиск документов на полках, используя для этого труд работников низкой квалификации.

Форматная расстановка предполагает упорядочение доку­ментов в соответствии с их форматом. Ее применение исключи­тельно преследует цель компактного размещения документов и экономичного использования пространства хранилищ. Если рас­становка документов осуществляется без учета их формата, пол­ки в шкафах или на стеллажах устанавливаются в расчете на вы­соту самого большого формата документа. Если же подобрать документы малых форматов на одной полке, то количество полок на стеллаже можно увеличить, а значит, на том же пространст­венном отрезке можно разместить гораздо большее число доку­ментов.

Крепостная расстановка (от слова «крепость», т. е. закреплен­ность) предполагает, что каждый документ имеет постоянное, раз и навсегда закрепленное за ним место. Документы расстав­ляются в последовательности их поступления в фонд, поэтому новые документы не влияют на местоположение тех, которые уже имеются в фонде. Крепостная расстановка — древнейший вид расстановки. Ее основное удобство состоит в том, что не тре­буется раздвигать фонд по мере накопления новых документов. Однако она возможна только в том случае, если все документы хранятся в документном фонде вечно и не подлежат исключе­нию.

Таким образом, главным преимуществом формальных рас­становок является их простота, экономичность, нетребователь­ность к квалификации сотрудников. Однако они не позволяют осуществлять тематический поиск непосредственно в фонде — для этого необходимо обращаться к хорошо разработанному справочно-поисковому аппарату.

Для оперативного удовлетворения наиболее типичных тема­тических запросов активно применяются семантические расста­новки. Наибольшее распространение получили следующие виды семантических расстановок.

Систематическая расстановка упорядочивает документы по отраслям знаний в соответствии с библиотечно-библиографическими классификациями. Систематический принцип группи­ровки позволяет удобно структурировать большие массивы до­кументов различного содержания, поскольку иерархичность построения классификаций позволяет создавать подфонды с раз­ной степенью обобщения или дробности в зависимости от объ­емов отраслевых фондов. Использование классификационных индексов способствует однозначности расстановки документов в тот или иной раздел фонда, а, следовательно, и оперативности поиска документа в фонде.

Тематическая расстановка предполагает группировку доку­ментов по отдельным темам. Это наиболее гибкий вид семанти­ческих расстановок, потому что тематические разделы фонда выделяются в ответ на типовые тематические запросы пользова­телей и по мере изменения спроса могут преобразовываться в другие, более актуальные в настоящее время структурные ком­поненты фонда. Они чаще всего используются в фондах откры­того доступа, поскольку тематический порядок пользователю представляется более понятным. Однако поиск конкретного до­кумента при такой расстановке затрудняется, поскольку содер­жание документа может отражать одновременно много тем, а расстановка предусматривает его местонахождение только в од­ном из тематических разделов. Именно поэтому тематические расстановки считаются вспомогательными.

Предметная расстановка предусматривает группировку до­кументов по рассматриваемым в них предметам (объектам, ас­пектам, событиям, явлениям и т. д.). Ее преимущества связаны с тем, что она, с одной стороны, вычленяет документы по узкому предмету, — например, по конкретным видам заболеваний, мар­кам автомобилей, сортам овощных культур и т. п., а с другой стороны, позволяет комплексировать документы различных от­раслей знаний и разных видов, посвященных одному предмету. Например, страноведческий комплекс собирает разнообразные документы по экономике, политике, истории, демографии, гео­графии, флоре и фауне, культуре и искусству определенной стра­ны. Разновидностью предметного комплекса является персоналия, собирающая воедино все документы, посвященные жизни и дея­тельности какого-либо лица.

Таким образом, семантические расстановки позволяют под­бирать документы по тематическим запросам, в большинстве случаев удовлетворяя их без обращения к справочно-поисково­му аппарату. Однако полностью исключить каталоги в темати­ческом поиске невозможно, поскольку ни один из видов семан­тических расстановок не способен преодолеть противоречие между многоаспектностью содержания документов и необходи­мостью его местонахождения и хранения в одном и том же мес­те. Как следствие этого, семантические расстановки допускают известную долю субъективности в решении о расстановке кон­кретного документа, снижая оперативность его поиска по адрес­ному запросу.

Итак, существует множество различных видов расстановок документов, использующих различные признаки содержания и формы документов. У каждого вида расстановки имеются свои преимущества и недостатки, поэтому для каждого подфонда не­обходимо определить наиболее оптимальный для данной ситуа­ции способ расстановки. Как правило, в реальной практике ис­пользуются комбинированные расстановки, использующие одновременно два признака группировки, например, форматно-инвентарная, систематически-алфавитная, алфавитно-хронологическая и т. д. При этом первый признак выполняет функцию структурирования массива, т. е. разделения его на подфонды, а второй признак задает порядок расстановки внутри выделен­ного подфонда.

Выбор расстановки обусловливают следующие обстоятель­ства:

Видовые особенности документов. Так, удобный поиск жур­налов обеспечивает расстановка по алфавиту их названий; для газет чаще используют географическую расстановку; для ГОСТов предпочтительна нумерационная расстановка, нотные издания целесообразно упорядочивать по виду исполнительства и т. д.

Способ размещения фонда. Например, открытый доступ к фон­ду требует наиболее понятных пользователю способов группи­ровки документов — тематической или предметной расстановок, а в некоторых случаях (например, для журналов) — алфавитной. В подсобном фонде предпочтительна систематическая расста­новка, которая в равной степени обеспечивает оперативный по­иск как по шифру хранения на письменном требовании, так и по устному тематическому запросу, позволяя делать подборки документов непосредственно в фонде. В закрытых хранилищах используются формальные расстановки, не требующие высоко­квалифицированного труда при выполнении письменных запро­сов пользователей. Приоритет здесь отдается тем видам расста­новок, которые позволяют рационально использовать площади помещений, одновременно обеспечивая оперативность поиска конкретных документов, таким как форматно-инвентарная или алфавитная расстановка.

Контингент пользователей и характер их запросов. Например, расстановка школьных учебников в школьной и педагогической библиотеках различна, поскольку их пользователи по-разному формулируют типовые запросы. В школьной библиотеке для учащихся той или иной параллели требуется подбирать комплек­ты учебников, поэтому используется принцип расстановки по классам, а внутри — по учебным предметам. В педагогической библиотеке учитель знакомится с учебной литературой только по тому предмету, который он преподает, при этом ему важно видеть преемственность в изложении материала в учебниках для разных классов. Поэтому в этом фонде используется расстанов­ка по предметам, а внутри комплекса — по классам.

Итак, размещение фонда как процесс организации документ­ного фонда предполагает принятие решений по оптимальному упорядочению документов в фонде, от которого зависит эффек­тивность использования документов и их сохранность. Разнооб­разие подфондов, выделенных по различным признакам, требу­ет индивидуального подхода к выбору способов размещения и расстановки в каждом подфонде с учетом различных ситуацион­ных факторов. Способы расстановки фонда определяют и струк­туру справочно-поискового аппарата, который призван компен­сировать недостатки использованной расстановки при поиске документов. Поэтому субъекту управления документным фондом необходимо системно и стратегически рассматривать проблемы размещения документного фонда. Деятельность исполнителей данного процесса в значительно степени требует скрупулезности и тщательности, поскольку нарушение порядка в расстановке документов (застановки) приводят к немотивированным отказам («нет на месте») на документ, имеющийся в фонде. Использова­ние семантических расстановок требует квалифицированного информационно-библиотечного труда.

Литература:

1. Морева О.Н. Документные фонды библиотек и информационных служб. СПб. : Профессия, 2010. С. 204-218.







Сейчас читают про: