Современная организация делопроизводства

Время выполнения:

Подготовка - 2 мин.

Выполнение - 41 мин.

Оформление и сдача - 2 мин.

Всего - 45 мин.

Рекомендуемая литература для разработки оценочных средств и подготовки обучающихся к аттестации:

Основные источники:

1. Быкова, Т. А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2013. – 359с.
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

 

Перечень материалов, оборудования и информационных источников:

Для проведения контрольной работы наличие специальных материалов, оборудования требуется. Бланки документов и учетно-регистрационных форм, образцы документов, бланки для выполнения контрольной работы.

 

 

Примерные контрольные задания

Вариант 1.

Задание 1 - Выделитетребования к организации документационного обеспечения управления

1. Вся работа с документами (ИДД) осуществляется специальной службой ДОУ.

2. Движение документов должно быть скороточным.

3. Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников.

4. Автоматизация делопроизводственных процессов.

5. Служба ДОУ осуществляет свою деятельность на основании приказа руководителя.

6. Работа с документами должна быть рациональна.

7. Документ должен пребывать только в тех инстанциях, где это обусловлено необходимостью работы с ним.

Задание 2 - Выделитеосновные принципы организации документооборота.

1. Создание разнообразных форм документов.

2. Оперативность движения документов.

3. Бесконтрольное использование копировальной техники.

4. Увеличение размера документов.

5. Целенаправленность движения документов.

6. Максимальное единообразие порядка прохождения и процессов обработки основных категорий документов.

7. Увеличение объема документооборота.

8. Однократное пребывание документов в одном структурном подразделении (у исполнителя).

9. Организация контроля за исполнением документа.

Задание 3 – Установите последовательность документооборота входящих документов.

1. Исполнение документа. Контроль за исполнением.
2. Вынесение сведений из резолюции в УРФ.
3. Вскрытие, проверка вложений.
4. Отметка об исполнении. Хранение.
5. Регистрация.
6. Прием документа, проверка правильности адресования.
7. Направление руководителю для рассмотрения (резолюция).

 

Задание 4. Выделите из перечисленных требований правилатекущего хранения документов и дел в организации.

1. В зависимости от ценности хранятся в закрываемых шкафах или несгораемых шкафах.

2. Дела на полке размещаются согласно НД.

3. Вертикально хранятся документы, вложенные в жесткую обложку.

4. Корешки дел не обозначают.

5. Сохранность документа обеспечивается подписью исполнителя в УРФ.

6. Горизонтально можно хранить любые дела.

Задание 5. Проведите экспедиционную обработку и регистрацию предложенного исходящего документа в электронной УРФ. (ПРИЛОЖЕНИЕ 1)    

Роль руководителя выполняет преподаватель.

Задание 6. Продолжите фразу: Система документации - это… 

Задание 7. Напишите известные вам категории стандартов. 

Задание 8. Определите вид предложенного служебного документа, пользуясь классификацией организационно-управленческих документов. (ПРИЛОЖЕНИЕ 2)     Ответ запишите в таблицу

Классификационный признак	Вид документа

Задание 9. Перечислите нарушения ГОСТа Р 7.0.97-2016 в оформлении документа. Приведите предложенный документ к единообразию в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 (ПРИЛОЖЕНИЕ 3) 

Задание 10. Соотносите следующие понятия и их определения

1.	Бланк	A.	Совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам), помещенных в обложку.
2.	Архив	B.	Приведение документов к единому виду
3.	Документ	C.	Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, оправления или получения.
4.	Делопроизводство	D.	Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования
5.	Регистрация	E.	Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки.
6.	Унификация	F.	Стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенном для переменной.
7.	Копия	G.	Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
8.	Дело	H.	Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация

Вариант - 2

Задание 1 - Выделитетребования к организации документационного обеспечения управления

1. Автоматизация делопроизводственных процессов.

2. Работа с документами должна быть рациональна.

3. Для обеспечения четкого функционирования службы ДОУ важно правильно определить общую численность ее работников.

4. Документ должен быть у исполнителя многократно.

5. Служба ДОУ осуществляет свою деятельность на основании нормативных документов (локальные – положения).

6. Движение документов должно быть прямоточным.

7. Операции над документами должны выполняться одновременно всеми исполнителями.

Задание 2 - Выделитеосновные принципы организации документооборота.

1. Полнота и правильность решения поставленных вопросов в документе.

2. Бесконтрольное использование копировальной техники.

3. Разнообразие порядка прохождения и процессов обработки основных категорий документов.

4. Снижение объема документооборота.

5. Механизация делопроизводственных процессов.

6. Создание унифицированных форм документов.

7. Сокращение размера документа.

8. Организация самоконтроля за исполнением документа.