2020-06-29
63
На обращениях, взятых на особый контроль, в правом верхнем
Углу проставляется отметка «Контроль».
31. Решение о снятии обращений с контроля принимают
Руководители Минсвязи и организаций.
Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля
Не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и
Принятия мер по разрешению обращения.
32. Вся переписка по обращениям ведется за номерами,
Присвоенными им при регистрации. Ответы и предписания на обращения
Оформляются на бланках Минсвязи, организаций и подписываются
Руководителями Минсвязи и организаций. Ответ и предписание должны
Быть подготовлены и зарегистрированы в соответствии с требованиями
Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004
«Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система
Организационно-распорядительной документации. Требования к
Оформлению документов».
Индекс ответа включает в себя номер структурного
|
|
|
Подразделения, номер дела в соответствии с номенклатурой, в которое
Подшивается переписка по данному вопросу, регистрационный индекс
Обращения и регистрационный индекс ответа.
Например: 10-09/Д-401-205, где 10 - индекс структурного
Подразделения, 09 - номер дела по номенклатуре, Д-401 -
Регистрационный индекс обращения, 205 - регистрационный индекс
Ответа.
33. На каждом обращении после окончательного разрешения
Поставленных в нем вопросов исполнителем делается отметка об
Исполнении и направлении его в дело, указывается дата и личная
Подпись руководителя структурного подразделения - исполнителя,
Рассматривавшего обращение, принявшего данное решение. Отметка об
Исполнении документа располагается на нижнем поле первого листа
Документа слева.
Например:
Дело № 10-09
Подготовлен ответ.
Исх. № 10-09/А-48 от 20.01.2008
Подпись Петров
Дата
34. Обращения после их разрешения и материалы, связанные с их
Рассмотрением, с РКК возвращаются лицам, ответственным за ведением
Делопроизводства по обращениям, для централизованного формирования
Дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке их
Поступления и исполнения. Документы подшиваются в последовательности
Решения вопроса, то есть документ-ответ должен быть подшит за
Документом-запросом.
Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и
Разрешению составляют в деле самостоятельную группу.
|
|
|
Формирование и хранение дел у исполнителя запрещено.
При формировании дел проверяется правильность направления
Документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные
Обращения, а также неправильно оформленные документы от исполнителей
Не принимаются и в дела не подшиваются.
35. Срок хранения обращений, материалов, связанных с их
Рассмотрением, - 5 лет (в случае неоднократного обращения - 5 лет с
Даты последнего рассмотрения).
Центральной экспертной комиссией Минсвязи, экспертными
Комиссиями организаций может быть принято решение об увеличении
Срока хранения. Такое решение утверждается руководителями Минсвязи и
Организаций.
36. Дела по обращениям передаются в ведомственные архивы через
Год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленного срока хранения документы (дела) по
Обращениям подлежат уничтожению в порядке, устанавливаемом
Республиканским органом государственного управления по архивам и
Делопроизводству.
37. Обращения ежемесячно анализируются и обобщаются
Должностными лицами с целью своевременного выявления и устранения
Причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов
Граждан, изучения общественного мнения, а также совершенствования
Работы отрасли.
38. Результаты анализа и обобщения систематически
Рассматриваются на заседаниях коллегии Минсвязи.
39. Руководители организаций ежемесячно представляют в
Вышестощую организацию по подчиненности сведения о работе с
Обращениями, в том числе замечаниями и предложениями, внесенными в
Книгу замечаний и предложений.
Приложение 1
к Инструкции о порядке ведения
делопроизводства
по обращениям граждан и юридических лиц в
центральном аппарате и организациях системы
Министерства связи и информатизации
Республики Беларусь
Форма
Министерство связи и информатизации Республики Беларусь
ЖУРНАЛ
учета устных обращений
поступивших в
_____________________________________________________________
(наименование организации связи)
----T----------T------------T-------T---------------T-----------------
¦ № ¦Дата по- ¦Фамилия, ¦Адрес ¦Краткое содер- ¦Результаты рас- ¦
¦п/п¦ступления ¦имя, отчес- ¦заяви- ¦жание обращений¦смотрения обраще-¦
¦ ¦обращения ¦тво заявите-¦теля ¦ ¦ний ¦
¦ ¦ ¦ля ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------+------------+-------+---------------+-----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Приложение 2
к Инструкции о порядке ведения
делопроизводства
по обращениям граждан и юридических лиц в
центральном аппарате и организациях системы
Министерства связи и информатизации
Республики Беларусь
Форма
-----------------------------------------------------------------------
¦ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА ¦
¦ обращений граждан ¦
¦ ¦
¦ № __________________¦
¦ ¦
|
|
|
¦Фамилия, имя, отчество________________________________________________¦
¦ ¦
¦Адрес места жительства и (или)работы, контактный телефон______________¦
¦ ¦
¦Дата поступления______________________________________________________¦
¦ ¦
¦Количество листов обращения___________________________________________¦
¦ ¦
¦Количество листов приложений [1] _____________________________________¦
¦ ¦
¦Даты, индексы [2] повторных обращений_________________________________¦
¦ ¦
¦Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма_________________¦
¦ ¦
¦Тематика _____________________________________________________________¦
¦ ¦
¦Содержание ___________________________________________________________¦
¦ ¦
¦Резолюция ____________________________________________________________¦
¦ ¦
¦Исполнитель __________________________________________________________¦
¦ ¦
¦Документ направлен на исполнение______________________________________¦
¦ ¦
¦Дата направления________ Срок исполнения________ Дата исполнения _____¦
¦ ¦
¦Ход рассмотрения______________________________________________________¦
¦ ¦
¦Отметка о выдаче предписания и его исполнении ________________________¦
¦ ¦
¦Результат рассмотрения обращения (№ ____________ дата ответа__________¦
|
|
|
¦__________________). ¦
¦ ¦
¦Отметка о снятии с контроля___________________________________________¦
¦ ¦
¦Документ подшит в дело № _______ ___________________ л. ¦
¦ ¦
L-----------------------------------------------------------------------
______________________________
[1]Указывается при наличии документов, содержащих информацию о
Результатах предыдущего рассмотрения обращения.
[2]Проставляются при присвоении повторному обращению
Очередного регистрационного индекса.
