2020-06-29
91
Инструкция о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в администрации Центрального района г. Гомеля (далее – Инструкция) разработана на основании Закона Республики Беларусь от 6 июня 1996 года «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасцi Вярхоýнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1996 г., № 21, ст. 376: Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004г., № 189, 2/1089), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005г., № 87, 5/16014), Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007г., № 250, 1/8997) (далее – Указ № 498), постановления Совета Министров Республики Беларусь от 17 января 2008 г. № 60 «О некоторых вопросах ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008г., № 27, 5/26649) и определяет порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан (далее – обращения) в администрации Центрального района г. Гомеля (далее – администрация).
Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых законодательными актами Республики Беларусь установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях (должностными лицами).
Ответственность за организацию работы с обращениями возлагается на главу администрации, руководителей отделов и структурных подразделений администрации.
Поступившие в администрацию по почте, телеграфу, факсимильной связи или иным путем письменные обращения, в том числе и принятые на личном приеме регистрируются в день их поступления в отделе контроля, делопроизводства, писем и организации приема граждан (далее - ОКДП и ОПГ), структурных подразделениях администрации.
Регистрация письменных обращений в администрации осуществляется с использованием одной из следующих форм: автоматизированной (электронной) – путем занесения данных о документе в электронную регистрационно-контрольную карточку обращения (далее – РКК) по форме согласно приложению 1 с последующим введением информации в ходе работы по рассмотрению обращения, карточной (в РКК). Количество экземпляров регистрационных карточек определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, контроля, поиска, анализа работы по обращениям.
Регистрация устных обращений в администрации осуществляется путем занесения данных в журналы. Регистрационный индекс обращения, поступившего на приеме граждан по личным вопросам, состоит из порядкового номера и буквенного символа «Л».
В правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте первой страницы ставится регистрационный штамп, в котором указывается дата регистрации, регистрационный индекс.
Регистрационный индекс письменных обращений состоит из начальной буквы фамилии гражданина и порядкового номера поступившего обращения (например: Б-6; где Б – начальная буква фамилии гражданина, 6 – порядковый номер).
При поступлении обращений из вышестоящих государственных органов, средств массовой информации, иных организаций, от вышестоящих должностных лиц в РКК вносятся реквизиты сопроводительного письма (адресат, номер и дата сопроводительного письма).
Повторным обращениям, поступившим от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, при их поступлении в течение календарного года сохраняется регистрационный индекс первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера. На обращении и в учетной карточке делается отметка «ПОВТОРНО» с указанием даты поступления предыдущего обращения. Документы составляют самостоятельную группу и располагаются в хронологическом порядке.
Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в администрацию, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера.
Обращения, направленные в администрацию вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, и предписания, предусмотренные подпунктом 1.4 пункта 1 Указа № 498 (далее – предписание), берутся на особый контроль.
Оформление предписания осуществляется согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Отметка о выдаче предписания и его исполнении указывается в соответствующей графе электронной РКК.
Письменные обращения должны соответствовать требованиям, установленным в части 1 и 2 статьи 7 Закона Республики Беларусь «Об обращениях граждан». Обращения, не соответствующие указанным требованиям, а также обращения, в которых не указаны фамилия, имя, отчество, данные о месте жительства, содержатся нецензурные либо оскорбительные слова или выражения, либо текст обращения не поддается прочтению, либо обращения подлежат рассмотрению только в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам административных правонарушениях, а также в ином порядке, установленном законодательными актами Республики Беларусь, могут быть оставлены без рассмотрения по существу с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения по существу. Решения об оставлении обращения без рассмотрения принимает глава администрации.
Обращения, содержащие информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении, либо ином правонарушении направляются специалистам отдела по работе с обращениями граждан в соответствующие правоохранительные органы или другие государственные органы.
Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени отправления и получения обращения.
Именные пакеты с надписью «Лично» передаются адресатам в закрытом виде, при этом регистрационный штамп ставится с правом нижнем углу конверта и заполнение РКК производится по реквизитам конверта.
После регистрации обращения в этот же день передаются на рассмотрение главе администрации. Поручения главы администрации о дальнейшем рассмотрении обращений оформляются в форме резолюции.
В РКК, автоматизированной базе данных отражается ход рассмотрения обращений граждан (поручения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения, продление срока рассмотрения, передача обращения для рассмотрения другому исполнителю, место нахождение документов по обращению гражданина).
Обращения граждан, поступившие в администрацию по вопросам не входящим в ее компетенцию в 5-дневный срок со дня регистрации обращения, направляются для рассмотрения в соответствующие органы, организации с уведомлением об этом гражданина.
Ответы на обращения направляются на бланках установленного образца за подписью главы администрации. В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы или организации по находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения.
На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, ставится личная подпись должностного лица, принявшего данное обращение.
Переписка по обращениям хранится в ОКДП и ОПГ. Обращения, ответы на них и другие документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела формируются в течение календарного года.
Документы в делах располагаются в хронологическом порядке и подшиваются в последовательности решения вопроса. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При формировании дел проверяются правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются.
