Общие требования к порядку оформления договоров малого объема (без закупочной процедуры)

В процессе заключения договоров как доходных, так и расходных, подразделения предприятия руководствуются действующими нормативными документами.

1. На основании решения о целесообразности заключения договора (по

своему направлению), ответственный исполнитель подразделения инициатора, выполняет поиск возможных поставщиков (получение не менее трех коммерческих предложений от контрагентов с расшифровками по статьям затрат). Выбор между поставщиками, приславшими коммерческие предложения, производится руководителем/исполнителем подразделения инициатора в соответствии с СТП 503.294-2015 «Оценка и выбор поставщиков. Порядок проведения работ».

2. Затем ответственный исполнитель выполняет подготовку

(разработку) проекта договора, где в ходе преддоговорной работы предварительно прорабатываются совместно с контрагентом все условия договора. После согласования условий, контрагент направляет в адрес подразделения инициатора оригинал договора и все приложения к нему с подписью и печатью.  Все разногласия устраняют, составив протокол разногласий, ответственность за оформление несет исполнитель.

3. Следующий этап жизненного цикла договора это согласование,

подписание договорных документов. Документы подлежат электронному согласованию с визированием файла согласующими лицами с использованием электронной подписи в ПС Р018 «1С:Документооборот 2.1». Для этого ответственный исполнитель подразделения инициатора заполняет карточку договора и направляет на согласование специалистам согласующих служб. В карточке договора указываются сведения о контрагенте, источник финансирования, цена, прикладывается сканированная копия договора и все сопутствующие документы к нему, и электронная версия договора (на случай если понадобятся исправления по замечаниям).

На предприятии определен перечень лиц, осуществляющих согласование и подписание проекта договора, но обязательными являются:

- руководитель службы инициатора;

- юридическая служба;

- финансово-экономический отдел;

- служба экономической безопасности;

 - казначейство;

- директор по направлению;

 - в случае необходимости, другие заинтересованные подразделения.

Время согласования и подписания проекта договора для специалистов согласующих служб не более 3х рабочих дней для каждого, согласно СТП.

Для обеспечения процедуры подписания договорного документа средствами ПС Р018 «1С:Документооборот 2.1». ответственному исполнителю необходимо распечатать на бумажный носитель лист согласования (ЭП) который формируется в ПС Р018 автоматизированным способом и передается вместе с бумажным носителем договора на подпись директору по направлению.

Для осуществления регистрации необходимо отразить подписанные договорные документы в автоматизированной системе финансовой и закупочной деятельности АС ФЗД, где создается карточка договора и в статусе Исполняется перетекает в 1С:Предприятие 8.2 «Управление финансами». Исполнитель после проверки реквизитов, содержания, стоимости, сроков выполнения договора и при отсутствии ошибок осуществляет проведение документа «Заказ поставщика». Подписанный оригинал договора и всех приложений к нему передается на регистрацию в ЮУ для простановки оттиска печати предприятия на подписанном договоре. Договор заключен.

4. После исполнения всех обязательств по договору в т.ч. платежи, ответственный исполнитель направляет в ЮУ на имя директора по правовой работе служебную записку, согласованную с руководителем по направлению, о полном исполнении обязательств по договору и необходимости установления договору статуса «Закрыт» в программе «Управление финансами», а также создает документ «Закрытие заказа поставщику».