Основная проблема в управлении договорами и ее причины

Договорная работа на предприятии должна обеспечивать современное и качественное заключение договоров с контрагентами организации, на условиях удовлетворяющих экономические интересы Общества, что в свою очередь оказывает большое влияние на достижение главных целей предприятия – выпуск продукции. Потери от незаключения договора, либо принятие необоснованного решения из-за отсутствия адекватной информации по исполнению договора могут обойтись предприятию дорого. В случае возникновения проблем с договорами организация теряет не только деньги, но и добрые отношения со своими контрагентами и, как следствие, деловую репутацию.

Несмотря на автоматизацию процесса и четкий регламент работ при осуществлении жизненного цикла управления договорами, на предприятии имеется ряд несоответствий и проблем, которые на 90% организационные задачи.

Правильная организация договорной работы требует ответственного подхода ко всем этапам жизненного цикла управления договорами. Очень часто эти этапы занимают длительное время и не всегда соответствуют утвержденным на предприятии регламентам.

В настоящий момент в управлении договорами на предприятии существует проблема, оформление договоров позднее необходимого срока, что приводит к нарушению или неполному выполнению обязательств ПАО «ОДК-Сатурн» перед своими заказчиками и в итоге отрицательно сказывается на репутации предприятия.

Для того, чтобы устранить её на наиболее раннем этапе, необходимо проанализировать причины и выявить основные из них.

По итогам анализа данной проблемы были выявлены следующие основные причины:

- неэффективное заключение договоров;

- процессные проблемы (дублирование работ)

- информационные проблемы (отсутствие своевременной информации о состоянии сделки);

- программные проблемы;

- неэффективное выполнение действий сотрудниками, отсутствие четкой ответственности за результат и т.д.

- несоблюдение в процессе оформления документов инструкций, указаний, требований нормативных документов;

- прочее.

После выявления причин неэффективной закупочной деятельности, а именно причины оформления договоров позднее необходимого срока, был проведен количественный и качественный анализ, что послужило материалом для сбора статистики. 

Проанализируем данные за период 2017-2019гг. В течении данного периода предприятием было заключено 12259 договоров по всем видам деятельности, включая договора по конкурентной закупочной процедуре. 1344 договора из них, неоформленны в необходимый срок, по выше перечисленным причинам.

На рисунке 3 представлено количество договоров неоформленных в необходимый срок за период 2017-2019гг.

Рисунок 3 – количество договоров неоформленных в необходимый срок за период 2017-2019гг.

Таким образом видно, что наибольшее количество договоров неоформленных в срок обусловлено наличием проблем на этапе заключения договоров.

Этап заключение договора – это завершающая стадия оформления соглашения между договаривающимися сторонами и предполагает подписание документов и совершение других формальностей, после чего каждая из сторон берет на себя определенные обязательства и предоставляет другой стороне возможность защищать свои права в случае их нарушения. Правильно составленное соглашение детально описывает обязанности заказчика и исполнителя, порядок их выполнения. На практике это дает четкое понимание того, что нужно делать и чего ожидать. Для заказчика это значит, что он может быть уверен в качестве услуг. Для исполнителя — это уверенность в том, что оплата будет своевременна, а порядок принятия услуг и критерии их выполнения не изменятся.

Следовательно, заключение договора в срок становится эффективным способом организации взаимоотношений его сторон, учитывающим их обоюдные интересы.

2. АНАЛИЗ ПРОЦЕССА ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ

НА ПАО «ОДК-САТУРН»

TQM рассматривает процесс как любую организованную деятельность, спланированную генерировать предварительно установленный для определенного пользователя выход, обеспечив при этом необходимый вход  процесса. Таким образом, процесс – это совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, которая преобразует входящие элементы в выходящие.  

Любая деятельность, преобразующая по определенным правилам с использованием необходимых ресурсов нечто на входе в нечто на выходе, может называться процессом. Процессы могут объединяться в систему, с помощью которой достигается запланированная цель и которая сама может быть представлена как процесс. При этом исключительно важным является то, что результатом выполнения процесса должно стать появление нового вида продукции, товара/услуги, имеющей ценность для  потребителя.

Анализ процесса начинается с его описания, в рамках которого определяется назначение, цели и задачи процесса, а также его основные характеристики.