2020-06-29
138
Процесс заключения договоров занимает важное место в деятельности предприятия, он относится к поддерживающим процессам, то есть обеспечивает реализацию основных процессов предприятия, что в свою очередь оказывает большое влияние на достижение главных целей предприятия - выпуск высокотехнологичной конкурентоспособной продукции.
В нашей работе при рассмотрении процесса заключения договоров мы ограничиваемся рассмотрением заключения типовых договоров малого объема с выбранным поставщиком.
Целью процесса является своевременное и качественное заключение договоров с контрагентами организации, на условиях удовлетворяющих экономические интересы Общества.
Основными задачами процесса являются:
- качественная подготовка договорной документации;
- своевременное согласование договоров на предприятии, включая
«внешнее» согласование с контрагентом, а также с соответствующими государственными органами и иными структурами в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством;
- регистрация договоров, в т.ч. направление на государственную
регистрацию в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством;
- осуществление учета, оперативного хранения договоров, выдачи
оригиналов и копий, подготовка договоров к сдаче в архив;
- соблюдение требований локальных нормативных актов,
регламентирующих договорную работу на предприятии;
- совершенствование работы с поставщиками;
- разработка типовых договоров;
- контроль исполнения договоров.
Задачи процесса периодически пересматриваются владельцем процесса, которым является начальник ЮУ. Ответственность за обеспечение процесса необходимыми для его надлежащего функционирования ресурсами: информационными, программными продуктами, лежит на управлении ИТ. Кроме того, начальник ЮУ совместно с начальником УКСС оценивают результаты процесса, а также такие его основные показатели, как;
- результативность: применительно к управлению договорами отражает степень соответствия выполнения договорной работы по таким параметрам, как уровень качества и сроки выполнения работ;
- эффективность: отражает степень использования выделенных ресурсов и учитывает взаимоотношение результатов процесса и затрат, предполагает оптимизацию затрат, в том числе и путем уменьшения времени выполнения договорных работ;
- гибкость (адаптивность): отражает способность процесса адаптироваться к изменению внешних и внутренних условий, т.е. предполагает возможность его оперативной корректировки в случае возникновения или в случае наличия проблем, при этом, не влияя отрицательным образом на результаты процесса.
Планирование процесса, распределение имеющихся в распоряжении ресурсов для его реализации, а также текущий контроль хода выполнения процесса осуществляют руководители процесса, которыми являются руководители служб, задействованные в процессе заключения договоров. Работники данных структурных подразделений (специалисты, менеджеры и др.) являются исполнителями процесса и отвечают за надлежащее его выполнение.
С точки зрения Всеобщего управления качеством основным критерием выполнения работы является удовлетворенность клиента (владельца следующего по цепочке процесса или конечного потребителя). Требования со стороны потребителей направлены на то, чтобы при реализации процесса данные характеристики процесса соответствовали предъявляемым к ним требованиям.
Систематизировав и проанализировав вышеуказанные требования, объединяем их в группы:
- качество выполнения договорных работ;
- сроки выполнения договорных работ;
- контроль выполнения работ.
Данные три группы представляют собой основные характеристики процесса заключение договоров. Данные характеристики имеют сильную связь. Для того, чтобы выполнить требования на всех этапах работы, необходимо, чтобы процесс соответствовал установленным требованиям к каждой из этих трех характеристик, поскольку каждая из них вносит существенный вклад в реализацию всего процесса в целом в соответствии с установленными требованиями.
На данный момент на предприятии имеется несоответствие процесса управления договорами, по крайне мере, по одной из его характеристик, а именно – оформление договоров позднее необходимого срока. Это может быть обусловлено, в свою очередь, различными причинами, и происходить из-за наличия проблем на разных этапах процесса. С целью выявления причин данной проблемы необходимо установить, из каких этапов состоит процесс заключение договоров а также провести анализ каждого из выявленных этапов на предмет критичности и возможности возникновения проблем.
