Мероприятия по улучшению на этапе выбор поставщика

Прежде всего, рассмотрим этапы предшествующие этапу выбора поставщика, но небольшие по критичности, и классифицированные как незначительные по степени важности. К таким этапам относятся поиск поставщика и получение коммерческих предложений.

Структурное подразделение, имеющее потребность в выполнении работ и принявшее решение о целесообразности заключения договора, может проводить поиск поставщика разными способами. Традиционно он осуществляется посредством поиска в Интернете, либо при посещении международных выставок, конференций, ярмарок и других мероприятий, на которых присутствуют представители разных фирм и проходят встречи, с которыми осуществляется обмен контактами; посредством изучения рекламных материалов (фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.); проведением конкурсов (тендеров); кроме того в интернете на сайте «РТ-КомплектИмпэкс» есть возможность разместить сообщения о заинтересованности к заключению договора, посредством которого заинтересованные компании могут связаться со специалистами  подразделения Инициатора и обменяться информацией. Преимуществами такого подхода является возможность установления контактов с большим количеством поставщиков, которые работают в разных сферах деятельности и производят различную продукцию.

Следующий этап – получение коммерческих предложений. Согласно ЕПоЗ ГК «Ростех» альтернативных поставщиков должно быть не менее трех, соответственно запросы на коммерческие предложения направляются нескольким поставщикам, потенциально способным выполнить предполагаемую работу/услуги, поставку продукции и др. Влияние данных этапов на оформление договоров в срок небольшое,  в основном зависит от скорости реагирования поставщика на запрос, а также от применяемых видов связи (электронная почта, интернет, телефон), при этом скорость обработки запроса со стороны поставщика зависит от грамотности составленного запроса исполнителем. Исполнитель подразделения инициатора выполняет анализ рынка, и по итогам анализа коммерческих предложений производится выбор поставщика.  

На предприятии перечень поставщиков, предварительно одобренных или уже утвержденных, формируется в электронном виде в программном продукте ПС М028, работа по выбору поставщика регламентируется СТП 503.294.

Выбор между поставщиками, приславшими коммерческие предложения, производится руководителем подразделения инициатора, который, опираясь на результаты анализа потенциальных поставщиков, делает выбор в пользу конкретного поставщика (группы поставщиков). Длительность этапа выбор поставщика в первую очередь зависит от быстроты принятия решения руководителем на основании оценки поставщика.

Ошибки при оценке поставщика:

Во-первых для оценки поставщика выбирают небольшой спектр критериев (только самые значимые), а остальным не придают значения (чтобы как можно быстрее определиться с выбором). Основными критериями выбора являются: цена, качество товара и надежность поставки. Также время доставки, надежность поставщика, предоставление поставщиком кредита (для малых предприятий), поставка товаров на основании взаимозачета, и другие. Их недостаточно для качественного анализа потенциальных претендентов.

Во-вторых источники информации о потенциальных поставщиках ограничиваются каталогами и прайс-листами, интернет - сайтами, рекламными материалами и посещением выставок-ярмарок и др. Эти источники информации легко доступны, их анализ не требует больших затрат, и на него не уходит много времени. Но вышеперечисленные источники не показывают всей картины. С помощью них мы не можем оценить потенциального поставщика объективно и досконально.

И в-третьих, чаще всего, поиск и анализ информации проводит 1-2 человека в подразделении инициаторе, возможно недостаточно компетентные в вопросе конкретных РТУ (работ/товаров/услуг).

Эти недостатки в процессе выбора поставщика приводят к ряду проблем, которые негативно сказываются на всем предприятии:

1) Если плохо проверить качество поставки, то можно после заключения договора получить товар плохого качества (который не приемлем для производства). Это ведет к финансовым потерям (возврат товара, закупка нового), нарушаются сроки производственного цикла, страдает репутация организации.

2) Недостаточная компетентность исполнителя, оценивающего качество поставок, может привести к закупке некачественных РТУ. Это приведет к снижению класса продукции, выпускаемой предприятием, или к необходимости закупки новой партии РТУ.

3) Если не проверить благонадежность поставщика, он может взять предоплату и исчезнуть, не поставив товар, либо не соблюсти сроки поставки. Предприятие понесет финансовые потери.

4) Если не учесть в договоре какую-то ситуацию, можно понести убытки (нет гарантии качества на определенный срок и т.д.)

В связи с этим, с целью адекватного принятия решения о выборе того или иного поставщика, на как можно более раннем этапе, а именно: на этапе поиска поставщиков, целесообразно направлять поставщику, одновременно с запросом коммерческого предложения и анкету-вопросник способности поставщика. Анкета – вопросник способности поставщика должна включать следующие разделы:

- общие сведения (юридический адрес, полное наименование организации, телефон, телефакс, e-mail);

- информация об организации поставщика (организационно-правовая форма юридического лица; дата создания предприятия; регистрация; ФИО руководителя; основные заказчики);

- информация о деятельности организации и наличии документов системы менеджмента качества (основные виды оказываемых услуг; наличие лицензии на виды оказываемых услуг; наличие системы менеджмента качества);

- основные показатели (ресурсы), характеризующие деятельность организации (выполненный объем работ за отчетный год; балансовая прибыль; среднегодовая стоимость основных средств; среднесписочная численность работников).

Данная анкета поможет проанализировать, до принятия решения о выборе поставщика и заключении с ним договора, возможности компании с целью определения того, подходит ли рассматриваемая компания ПАО «ОДК-Сатурн», в качестве поставщика того или иного вида продукции, работ/услуг и др.