2020-06-29
153
Следующий этап процесса заключения договоров и второй по критичности - это подготовка договорной документации. Критичность этапа зависит от времени согласования условий договора, особенностей работы с поставщиком и компетентности персонала.
На этом этапе важно грамотно составить договор и все сопутствующие договорные документы (дополнительные соглашения, приложения, спецификации и др.) где необходимо учесть все факторы способные повлечь за собой возникновение брешей в экономической и юридической безопасности предприятия, следствием которых являются штрафы и долгие специалистов выполняющих судебные разбирательства. Поэтому экономическая и правовая подготовка лиц выполняющих данную работу очень важна.
Работа на данном этапе осложняется, если поставщик зарубежный. Работа с иностранными поставщиками имеет свои особенности: влияние на процесс оказывает не только географическое положение поставщика, но и дополнительные затраты времени, связанные с необходимостью перевода контрактных документов в процессе подготовки и согласования договоров.
Недостаток информации о всех изменениях в законодательстве, распорядительных актах и нормативных документах должен отслеживать непосредственно исполнитель, в связи с большим объемом договорной работы загруженность специалистов очень высокая и отследить все изменения порой физически не возможно, вследствие чего оформленный договор может не соответствовать правовым нормам. Консультацию юриста можно получить в любое время посредством связи или электронной почты, но при таком потоке оформления документов на предприятии, специалисту юридического управления консультировать затруднительно. Поэтому на предприятии необходимо на базе ЮУ совместно с управлением ИТ организовать информационное обеспечение на постоянной основе, для всех подразделений заинтересованных в заключении договоров и ежеквартально проводить семинары по ознакомлению с изменениями и применению.
На оформление проекта договора и всех приложений к нему также влияет отсутствие специалиста исполнителя (отпуск, болезнь и или другое задание руководителя) поэтому необходимо делегирование полномочий внутри подразделения инициатора договора, на практике этого практически нет, каждый специалист ведет свой договор самостоятельно. Если договор оформляется по типовому шаблону в программном продукте, то доступ открыт только для непосредственного исполнителя, для передачи доступа необходимо подать заявку в управление ИТ, после рассмотрения, проведут подключение на другого исполнителя и это тоже дополнительные временные затраты.
Объем договорной работы очень большой, ответственный, требующий знаний, опыта, компетентности, усидчивости и внимательности. Поэтому особенно важным факторам, по моему мнению, который влияет на все без исключения этапы процесса управления договорами – это продуктивная, грамотная работа персонала, его компетентность, квалификация, профессиональные навыки и опыт.
Руководители и специалисты предприятия, выполняющие договорную работу должны знать:
- законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, методические и нормативные документы, определяющие производственно-техническую и финансово-экономическую деятельность предприятия;
- порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров;
- порядок разработки и утверждения планов производственно-технической и финансово-экономической деятельности предприятия;
- организацию финансово-экономической деятельности предприятия;
- требования к организации работ на предприятии;
- основы экономики, трудового законодательства Российской Федерации.
В связи с этим необходимо поддерживать и повышать профессиональную квалификацию персонала выполняющего договорную работу, а также производить тщательный подбор персонала на этапе приема на работу. Подготовка персонала должна осуществляться на основе принципов всеобщности, обязательности, непрерывности и иерархической последовательности.
В таблице 4 представлены рекомендуемые дисциплины для повышения квалификации персонала.
Таблица 4 - Рекомендуемые дисциплины для повышения квалификации персонала
| Категория | Дисциплина |
| Директор по направлению | Управление бизнес-процессами, менеджмент, управление качеством, специализированные программы |
| Главные специалисты и руководители согласующих служб | 1С Документооборот, специализированные программы, управление качеством; законы и иные нормативные правовые акты РФ, управление качеством |
| Специалисты юридического управления | Законы и иные нормативные правовые акты РФ; управление качеством; 1С Документооборот |
| Специалисты и руководители подразделения инициатора | 1С Документооборот, специализированные программы; законы и иные нормативные правовые акты РФ, учебные мероприятия и специализированные курсы по совершенствованию работы с контрагентами, управление качеством |
3.4 Мероприятия по улучшению на этапе согласования договоров
Этап согласования договоров является наиболее критичным по сравнению с другими этапами процесса, и самыми главными факторами, влияющими на него являются следующие: время рассмотрения и согласования договорной документации, квалификация персонала выполняющего данную работу.
Именно на этом этапе, ошибки предыдущих этапов выбор поставщика и оформление договорной документации оказывают влияние на ход согласования: некорректно оформленный договор, несоответствующий поставщик, недостаток информации о поставщике. ошибки специалистов, отсутствие либо недостаток информации, неверные указания руководителя.
В настоящее время процесс согласования договоров и договорной документации на предприятии подлежит электронному согласованию с визированием файла согласующими лицами с использованием электронной подписи в ПС Р018 «1С:Документооборот 2.1»., но несмотря на это, время рассмотрения договорной документации в программе довольно длительное.
Ответственный исполнитель подразделения инициатора заполняет карточку договора и направляет ее на согласование согласующим службам. Для процесса согласования предусмотрено три варианта маршрутизации: всем сразу, по очереди, смешанно. В качестве согласующих лиц исполнитель указывает пользователя или роль, например «экономист» «юрист» и т.д. Согласующие лица при необходимости внесения корректировок связанных с изменениями законодательства, экономической и правовой ситуацией отклоняют договор на доработку. После доработки необходимо перезапустить задачи и процедура запускается снова. Срок рассмотрения 3 р/дн для каждого. Здесь играет роль и элемент бюрократии, положено три дня, рассмотрим через три дня.
На данном этапе можно устранить непроизводительные действия путем изменения порядка согласования, а именно создать отдельную строку для юристов т.к. они согласовывают, договор последними и их решение завершающее. Таким образом, в случае замечаний юриста отпадет потребность согласовывать вновь, у предыдущих служб. Для решения этой проблемы, требуется доработка программы специалистами ИТ.
При отсутствии специалиста согласующей службы полномочия делегируются другому ответственному лицу, процесс снова перезапускается, при этом отсутствует информационное оповещение, для решения отсутствия оповещения, требуется доработка программы специалистами ИТ.
После согласования всеми службами исполнитель активизирует в программе процесс электронного подписания договора, установленные сроки также 3 р/дн для каждого согласующего, но на практике если договор согласован, подписание могут провести раньше срока. Лист согласования с ЭП и оригинал договора в 2х экземплярах, исполнитель доставляет на подпись директору по направлению, т.к. не все МСП работают в ПС Р018 «1С:Документооборот 2.1» 1 экземпляр направляется поставщику.
Проконтролировать ход согласования и подписания договора ответственный исполнитель всегда может через карточку отправленной задачи (посмотреть полную переписку, состояние исполнения, ознакомиться с сопроводительными документами).
Таким образом, мы видим, что процесс согласования и подписания договора длительный и ответственный и требует не малой усидчивости и внимательности со стороны персонала, в большей степени связан с регламентом работы и компетентностью персонала.
