Выявление причин возможных проблем на этапах процесса заключения договоров

Для того чтобы выявить причины проблем, возникающих на наиболее критичных этапах процесса, используем схемы причинно-следственных связей или диаграмма «Исикава».

Диаграмма Исикавы является одним из основных инструментов, которые используются для измерения, оценки, контроля и усовершенствования качества производственных процессов и вместе с диаграммой рассеяния, стратификацией, контрольным листом, гистограммой, диаграммой Парето и контрольной картой входит в список «семи инструментов контроля качества».

Сама диаграмма представляет собой график, основная проблема изображена центральной стрелкой, а причины возникновения данной проблемы (факторы) изображаются в виде стрелок, направленных острием к центральной стрелке.

 Работу с диаграммой Исикавы можно подразделить на несколько основных этапов:

- Определение всех причин и факторов, которые оказывают влияние на интересующий результат;

- Систематизация этих факторов и причин по причинно-следственным и смысловым разделам;

- Оценка и приоритизация факторов и причин внутри разделов;

- Анализ полученной структуры;

- Выявление и отсечение факторов и причин, повлиять на которые невозможно.

Первое что нужно сделать, необходимо выявить основные факторы, обуславливающие задержки в оформлении документов на наиболее критичном этапе процесса – согласование договора. Для выявления основных и второстепенных факторов, влияющих на критичность данного этапа, построим диаграмму Исикава (рисунок 7).

 

 

 

 

Рисунок 7 – Диаграмма Исикава для этапа согласования договора

Этап согласования договоров является наиболее критичным по сравнению с другими этапами процесса, и самыми главными факторами, влияющими на него являются следующие: время рассмотрения договорной документации и квалификация персонала, выполняющего данную работу. В ходе анализа этих основных факторов были определены причины вторичного и третичного порядка и были выделены следующие наиболее важные из них, которые могут возникнуть на этапе согласования договоров:

- несовершенство порядка согласования договорных документов (необходимость согласования документов во многих службах, необходимость в переделывании задач при повторных согласованиях - некорректно оформленный договор, ошибки специалистов, отсутствие либо недостаток информации, неверные указания руководителя, программные проблемы, нерациональная работа специалистов согласующих служб связана с противоречиями между обязанностями и полномочиями и т.д.);

 - достаточно высокий уровень бюрократии (несовершенство организационной структуры, а также много уровней управления);

- возможности персонала при выполнении данного этапа (квалификация, загруженность, состояние, недостаточная мотивация для выполнения работы).

По критичности и степени влияния проблем, этап согласования договоров должен быть подвергнут внедрению улучшений.

Вторым по критичности этапом процесса заключения договоров является: подготовка договорной документации. Факторы, влияющие на критичность данного этапа, проанализируем также с помощью диаграммы Исикава, которая приведена на рисунке 8.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

 

Рисунок 8 – Диаграмма Исикава для этапа подготовка договорной документации

Этап подготовки договорной документации – это второй по длительности этап процесса заключения договоров. По итогам анализа причин при помощи диаграммы Исикавы выявлены следующие основные факторы: переговоры с поставщиком, оформление договорной документации и компетентность персонала, выполняющего данную работу. В ходе анализа этих факторов были определены причины вторичного и третичного порядка и были выделены следующие наиболее важные из них, которые могут возникнуть на этапе подготовки документации:

- недостатки организации работы (отсутствие делегирования полномочий);

- особенности работы с поставщиками (территориальная удаленность контрагента, необходимость командировок, решение вопросов преимущественно по телефону, сложность разъяснения и согласования положений договора, язык переговоров, средства связи  и др.);

- длительное время согласования условий договора (отсутствие необходимого специалиста на момент оформления документации, объем документов);

- недостаточная компетентность и коммуникабельность персонала.

Проанализируем длительность следующего этапа процесса – регистрация договора, диаграмма Исикава приведена на рисунке 9.

 

 

 

                                                                                  

                                                                                                                                   

Рисунок 9 – Диаграмма Исикава для этапа регистрация договора

Этап регистрации – это третий по критичности этап процесса. По итогам анализа причин при помощи диаграммы Исикавы выявлены следующие основные факторы: обработка информации и персонал задействованный в данной работе. В ходе анализа этих факторов определены причины и выделены важные из них, которые могут возникнуть на этапе регистрации договора:

        - недостатки в организации работ на этапе регистрации  (программные проблемы, длительное обработка информации, процессные проблемы - дублирование работ, некомпетентность менеджеров, недостаток информации, большой объем ручной работы, длительное время оформления регистрации);

- персонал (заинтересованность, профессиональные навыки).

По степени влияния проблем, этап регистрация договоров должен быть подвергнут внедрению улучшений.

Анализ факторов, влияющих на критичность этапа выбор поставщика представлен на рисунке 10.

 

 

              

                        

Рисунок 10 – Диаграмма Исикава для этапа выбор поставщика

 

По итогам анализа причин при помощи диаграммы Исикавы выявлены следующие основные факторы на этапе выбор поставщика: оценка поставщика, компетентность, профессиональные навыки. В ходе анализа этих факторов определены причины и выделены важные из них, которые могут возникнуть на этапе выбора:

- оценка поставщика (оценка качества продукции, потребности в работе; материальные возможности – престиж, объем работ;  доверие – наличие договорных отношений в прошлом и настоящем, надежность – цена, честность, обязательность, заинтересованность, подтверждающие документы (лицензия, сертификат, учредительные документы компании);

-  квалификация и компетентность персонала;

В процессе управления договорами присутствуют этапы, совсем небольшие по продолжительности, и классифицируются как незначительные по степени важности. К ним относятся такие этапы, как получить коммерческие предложения, поиск поставщика и прочее. Данные этапы в меньшей степени влияют на процесс заключения договоров, но как мы понимаем без них невозможно выполнить, весь жизненный цикл договора до момента регистрации.  

В результате проведенного анализа процесса, выполнения декомпозиции этапов, а также определения критичности каждого этапа и анализа факторов, необходимо разработать мероприятия по улучшению всего процесса заключения договоров с целью устранения причин несоответствий, отрицательно влияющих на каждый этап и процесса заключения договоров в целом.

 

 

3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО УЛУЧШЕНИЮ ПРОЦЕССА ЗАКЛЮЧЕНИЯ

ДОГОВОРОВ  НА ПАО «ОДК-САТУРН»

Наиболее важная проблема в управлении договорами, сформулированная ранее, которая отрицательно сказывается на репутации ПАО «ОДК-Сатурн» это – оформление договоров позднее необходимого срока. Причины выявленные в ходе анализа процесса и влияющие на оформление договоров, являются важными и носят в большинстве своем организационный характер.  Исходя из этого, необходимо разработать программу улучшения процесса заключения договоров, которая позволит устранить выявленные проблемы и внедрить изменения для дальнейшего появления подобных проблем.