2020-06-29
227
В результате анализа процесса с применением методологии моделирования IDEFО было установлено, что процесс включает в себя следующие 7 (семь) основных этапов:
1. поиск поставщика;
2. получение коммерческих предложений;
3. выбор поставщика;
4. подготовка договорной документации;
5. согласование и подписание договора;
6. подписание оригинала договора;
7. регистрация договора.
Каждый этап, в свою очередь, состоит из определенной последовательности работ и имеет определенное влияние на оформление договоров, которые, в свою очередь, зависят от хода выполнения тех или иных работ в рамках этапа.
Этапы можно охарактеризовать с различных сторон: по его продолжительности, критичности, возможности воздействия с целью улучшения и т.д.
На основе собранных данных определяем наиболее критичные этапы влияющие на оформление договоров в срок, заносим все данные в таблицу и построим диаграмму Парето.
При использовании диаграммы Парето составляющие, по которым производится анализ, объединяются в три группы: А, В, С.
В первую группу объединяют факторы, которые по своей величине превосходят все остальные и располагают их в порядке убывания.
Во вторую группу заносят факторы, каждый из которых в убывающем порядке непосредственно примыкает к группе В.
В третью группу заносят все остальные факторы, выделяя в качестве последнего фактора группу «прочие факторы», т.е. те, которые не удалось разделить на составляющие.
Если производить стоимостный анализ, то считается, что на группу А приходится 70-80% всех причин, на группу В - 10-20%, а на группу С - 5-10%.
Располагаем этапы процесса, сортируя их по критичности в порядке убывания, и вычисляем процентное соотношение каждого этапа относительно общего количества договоров незаключенных вовремя, а также вычисляем накопленный процент для построения кумулятивной кривой. Результаты анализа и классификация этапов процесса заключения договоров по критичности влияния на оформление договоров в срок представлены в таблице 2.
Таблица 2 – критичность этапов процесса заключения договоров в срок
| № | Наименование этапа | Количество договоров незаключенных в необходимые сроки, шт | Накопленный итог | Накопленный процент, % |
| 1 | Сроки согласования договоров | 537 | 40 | 40 |
| 2 | Подготовка договорной документации | 334 | 25 | 65 |
| 3 | Регистрация | 200 | 15 | 80 |
| 4 | Оценка и выбор поставщика | 133 | 10 | 90 |
| 5 | Коммерческие предложения | 65 | 5 | 95 |
| 6 | Поиск поставщика | 36 | 3 | 98 |
| 7 | Прочее | 26 | 2 | 100 |
По данным представленным в таблице 2, построим диаграмму Парето. Диаграмма позволяет сравнить этапы процесса и выявить наиболее важные из них, на которые необходимо обратить внимание и определить последовательность задач по совершенствованию процесса. По горизонтальной оси мы указываем этапы процесса, по вертикальной оси – долю каждого этапа в общей продолжительности процесса. А также, на диаграмме построим кумулятивную кривую, которая показывает накопленный процент различных причин возникновения проблем. Диаграмма Парето представлена на рисунке 6.
Рисунок 6 – Диаграмма Парето
В соответствии с проанализированными данными, в зону А можно включить такие этапы как, «Согласование договора», «Подготовка договорной документации» и «Регистрация». Соответственно, в первую очередь, внимание должно быть уделено анализу этих этапов.
В зону В входит такой этап как, «Выбор поставщика», данный этап является менее критичным по сравнению с этапами, которые входят в зону А.
В зону С входят такие этапы, как «Получить коммерческие предложения», «Поиск поставщика» и «Прочее» Данные этапы являются менее важными по сравнению с этапами в зонах А и В, для проведения анализа всего процесса мы будем рассматривать и эти этапы.
В результате анализа были выявлены наиболее критичные этапы, как было установлено ранее, в процессе управления договорами имеется проблема, оформление договоров позднее необходимого срока. Данные проблемы имеются на различных этапах процесса. Для выявления причин, проведем анализ тех этапов процесса, которые находятся в зонах А и В диаграммы Парето.
