Организация документооборота и исполнения документов

Организация контроля исполнения документов

6.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, отметка о представлении отчета-информации, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.1.2. Контролю подлежат:

 законы, указы, постановления, распоряжения органов государственной власти; постановления представительных органов; постановления и распоряжения Министерства образования Ульяновской области; письма организаций, обращения граждан.

По указанию директора колледжа на контроль могут быть поставлены и другие документы.

Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой К в правом верхнем углу на первой странице документа.

6.1.3. Контроль соблюдения сроков исполнения документов осуществляется канцелярией колледжа.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений колледжа.

6.1.4. Сроки исполнения документов определяются директором колледжа, исходя из срока, установленного в документе, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - в 3-дневный срок;

- входящие служебные документы, рассмотренные директором колледжа, а в его отсутствие – лицом, его замещающим, исполняются в течение 10 рабочих или 15 календарных дней, если иной срок не будет установлен в резолюции;

- иные документы - до 1 месяца;

6.1.5. Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в колледж, внутренних - с момента подписания (выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются).

6.1.6. Документы должны исполняться в установленный для них срок.

Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его установило.

Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом, с указанием причин переноса сроков исполнения и предполагаемой даты, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

 В случае неисполнения контролируемых документов в срок директор колледжа решает вопрос о наложении дисциплинарного взыскания на исполнителя документа.

6.1.7. В случае исполнения документа несколькими лицами его подлинник направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии. Основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым.

6.1.8. Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения хранятся в специальной контрольной папке.

6.1.9. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе.

6.1.10. После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля может только должностное лицо, поставившее его на контроль, при этом на документе делается отметка о снятии с контроля.

6.1.11. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически обобщаются канцелярией и докладываются директору колледжа.