Отправка исходящей корреспонденции

 

6.2.1. Исходящими документами являются инициативные документы, отправляемые из колледжа за подписью директора колледжа, его заместителей, а также документы, являющиеся ответами на входящие.

6.2.2. Прием, учет и отправка исходящих документов осуществляется в канцелярии колледжа.

6.2.3. Все исходящие документы регистрируются канцелярией в журнале. Экземпляр документа с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел и настоящей Инструкцией.

6.2.4. На отправку и регистрацию служебные документы передаются подписанными и полностью оформленными, с указанием точных адресов, в количестве экземпляров, превышающим на один количество адресатов. Один экземпляр подшивается в дело.

6.2.5. К отправке по электронной почте принимаются исходящие документы, прошедшие регистрацию и содержащие оригинал подписи директора колледжа или исполняющего обязанности директора на время его отсутствия.

6.2.6. Зарегистрированные исходящие документы передаются на отправку в день регистрации.

6.2.7. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, сдачу в отделение связи. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

6.2.8. Подготовленные к отправке служебные документы учитываются в журналах отправляемой корреспонденции и отправляются почтой или доставляются нарочным.

Документы с пометкой "срочно" доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется директором колледжа или его заместителями.

6.2.9. Выдача документов на руки адресату производится под роспись в журнале отправляемой корреспонденции.

6.2.10. Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью колледжа, к отправке не принимаются.

6.2.11. Отправка исходящих документов в краевые, муниципальные, государственные учреждения осуществляются в электронном виде с официальных электронных адресов колледжа. Исходящие документы отправляются в виде PDF файла.

       6.2.12. В тексте письма, отправляемого по электронной почте, указывается электронный адрес, по которому осуществляется сбор информации.

       Например:

       Отчет (информацию) направлять в электронной форме по e-mail: (указывается электронный адрес исполнителя).

Оформление и отправка телеграмм

 

6.3.1. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

6.3.2. Текст телеграммы должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы должен быть кратким, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), не должен заканчиваться цифрами, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.

6.3.3. Подпись оформляется отдельной строкой и включает в себя: на­именование должности, личную подпись, расшифровку подписи лица, под­писавшего телеграмму, и отделяется сплошной горизонтальной чертой.

6.3.4. Подлинник представляемой на подпись телеграммы должен быть завизирова­н.

6.3.5. Подлинник телеграммы с отметкой о времени отправки остается в канцелярии.

Прохождение внутренних документов

6.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапах исполнения – входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их подписания директором колледжа в соответствующих журналах согласно номенклатуре дел колледжа.

 

ОРГАНИЗАЦИЯ КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ И МАШИНОПИСНЫХ РАБОТ

7.1. Копировально-множительные и машинописные работы осуществляются редакционно-издательским отелом колледжа. Документы небольшого объема печатаются и копируются непосредственно в структурных подразделениях колледжа, имеющих множительную технику.

7.2. На копирование и печатание сдаются только служебные документы. Основанием для выполнения этих работ является заказ, оформленный в форме заявки и зарегистрированный в журнале учета заявок на проведение редакционно-издательских и полиграфических работ (Приложение 16).

7.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать форматаA4.

7.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочное копирование осуществляется вне очереди. Срочность копирования документов определяется директором колледжа и подтверждается соответствующей пометкой и визой.

7.5. Работник редакционно-издательского отела несет ответственность за качественное выполнение работ в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе, устанавливает очередность их исполнения.

Исполненные несброшюрованные копии вместе с подлинником выдаются заказчику, который организует дальнейшую работу с документом.

7.6. Все передаваемые для  машинописных работ  материалы должны быть тщательно отредактированы и ярко и четко написаны только фиолетовой, синей или черной пастами или чернилами на одной стороне листа. Печатный материал должен иметь размер шрифта не менее чем 12.

Документы, написанные исполнителем неразборчиво, с большим количеством исправлений, исполненные карандашом, зеленой или красной пастой либо чернилами к печатанию не принимаются.

Отпечатанные материалы принимаются на правку работником канцелярии  не более одного раза.