Оформление отдельных реквизитов документов

            Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

4.1.Полное и краткое наименование колледжа в соответствии с Уставом колледжа.

4.2.Местонахождение колледжа, телефон/факс, электронная почта, ОКПО, ОГРН/КПП, ИНН, расчетный счет

4.3. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола – дата заседания (принятия решения). Для акта – дата события.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Оформление даты документа допускается двумя способами: словесно-цифровой способ оформления даты, например, 05 февраля 2013 г., или оформление двумя арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При втором способе оформления даты день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например, дату 04 февраля 2013 года следует оформлять как 04.02.2013.

4.3.Регистрационный номер документа.  

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа и может дополняться номером структурного подразделения, номером дела из номенклатуры дел, буквенным обозначением. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту, в порядке указания авторов документа.

4.4.Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами, и включает дату документа и регистрационный номер, на который дается ответ, например: На № 01-45 от 22.02.2013

4.5. Адресование  документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже.

 

Например:                       Министерство образования  и науки Ульяновской области

 

                                                             Отдел кадров

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом.

Например:                            Министерство образования и науки Ульяновской области

 

                                                               Отдел кадров

                                                          

                                                              А.И. Сидоровой     

 

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений этой организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Муниципальные органы

управления образованием

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Начальнику управления по образованию и делам молодежи

 

Ю.Н.Денисову

При адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается, фамилия отделяется от наименования организации двумя межстрочными интервалами.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию имя и отчество получателя, затем почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

Иванову Петру Ивановичу

 

пр. Ленина, д. 5, кв. 17,

г. Димитровград, Ульяновская область

433510

Адрес печатается через интервал 1, в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю. При этом после фамилии адресата делается дополнительный интервал.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

4.6. Гриф утверждения документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю, должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек). Гриф утверждения оформляется следующим образом, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОГБПОУ ДТК

                                                                       ______________В.А. Кологреев

                                                                           «___»____________20__г.

 

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Например,

 

УТВЕРЖДАЮ Начальник управления Ульяновской области по образованию и делам молодежи _________________И.И. Иванов «____»_______________20__г

УТВЕРЖДАЮ Начальник управления архивного дела Ульяновской области _____________А.А. Сидоров «_____»_____________20___г.

 

При утверждении документа приказом, протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

 

Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора ОГБПОУ ДТК от 05.03.2018 № 14

или

 

УТВЕРЖДЕН

протоколом заседания

аттестационной комиссии

от 25.03.2018 № 12

 

4.7. Резолюция

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда единое поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их деятельности.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения лицам, непосредственно им не подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению или имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится дата и подпись автора резолюции.

    Резолюция, как правило, пишется руководителем от руки в правом верхнем углу на лицевой стороне первого листа подлинника документа, допускается размещать резолюцию на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.

Резолюция может оформляться на отдельном листе, с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

4.8. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и отвечать на вопросы:

 - «о чем?» («о ком?»), например: письмо о выделении..., приказ об изменении... и т.д.;

- «чего?» («кого?»), например: протокол Педагогического совета, должностная инструкция методиста и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля до середины листа, и не должен занимать более 5 строк, печатаемых через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается без кавычек.

4.9.Текст документа.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Тексты документов пишутся только на русском языке при направлении их:

   - в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления;

- на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй части (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или во исполнение ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В текстах писем используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от третьего лица единственного числа (областное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Димитровградский технически колледж»).

В распорядительных документах (приказах), действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах (поручениях, служебных записках, заявлениях и т.д.) текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»).

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию и отделяться скобкой. Если подпункты не нумеруются, текст подпункта начинается с абзаца, дефис при этом не ставится.

Текст отделяется от заголовка одним межстрочным одинарным интервалом и пе­чатается через одинарный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине страницы. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номер проставляется посередине верхнего поля.

Печатаются документы в текстовом редакторе Word for Windows шрифтом Times New Roman размером 12 - для локальных актов, 14 – для исходящей документации,  с использованием интервала: 1-1,5. При объеме текста менее 1/3 страницы допустимо использование полуторного межстрочного интервала.

4.11. Отметка о наличии приложения.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

 

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

 

Приложение: 1. Справка о...... на 3 л. в 2 экз.

 

 2. Проект......... на 8 л. в 3 экз.

 

Отметка о наличии приложения в письме печатается от границы левого поля и отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.           

Приложение к распорядительным документам оформляют в правом верхнем углу первого листа и содержит отметку с указанием документа, его даты и номера. Если приложений несколько, то между собой они нумеруются, например:

 

      Приложение № 1

к  коллективному  договору ОГБПОУ ДТК

 от _____________ №___

4.12.Подпись.

В состав подписи входит: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка указывается сокращенное наименование должности), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

От текста документа или приложения до подписи выполняют 3 межстрочных интервала. Если документ печатают на бланке, то в наименовании должности не указывают наименование организации. Должность лица, подписывающего документ, размещают от левого поля через одинарный межстрочный интервал, при этом инициалы и фамилию печатают на уровне последней строки наименования должности.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

4.13. Согласование проекта документа.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления Ульяновской области

по труду

__________________И.О. Фамилия

«___»__________________20___ г.

 

 

Если согласование осуществляют на основании письма, протокола и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.09.2003 № 01-15/155-К

 

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой согласования, включающей в себя подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату визирования.

При наличии замечаний к проекту документа замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к проекту документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из колледжа, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Например:

 

Замечания прилагаются

Юрист

 _____________ И.О. Фамилия

Дата

4.15.Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на предусмотренных специальными нормативными актами документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми вопросами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати на реквизит «Подпись» должен захватывать три последние буквы наименования должности руководителя.

На грифе утверждения оттиск печати проставляется на три первые буквы наименования должности.

4.16. Отметка о заверении копии документа.

При заверении копии документа, соответствующей подлиннику, ниже реквизита «Подпись» проставляется: заверяющая надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например:

Верно

Специалист по кадрам                           подпись                          Инициалы, фамилия

Дата

Копия документа заверять печатью, которая находится в пользовании должностного лица, заверяющего данную копию.

4.17. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа и набирается шрифтом размером 10. Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, например:

Николаева Ирина Петровна

(84235) 5 14 87

 

       Исключением являются письма, направляемые за пределы территории области, которые состоят из одной страницы. В таком случае отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне листа подлинника документа.

На документе, подготовленном по поручению директора колледжа  группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия и инициалы основного исполнителя.

4.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.19. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).