Положения, правила, инструкции

 

5.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции колледжа.

5.2.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

5.2.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

5.2.4. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются директором колледжа. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении. Введение в действие выше перечисленных документов осуществляется приказом директора.

5.2.5. Текст проекта положения (правила, инструкции) печатается на бланках СМК колледжа.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?», «чего?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент (инструкция)), отвечает на вопрос «кого?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Содержание и оформление положения (правил, инструкции) регламентируется СМК – ДП - 4.2.3 – 08 – 04 (Система менеджмента качества. Документированная процедура. Управление документацией).

Протокол

5.3.1. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов.

5.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Ведение записей во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

5.3.3. В колледже протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

5.3.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, например: «Присутствовали: 18 человек (список прилагается)».

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается с красной строки.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), слова печатаются прописными буквами, в конце слова ставится двоеточие, до слова и после него выполняют два межстрочных интервала.

Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра, показывающая к какому пункту повестки дня относится последующий текст документа. После слова СЛУШАЛИ в тексте протокола указывают фамилию и инициалы основного докладчика, а затем излагают запись его выступления. В тексте протокола фамилию и инициалы каждого выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления ведётся от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии дефисом, например:

 

1. СЛУШАЛИ:

 

Фамилия И.О. – доложил об итогах проверки …

 

Допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается», в этом случае доклад оформляется приложением к протоколу. Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Форма бланка образца протокола приведена в приложении 11.

5.3.5. Текст краткого протокола (Приложение 12) также состоит из двух частей. Правила оформления вводной части документа такое же, как и в полной форме протокола.

Основная часть кратной формы протокола отличается тем, что отсутствуют разделы СУЛШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ. Указывается только постановляющая часть протокола.

       5.3.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Если заседание (совещание) продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания. Дата оформляется следующим образом: 20.01.2013 или 11-12.02.2013 и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний педагогического совета, протоколы заседаний аттестационной комиссии и др.

5.3.7. Решения, принятые на заседании (совещании) коллегиальных органов, доводятся до исполнителей рассылкой копий протокола либо выписок из него в соответствии с листом рассылки. Лист рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего заседание (совещание).

При составлении выписки из протокола (Приложение 13) воспроизводят все реквизиты соответствующего бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется.

5.3.8. Протокол оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с продольным или угловым расположением реквизитов (при оформлении графа утверждения) по типу общего бланка Текст протокола печатают через один межстрочный интервал, размер шрифта зависит от размера текста и выполняется № 12.

Наименования документов - слова ПРОТОКОЛ и ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА пишутся прописными буквами.

5.3.9. Протокол должен быть представлен на утверждение не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

При составлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты соответствующего бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», например:

 

Верно

Директор                                                 Подпись                                       И.О.Фамилия

Дата

 

Если выписка даётся для представления в другую организацию, то она заверяется печатью ОГБПОУ «ДТК».

Служебные письма

5.4.1. Служебные письма колледжа готовятся:

- как ответы на  письма и запросы вышестоящих организаций;

- как ответы на запросы предприятий, организаций, частных лиц;

- как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции колледжа;

- как сопроводительные письма к документам;

- как инициативные письма т.п.

5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. В ответных письмах должен быть оформлен реквизит «ссылка на номер и дату входящего документа», в соответствии с  п. 4.4 Инструкции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции директора колледжа.

5.4.3. Служебные письма печатаются на бланках письма формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

5.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

"Администрация и профсоюзный комитет ОГБПОУ «ДТК»  считают...", "Администрация колледжа  рассмотрела..."

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Датой письма является дата его подписания. Регистрируются письма в канцелярии колледжа в журнале регистрации исходящих документов (Приложение 14).

Образец оформления письма приведен в Приложении 15.

Журналы

 

5.5.1. Журнал — это книга для записи, учета, регистрации сведений и информации. Журнал позволяет быстро определить и проконтролировать ход работы, соблюдение установленных законодательством сроков проведения работы, наличие в организации нормативных документов и их выдачу.

5.5.2. Форма журналов по охране труда, технике безопасности и пожарной безопасности устанавливаются законодательными актами РФ.

Формы журналов входящих и исходящих документов, регистрации телефонограмм, регистрации приказов, учета печатей и штампов, регламентируется данной Инструкцией.

Другие формы журналов, устанавливаются локальными нормативными актами колледжа.

5.5.2. Журналы заводятся сотрудниками, на которых возложена обязанность за ведения данных журналов. Они обязаны пронумеровать, прошнуровать журнал, скрепить его печатью и подписью ответственного лица за ведение журнала, а также проставить на титульном листе данные о дате начала ведения журнала.

5.5.3. При заполнении журнала не допускается пропускать страницы и строки.

5.5.4. По окончании ведения журнала ответственный за его ведение сотрудник вносит запись на титульном листе журнала о дате окончания его ведения и передает на хранение в архив.

5.5.5. Журналы подлежат хранению в архиве колледжа согласно сроку хранения дела.

5.5.6. В случае смены ответственного за ведение и хранение журнала, журнал передается по акту приема передачи документов сотруднику, на которого возложена обязанность за ведение и хранение данного журнала, при отсутствии такого сотрудника – руководителю структурного подразделения.