Регистрация, аннотирование поступивших обращений и направление обращения на рассмотрение по принадлежности

Поступившие обращения регистрируются в течение 3 дней с момента поступления с использованием МСЭД.

МСЭД – Межведомственная система электронного документооборота Московской области. Программа ведения документации и отправки отчетности и обращений в государственные органы власти. Запущена система-2013 для москвичей и жителей области. Адрес портала – msed.mosreg.ru. Цель программы, ускорить документооборот, повысить эффективность и оперативность решения проблем жителей, так же программа позволяет осуществлять контроль муниципальных образований за исполнением поручений и решением поступивших проблем. Данная программа позволяет использование электронной подписи и работу в удаленном режиме. Освоить работу с МСЭД не сложно, существуют специальные обучающие курсы. Большая часть документов переведена в электронный документооборот.

Сотрудник, ответственный за регистрацию обращений на бумажных носителях:

- в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного обращению регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- в регистрационной карточке МСЭД указывает фамилию и инициалы обратившегося и его адрес. Если обращение подписано двумя и более гражданами, то регистрируются первые два, в том числе гражданин, в адрес которого просят направить ответ. Общее число обратившихся указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письмо перенаправлено, то указывает, откуда оно поступило, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

Обращения на иностранных языках и обращения, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, после регистрации направляются для перевода.

Сотрудники, осуществляющие аннотацию обращений в общем отделе:

- прочитывают обращение, определяют его тематику и тип, выявляют поставленные заявителем вопросы;

- проверяют обращение на повторность, при необходимости сверяют с находящейся в архиве предыдущей перепиской;

- заполняют классификатор МСЭД, составляют и вводят аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления обращения на рассмотрение;

- осуществляют ввод необходимых примечаний, определяют и вводят фамилию и инициалы исполнителя;

- устанавливают контрольную дату исполнения в карточке МСЭД на поручениях о рассмотрении обращений, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, а также на поручениях Президента РФ, председателей палат Федерального Собрания РФ, Председателя Правительства РФ и его заместителей, Губернатора Московской области, Администрации Губернатора Московской области, Правительства Московской области.

Роль сотрудников общего отдела является определяющей в сфере документооборота, в частности в работе с обращениями граждан. Именно от компетентности сотрудников общего отдела зависит своевременная и правильная обработка обращения, контроль за исполнением и контроль за содержанием ответов. На сотрудников данного отдела возложена большая ответственность.

Личный прием граждан.

Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Сотрудник, ответственный за организацию и проведение личного приема должностного лица, консультирует прибывшего гражданина, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения, сообщает дату и время приема должностного лица. Во время беседы сотрудник вправе по согласованию с заявителем направить его в соответствующее подразделение Администрации.

Сотрудник общего отдела оформляет карточку личного приема гражданина на бумажном носителе и ведет протокол. Гражданин на личном приеме должен кратко изложить суть проблемы и предъявить необходимые документы по существу, если такие имеются. По окончании приема, должностные лица доводят до сведения гражданина свое решение или информируют о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по рассмотрению обращения. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов. Должностные лица, ведущие прием, по результатам рассмотрения обращений принимают решение о постановке его на контроль.

Материалы, полученные в ходе личного приема на бумажных носителях, хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются.

Предварительная запись на прием предполагает краткий опрос по телефону или лично о характере обращения. Это необходимо для того, чтобы организовать личный прием и сгруппировать вопросы по блокам компетенций, к которым они относятся, например вопросы ЖКХ и благоустройства в один день, вопросы социальной поддержки и вопросы здравоохранения в другой. Сотрудники должны предварительно подготовиться, для того, чтобы по существу дать разъяснения и быть в курсе проблемы. На личных приемах у руководителя Администрации присутствуют средства массовой информации.