В констатирующей части

излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты и результаты. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть акта не обязательна.

Реквизиты акта

Текст акта завершается подписями председателя и всех составителей. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своём несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи. В необходимых случаях проставляется гриф утверждения.

Дата и место составления, проставляемые на бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок перед текстом акта, как правило, начинается с предлога «О» («Об») и формулируется с помощью отглагольного существительного.

Служебные письма

- это группа документов, которые служат как средство общения с учреждениями и частными лицами и решения различных оперативных вопросов.

Служебные письма занимают до 80 % входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому при решении проблемы сокращения документооборота следует обратить внимание прежде всего на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении.

Текст служебного письма должен быть простым, т.е освещать только один вопрос. Во-первых, это упрощает технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (регистрацию, контроль, формирование в дела). Во-вторых, это ускоряет исполнение документа. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.