Протоколы, их разновидности. Требования к документу

Протокол, документ в котором фиксируются ход обсу­ждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

На заседании, как правило, составляют черновик протокола, который в максимально короткие сроки (не позднее трех дней) обрабатывают, обязательно перепечатывают и представляют на подпись председателю заседания и секретарю.

Возможен и такой вариант, когда протокол подписывают еще и члены комиссии.

В практике встречаются протоколы, составленные одним должностным лицом, например инспектором ГИБДД.

Протоколы оформляются на основе устных, рукописных, стенографических и диктофонных записей. При оформлении прото­кола часто учитываются справки, проекты решений; переписы­вать их не надо, а следует сослаться на их реквизиты. Протоколы различают краткие и полные. Краткие протоколы содержат назва­ние обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и выступаю­щих и принятые решения; остальные протоколы — полные.

В формуляр протокола включаются следующие реквизиты: наименование вышестоящей организации (если есть); наименование организации или структурного подразделе­ния;

наименование вида документа; вид заседания, совещания; дата заседания; индекс (номер); место заседания; гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); заголовок; текст;

подпись председателя и секретаря.

Датой протокола является дата заседания. В формуляр включаются повестка дня и текст, в кото­ром последовательно излагаются ход обсуждаемых вопросов и принятие решений.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются фамилии и инициалы председа­теля, секретаря, а также всех присутствующих членов.

Если есть приглашенные, то и они могут быть ука­заны во вводной части. При этом следует указывать должность и организацию, которую они представляют. При большом количест­ве присутствующих на заседании или собрании указывается лишь общее число присутствующих. В таком случае можно к протоколу приложить список присутствующих.

Во вводной части содержится повестка дня.

Основной текст протокола подразделяется на пункты в соот­ветствии с вопросами повестки дня. Пункты оформляются по стандартной форме: «Слушали» — «Выступили» — «Решили».

Слово слушали пишется большими буквами после цифры, обозначающей номер вопроса, затем указывают долж­ность, инициалы и фамилию докладчика.

Слово выступили также пишется большими буквами. Запись выступлений начинается с указания фамилии и инициалов выступающего. В протокол принято вносить краткую запись тех выступлений, которые содержат элемент новизны, критику, конструктивные предложения.

В разделе решили записывается принятое решение.

Если решение принято без обсуждения, то раздел выступили в протоколе опускается.

Затем протоколы и подлинники документов по вопросам, рас­смотренным на заседании, направляются для подшивки в дела.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного поль­зования, проставляется пометка «Аля служебного пользования» и указывается номер экземпляра

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года Протоколы совместных заседаний имеют со­ставные номера, включающие порядковые номера протоколов ор­ганизаций, принимавших участие в заседании.

Если по какой-либо причине один из вопросов повестки дня на данном собрании не рассматривался, то в протоколе это обяза­тельно должно быть зафиксировано.

Выписка из протокола Формуляр «Выписки из протокола» имеет ряд особенностей. В реквизите «вид документа» указывается «Выписка из прото­кола». В трафаретной форме «Выписки» указываются «председа­тель», «секретарь», «присутствующие», «приглашенные» и полно­стью реквизит «повестка дня». Текст из протокола состоит из раз­делов СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ. В реквизите «подпись» указывается, кто протокол подписал, дается расшифровка подпи­си председателя и секретаря, но личную подпись они не ставят. «Выписка» заканчивается «заверительной надписью».